포지션 요약
글로벌 비즈니스 환경에서 고위 임원진을 지원할, 체계적이고 주도적이며 세심한 업무 처리가 가능한 임원 비서를 모집합니다. 이 직무는 복잡한 일정 관리, 해외 출장 조정, 경비 처리 및 일상적인 행정 지원 업무에 중점을 둡니다.
이상적인 후보자는 세련된 매너를 갖추고, 기지가 풍부하며, 서로 다른 시간대에 있는 여러 고위 임원들을 지원하면서도 독자적으로 업무를 수행할 수 있는 능력을 갖춘 분입니다. 이 직무는 해외 임원들을 지원한 경험이 있고, 급변하는 일정, 출장 계획 및 임원들의 우선순위를 관리해 본 경험이 있는 분에게 가장 적합합니다.
작업 세부 정보
- 근무 형태:재택근무
- 근무 시간:월요일~금요일, 오후 5시~오전 2시 (마닐라 시간)
- 공휴일 일정:영국 공휴일
책임
경영진 지원 및 일정 관리
- 여러 시간대에 걸쳐 있는 주요 관계자들의 복잡한 일정을 관리합니다
- 임원진의 시간을 효율적으로 활용하면서 대내외 회의를 일정으로 잡는다
- 일정 충돌, 중복 예약, 그리고 막판 변경 사항을 미리 예측하고 해결합니다
- 회의 관련 실무 사항을 조율하고, 임원진이 모든 내용을 충분히 숙지하고 준비할 수 있도록 한다
- 여러 이해관계자의 일정과 우선순위를 종합적으로 파악할 수 있도록 관리한다
여행 일정 조정
- 항공편, 호텔, 지상 교통편을 포함한 국내외 여행 일정을 처리합니다
- 여행 업체 또는 지정된 여행 파트너와 협력하여 예약 내용이 정확하고 임원진의 선호 사항에 부합하도록 합니다
- 명확하고 상세한 여행 일정을 작성하십시오
- 여행 관련 변경 사항, 차질 또는 긴급 요청에 대해 지속적인 지원을 제공합니다
- 여러 지역과 시간대에 걸친 출장 일정을 조율하여 경영진을 지원합니다
경비 관리
- 회사 정책에 따라 임원 경비를 처리, 추적 및 정산합니다
- 수령, 제출 및 승인 내역에 대한 완전하고 정확한 기록을 유지한다
- 내부 경비 관리 시스템과 도구를 효율적으로 활용하십시오
- 경비 보고서를 기한 내에 제출하고 관련 증빙 서류를 제대로 첨부하도록 하십시오
행정 조정
- Outlook, 이메일 및 기타 내부 시스템을 통해 커뮤니케이션을 관리합니다
- 실행 과제, 문서 및 경영진의 요청 사항에 대해 행정적 후속 조치를 수행한다
- 민감한 정보를 취급할 때 높은 수준의 기밀 유지와 전문성을 유지해야 합니다
- 비즈니스 요구에 따라 수시 조정 업무를 지원한다
자격
- 임원 비서, 개인 비서, 원격 비서 또는 이와 유사한 임원 지원 직무에서 최소 3년에서 5년의 경력
- 고위 경영진, 해외 고객, 또는 이 둘 모두를 지원한 경험이 입증된
- 여러 임원진을 동시에 지원할 수 있는 입증된 역량
- 여러 이해관계자와 시간대에 걸친 복잡한 일정 관리를 담당한 풍부한 경험
- 항공편, 호텔 예약 및 지상 교통편 예약을 포함한 여행 일정 조율에 대한 풍부한 경험
- 경비 관리 플랫폼(가급적 SAP Concur)을 통한 경비 처리 및 관리 경험
- Microsoft Outlook 및 Microsoft Office 응용 프로그램에 능숙합니다
- 뛰어난 영어 구두 및 서면 의사소통 능력
- 체계적이며 세심한 주의력을 갖추고 있습니다
- 원격 근무 환경에서 독립적이고 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 능력
- 높은 수준의 전문성, 신중함, 그리고 기밀 유지 능력을 보여준다