O Expedidor é responsável pela gestão das ordens de compra de fornecedores, desde a emissão até à faturação, garantindo a entrega atempada e a resolução de problemas, ao mesmo tempo que presta um serviço ao cliente de elevada qualidade. Esta função apoia os Compradores no desenvolvimento de fontes de abastecimento competitivas e fiáveis para uma vasta gama de produtos, no âmbito de contratos federais.
Detalhes do trabalho:
Condições de trabalho:Presencial (EXXA)
Horário de trabalho:Segunda a sexta-feira | 8h00 – 17h00 (hora de Manila)
Feriados:Feriados nacionais
Responsabilidades
- Acelerar as encomendas aos fornecedores para garantir o cumprimento das datas de entrega exigidas pelos clientes e para apoiar a meta contratual de 98% de entregas pontuais.
- Comunicar com os fornecedores para acompanhar as datas estimadas de entrega (EDD), as datas estimadas de envio (ESD), os detalhes de rastreamento das remessas e o andamento geral das encomendas; atualizar os sistemas ERP com memorandos, notas e EDDs precisos.
- Acelerar o processamento de itens urgentes e manter o estado das ordens de compra atualizado.
- Notificar o departamento de receção e as partes interessadas relevantes sobre as ordens de compra que requeiram um tratamento especial ou urgente.
- Acelerar a resolução da escassez de peças e colaborar com os compradores para implementar medidas corretivas destinadas a resolver essa situação.
- Investigar e coordenar o cumprimento de condições especiais, incluindo pedidos de substituição de materiais.
- Assegure-se de que a documentação de aceitação é recebida atempadamente, incluindo os relatórios de receção e o comprovativo de entrega (POD).
- Criar processamentos de encomendas e recibos no NetSuite.
- Investigar e resolver discrepâncias relacionadas com a faturação, reclamações por danos e envios duplicados; sinalizar as discrepâncias ao departamento de Contas a Pagar, conforme necessário.
- Criar faturas no NetSuite.
- Solicitar conhecimentos de embarque (BOL) para remessas sob bandeira dos EUA e verificar a conformidade do navio.
- Preparar a documentação de envio (fatura comercial, lista de embalagem, etc.) para entregas por transporte aéreo e marítimo.
- Coordenar os envios consolidados com as operações do armazém.
- Manter a documentação do POD e prestar assistência nas auditorias do DLA Fast Pay.
- Processar os pedidos de alteração da Data de Entrega Obrigatória (RDD) n.º 865 junto da DLA e atualizar o NetSuite em conformidade.
- Prestar assistência na resolução de discrepâncias na conta de clientes e processar baixas contábeis, conforme indicado.
- Realizar negociações de custos após a adjudicação, quando necessário.
- Desempenhar outras funções conexas que lhe sejam atribuídas.
Requisitos
- Diploma do ensino secundário ou equivalente, com experiência profissional relevante.
- É preferível ter experiência em atendimento ao cliente, com fortes competências de organização e gestão do tempo.
- É preferível ter experiência em logística no setor público.
- É preferível ter experiência militar.
- É preferível ter experiência em logística de importação/exportação de materiais.
- Domínio do pacote Microsoft Office e do Google Docs.
- Experiência com o NetSuite é uma vantagem.