Resumo da posição
Procuramos um Assistente Executivo altamente organizado, proativo e atento aos detalhes para apoiar os principais responsáveis num ambiente empresarial global. Esta função centrar-se-á principalmente na gestão complexa de agendas, na coordenação de viagens internacionais, no processamento de despesas e no apoio administrativo quotidiano.
O candidato ideal é uma pessoa com boa apresentação, engenhosa e capaz de trabalhar de forma autónoma, prestando apoio a vários profissionais seniores em diferentes fusos horários. Esta função é mais adequada para alguém com experiência anterior no apoio a executivos no estrangeiro e na gestão de agendas dinâmicas, planos de viagem e prioridades executivas.
Detalhes do trabalho
- Modalidade de trabalho:Trabalho a partir de casa
- Horário:Segunda a sexta-feira, das 17h00 às 02h00 (hora de Manila)
- Calendário de feriados:Feriados no Reino Unido
Responsabilidades
Apoio executivo e gestão de agenda
- Gerir agendas complexas para os principais intervenientes em vários fusos horários
- Agendar reuniões internas e externas, garantindo ao mesmo tempo uma utilização eficiente do tempo dos executivos
- Antecipar e resolver conflitos de calendário, sobreposições de horários e alterações de última hora
- Coordenar a logística das reuniões e garantir que os executivos estejam devidamente informados e preparados
- Manter uma visão geral dos horários e prioridades das várias partes interessadas
Coordenação de viagens
- Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo voos, hotéis e transporte terrestre
- Coordenar com os fornecedores de serviços de viagens ou parceiros de viagens designados para garantir que as reservas sejam precisas e estejam de acordo com as preferências dos executivos
- Elabore itinerários de viagem claros e completos
- Prestar apoio contínuo em caso de alterações, perturbações ou pedidos urgentes relacionados com viagens
- Apoiar os executivos na coordenação de viagens entre diferentes regiões e fusos horários
Gestão de despesas
- Processar, acompanhar e conciliar as despesas dos executivos, em conformidade com as políticas da empresa
- Manter registos completos e precisos dos recibos, envios e aprovações
- Utilizar de forma eficiente os sistemas e ferramentas internos de gestão de despesas
- Certifique-se de que as despesas são apresentadas atempadamente e devidamente documentadas
Coordenação Administrativa
- Gerir a comunicação através do Outlook, do e-mail e de outros sistemas internos
- Assegurar o acompanhamento administrativo das medidas a tomar, dos documentos e dos pedidos da direção
- Manter um elevado nível de confidencialidade e profissionalismo no tratamento de informações sensíveis
- Dar resposta às necessidades de coordenação pontuais, conforme exigido pela empresa
Qualificações
- Mínimo de 3 a 5 anos de experiência como assistente executivo, assistente pessoal, assistente virtual ou em funções semelhantes de apoio executivo
- Experiência comprovada no apoio a quadros de direção, clientes no estrangeiro ou ambos
- Comprovada capacidade de apoiar vários executivos em simultâneo
- Vasta experiência na gestão de agendas complexas envolvendo várias partes interessadas e fusos horários
- Sólida experiência na coordenação de viagens, incluindo voos, reservas de hotel e transporte terrestre
- Experiência no processamento e gestão de despesas através de uma plataforma de gestão de despesas, de preferência SAP Concur
- Possui conhecimentos avançados do Microsoft Outlook e das aplicações do Microsoft Office
- Excelentes competências de comunicação escrita e oral em inglês
- Altamente organizado e com grande atenção aos detalhes
- Capaz de trabalhar de forma autónoma e eficaz num ambiente remoto
- Demonstra um elevado nível de profissionalismo, discrição e confidencialidade