Résumé du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction très organisé(e), proactif(ve) et soucieux(se) du détail pour assister des cadres supérieurs dans un environnement professionnel international. Ce poste impliquera principalement la gestion d'agendas complexes, la coordination de voyages internationaux, le traitement des notes de frais et le soutien administratif au quotidien.
Le candidat idéal est une personne raffinée, débrouillarde et capable de travailler de manière autonome tout en assistant plusieurs cadres supérieurs répartis sur différents fuseaux horaires. Ce poste convient particulièrement à une personne ayant déjà une expérience dans l'assistance de cadres à l'étranger et dans la gestion d'agendas très chargés, de plans de déplacement et des priorités des cadres.
Détails de l'emploi
- Modalités de travail :Télétravail
- Horaires :du lundi au vendredi, de 17 h à 2 h (heure de Manille)
- Calendrier des jours fériés :jours fériés au Royaume-Uni
Responsabilités
Assistance aux cadres et gestion de l'agenda
- Gérer les agendas complexes des principaux décideurs répartis sur plusieurs fuseaux horaires
- Organiser des réunions internes et externes tout en veillant à une utilisation efficace du temps des dirigeants
- Anticiper et résoudre les conflits d'agenda, les chevauchements d'horaires et les changements de dernière minute
- Coordonner l'organisation des réunions et veiller à ce que les dirigeants soient parfaitement informés et préparés
- Assurer une bonne visibilité sur les calendriers et les priorités des différentes parties prenantes
Coordination des voyages
- Gérer les préparatifs de voyages nationaux et internationaux, notamment les vols, les hôtels et les transports terrestres
- Assurer la coordination avec les prestataires de services de voyage ou les partenaires de voyage désignés afin de garantir que les réservations sont exactes et conformes aux préférences des cadres dirigeants
- Préparez des itinéraires de voyage clairs et complets
- Assurer un accompagnement continu en cas de changements, de perturbations ou de demandes urgentes liés aux déplacements
- Aider les cadres à organiser leurs déplacements dans différentes régions et à travers différents fuseaux horaires
Gestion des dépenses
- Traiter, suivre et rapprocher les frais des cadres conformément aux politiques de l'entreprise
- Tenir des registres complets et précis des reçus, des soumissions et des validations
- Utiliser efficacement les systèmes et outils de gestion des dépenses internes
- Veillez à ce que les notes de frais soient soumises dans les délais et accompagnées des pièces justificatives requises
Coordination administrative
- Gérer la communication via Outlook, les e-mails et d'autres systèmes internes
- Assurer le suivi administratif des mesures à prendre, des documents et des demandes de la direction
- Faire preuve d'un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme dans le traitement des informations sensibles
- Répondre aux besoins ponctuels de coordination en fonction des exigences de l'entreprise
Qualifications
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le), assistant(e) virtuel(le) ou à un poste similaire dans le domaine de l'assistance de direction
- Expérience avérée dans l'accompagnement de cadres supérieurs, de clients à l'étranger, ou des deux
- Capacité avérée à assister plusieurs cadres supérieurs simultanément
- Solide expérience dans la gestion d'agendas complexes impliquant de multiples parties prenantes et couvrant plusieurs fuseaux horaires
- Une solide expérience dans la coordination des préparatifs de voyage, notamment les réservations de vols, d'hôtels et de transports terrestres
- Expérience dans le traitement et la gestion des dépenses via une plateforme de gestion des dépenses, de préférence SAP Concur
- Maîtrise des applications Microsoft Outlook et Microsoft Office
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais
- Très organisé(e) et soucieux(se) du détail
- Capable de travailler de manière autonome et efficace à distance
- Fait preuve d'un grand professionnalisme, de discrétion et de confidentialité