Zusammenfassung der Position
Wir suchen eine gut organisierte, proaktive und detailorientierte Assistentin der Geschäftsleitung zur Unterstützung von Führungskräften in einem globalen Geschäftsumfeld. Der Schwerpunkt dieser Tätigkeit liegt auf der komplexen Terminverwaltung, der Koordination internationaler Reisen, der Spesenabrechnung sowie der täglichen administrativen Unterstützung.
Der ideale Kandidat ist gewandt, einfallsreich und in der Lage, selbstständig zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Führungskräfte in verschiedenen Zeitzonen zu unterstützen. Diese Position eignet sich am besten für jemanden, der bereits Erfahrung in der Betreuung von Führungskräften im Ausland sowie in der Verwaltung von schnelllebigen Terminplänen, Reisevorbereitungen und Prioritäten der Führungskräfte hat.
Job-Details
- Arbeitsbedingungen:Homeoffice
- Öffnungszeiten:Montag bis Freitag, 17:00 Uhr bis 02:00 Uhr (Manila-Zeit)
- Feiertagsplan:Feiertage im Vereinigten Königreich
Zuständigkeiten
Unterstützung der Geschäftsleitung und Terminverwaltung
- Verwaltung komplexer Kalender für hochrangige Entscheidungsträger in verschiedenen Zeitzonen
- Interne und externe Besprechungen planen und dabei für eine effiziente Nutzung der Zeit der Führungskräfte sorgen
- Kalenderkonflikte, Terminüberschneidungen und kurzfristige Änderungen vorhersehen und lösen
- die Organisation der Besprechung koordinieren und sicherstellen, dass die Führungskräfte umfassend informiert und vorbereitet sind
- Den Überblick über die Zeitpläne und Prioritäten verschiedener Beteiligter behalten
Reiseplanung
- Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Flügen, Hotels und Bodentransporten
- Abstimmung mit Reiseanbietern oder beauftragten Reisepartnern, um sicherzustellen, dass die Buchungen korrekt sind und den Präferenzen der Führungskräfte entsprechen
- Erstellen Sie klare und vollständige Reisepläne
- Bieten Sie fortlaufende Unterstützung bei Änderungen, Beeinträchtigungen oder dringenden Anfragen im Zusammenhang mit Reisen
- Unterstützung von Führungskräften bei der Reiseplanung über verschiedene Regionen und Zeitzonen hinweg
Spesenmanagement
- Bearbeitung, Nachverfolgung und Abstimmung von Spesen der Führungskräfte gemäß den Unternehmensrichtlinien
- Führen Sie vollständige und genaue Aufzeichnungen über Eingänge, Einreichungen und Genehmigungen
- Interne Spesenabrechnungssysteme und -tools effizient nutzen
- Stellen Sie sicher, dass Spesenabrechnungen fristgerecht eingereicht und ordnungsgemäß belegt werden
Verwaltungskoordination
- Kommunikation über Outlook, E-Mail und andere interne Systeme verwalten
- Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung von Aktionspunkten, Dokumenten und Anfragen der Geschäftsleitung
- Bei der Bearbeitung vertraulicher Informationen stets ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Professionalität wahren
- Unterstützung bei der Ad-hoc-Koordination entsprechend den geschäftlichen Anforderungen
Qualifikationen
- Mindestens 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung als Assistent/in der Geschäftsleitung, persönlicher Assistent/in, virtueller Assistent/in oder in einer ähnlichen Position im Bereich der Führungskräfteunterstützung
- Nachweisliche Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Kunden im Ausland oder beidem
- Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Führungskräfte gleichzeitig zu unterstützen
- Umfassende Erfahrung in der Verwaltung komplexer Terminkalender unter Einbeziehung zahlreicher Beteiligter und über verschiedene Zeitzonen hinweg
- Umfassende Erfahrung in der Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Hotelbuchungen und Bodentransporten
- Erfahrung in der Bearbeitung und Verwaltung von Spesen über eine Spesenmanagement-Plattform, vorzugsweise SAP Concur
- Beherrscht Microsoft Outlook und die Microsoft Office-Anwendungen
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Sehr gut organisiert und mit viel Liebe zum Detail
- Fähigkeit, in einer Remote-Umgebung selbstständig und effektiv zu arbeiten
- Zeigt ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und Vertraulichkeit