Positiesamenvatting
Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en nauwkeurige Executive Assistant ter ondersteuning van senior stakeholders in een internationale bedrijfsomgeving. Deze functie richt zich voornamelijk op het beheer van complexe agenda’s, de coördinatie van internationale reizen, de afhandeling van onkosten en dagelijkse administratieve ondersteuning.
De ideale kandidaat is representatief, vindingrijk en in staat om zelfstandig te werken en tegelijkertijd meerdere senior professionals in verschillende tijdzones te ondersteunen. Deze functie is het meest geschikt voor iemand met eerdere ervaring in het ondersteunen van leidinggevenden in het buitenland en het beheren van dynamische agenda’s, reisplannen en prioriteiten van leidinggevenden.
Functiegegevens
- Werkregeling:thuiswerken
- Openingstijden:maandag t/m vrijdag, 17.00 tot 02.00 uur (Manilla)
- Feestdagenkalender:Feestdagen in het Verenigd Koninkrijk
Verantwoordelijkheden
Ondersteuning van het management en agendabeheer
- Beheer complexe agenda’s voor leidinggevenden in verschillende tijdzones
- Plan interne en externe vergaderingen en zorg ervoor dat de tijd van leidinggevenden efficiënt wordt benut
- Anticipeer op en los agendaconflicten, overlappingen in de planning en last-minute wijzigingen op
- De logistiek van de vergadering coördineren en ervoor zorgen dat de leidinggevenden volledig op de hoogte zijn en goed voorbereid zijn
- Zorg voor een goed overzicht van de agenda’s en prioriteiten van verschillende belanghebbenden
Reisorganisatie
- Zorg voor het regelen van binnenlandse en internationale reizen, waaronder vluchten, hotels en vervoer ter plaatse
- Overleg met reisorganisaties of aangewezen reispartners om ervoor te zorgen dat boekingen correct zijn en aansluiten bij de voorkeuren van leidinggevenden
- Stel duidelijke en volledige reisplannen op
- Zorg voor voortdurende ondersteuning bij reisgerelateerde wijzigingen, verstoringen of spoedeisende verzoeken
- Leidinggevenden ondersteunen bij het coördineren van reizen tussen verschillende regio’s en tijdzones
Onkostenbeheer
- De onkosten van leidinggevenden verwerken, bijhouden en afstemmen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid
- Zorg voor een volledige en nauwkeurige administratie van ontvangstbewijzen, ingediende stukken en goedkeuringen
- Maak efficiënt gebruik van interne onkostensystemen en -tools
- Zorg ervoor dat onkostendeclaraties op tijd worden ingediend en goed worden gedocumenteerd
Administratieve coördinatie
- De communicatie beheren via Outlook, e-mail en andere interne systemen
- Zorgen voor de administratieve afhandeling van actiepunten, documenten en verzoeken van het management
- Zorg ervoor dat je bij het omgaan met gevoelige informatie een hoge mate van vertrouwelijkheid en professionaliteit in acht neemt
- Zorg voor ad-hoccoördinatie wanneer het bedrijf daar behoefte aan heeft
Kwalificaties
- Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als directieassistent, persoonlijk assistent, virtueel assistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie op directieniveau
- Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van senior leidinggevenden, buitenlandse klanten of beide
- Aantoonbaar vermogen om meerdere leidinggevenden tegelijkertijd te ondersteunen
- Ruime ervaring met het beheren van complexe agenda’s waarbij meerdere belanghebbenden en verschillende tijdzones betrokken zijn
- Ruime ervaring met het coördineren van reisarrangementen, waaronder vluchten, hotelboekingen en vervoer ter plaatse
- Ervaring met het verwerken en beheren van onkosten via een platform voor onkostenbeheer, bij voorkeur SAP Concur
- Bekwaam in het gebruik van Microsoft Outlook en Microsoft Office-toepassingen
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels
- Zeer georganiseerd en met veel oog voor detail
- In staat om zelfstandig en effectief te werken in een omgeving op afstand
- Geeft blijk van een hoge mate van professionaliteit, discretie en vertrouwelijkheid