Resumen del puesto
Buscamos un asistente ejecutivo altamente organizado, proactivo y meticuloso para prestar apoyo a altos cargos en un entorno empresarial internacional. Esta función se centrará principalmente en la gestión de agendas complejas, la coordinación de viajes internacionales, la tramitación de gastos y el apoyo administrativo diario.
El candidato ideal debe ser una persona con don de gentes, ingeniosa y capaz de trabajar de forma autónoma, prestando apoyo a varios profesionales de alto nivel en diferentes zonas horarias. Este puesto es ideal para alguien con experiencia previa en el apoyo a ejecutivos en el extranjero y en la gestión de agendas muy apretadas, planes de viaje y prioridades ejecutivas.
Detalles del trabajo
- Modalidad de trabajo:Teletrabajo
- Horario:de lunes a viernes, de 17:00 a 02:00 (hora de Manila)
- Calendario festivo:Días festivos en el Reino Unido
Responsabilidades
Asistencia ejecutiva y gestión de agendas
- Gestionar calendarios complejos para altos cargos en diferentes zonas horarias
- Organizar reuniones internas y externas garantizando un uso eficiente del tiempo de los directivos
- Anticipar y resolver conflictos de agenda, solapamientos en la programación y cambios de última hora
- Coordinar la organización de las reuniones y garantizar que los directivos estén plenamente informados y preparados
- Mantener una visión general de los calendarios y las prioridades de las distintas partes interesadas
Coordinación de viajes
- Gestionar los preparativos de viajes nacionales e internacionales, incluidos vuelos, hoteles y transporte terrestre
- Colaborar con los proveedores de viajes o los socios de viajes designados para garantizar que las reservas sean correctas y se ajusten a las preferencias de los ejecutivos
- Elabora itinerarios de viaje claros y completos
- Ofrecer asistencia continua ante cambios, incidencias o solicitudes urgentes relacionados con los viajes
- Ayudar a los directivos en la coordinación de sus viajes por diferentes regiones y zonas horarias
Gestión de gastos
- Gestionar, controlar y conciliar los gastos de los directivos de acuerdo con las políticas de la empresa
- Llevar un registro completo y preciso de los recibos, las solicitudes y las aprobaciones
- Utilizar de manera eficiente los sistemas y herramientas internos de gestión de gastos
- Asegúrate de que los gastos se presenten a tiempo y estén debidamente documentados
Coordinación administrativa
- Gestionar la comunicación a través de Outlook, el correo electrónico y otros sistemas internos
- Hacerse cargo de las tareas administrativas relacionadas con las medidas a tomar, los documentos y las solicitudes de la dirección
- Mantener un alto nivel de confidencialidad y profesionalidad en el manejo de información sensible
- Responder a las necesidades de coordinación puntuales que surjan en el marco de la actividad empresarial
Cualificaciones
- Entre 3 y 5 años de experiencia como asistente ejecutivo, asistente personal, asistente virtual o en un puesto similar de apoyo ejecutivo
- Experiencia demostrada en el apoyo a altos directivos, clientes en el extranjero o ambos
- Capacidad demostrada para prestar apoyo a varios directivos al mismo tiempo
- Amplia experiencia en la gestión de agendas complejas que involucran a múltiples partes interesadas y zonas horarias
- Amplia experiencia en la coordinación de viajes, incluyendo vuelos, reservas de hotel y transporte terrestre
- Experiencia en la tramitación y gestión de gastos a través de una plataforma de gestión de gastos, preferiblemente SAP Concur
- Dominio de Microsoft Outlook y las aplicaciones de Microsoft Office
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral en inglés
- Muy organizado y con gran atención al detalle
- Capaz de trabajar de forma autónoma y eficaz en un entorno de teletrabajo
- Demuestra un alto nivel de profesionalidad, discreción y confidencialidad