Le gestionnaire des commandes est chargé de gérer les commandes passées auprès des fournisseurs, de leur émission jusqu'à la facturation, en veillant à ce que les livraisons soient effectuées dans les délais et en résolvant les problèmes éventuels, tout en offrant un service client de qualité. Ce poste aide les acheteurs à développer des sources d'approvisionnement compétitives et fiables pour une large gamme de produits dans le cadre de contrats fédéraux.
Détails de l'emploi :
Conditions de travail :sur site (EXXA)
Horaires de travail :du lundi au vendredi | de 8 h à 17 h (heure de Manille)
Jours fériés :jours fériés nationaux
Responsabilités
- Accélérer le traitement des bons de commande auprès des fournisseurs afin de garantir le respect des délais de livraison exigés par les clients et de contribuer à l'objectif contractuel de 98 % de livraisons dans les délais.
- Communiquer avec les fournisseurs pour suivre les dates de livraison estimées (EDD), les dates d'expédition estimées (ESD), les informations de suivi des expéditions et l'état d'avancement global des commandes ; mettre à jour les systèmes ERP à l'aide de mémos, de notes et de dates de livraison estimées précis.
- Traiter en priorité les commandes urgentes et tenir à jour le statut des bons de commande.
- Informer le service de réception et les parties prenantes concernées des bons de commande nécessitant un traitement particulier ou urgent.
- Traiter rapidement les pénuries de pièces et collaborer avec les acheteurs pour mettre en place des mesures correctives visant à y remédier.
- Examiner et coordonner la mise en œuvre des conditions particulières, y compris les demandes de substitution de matériaux.
- Veiller à ce que les documents de réception, notamment les rapports de réception et les accusés de réception (POD), soient reçus dans les délais.
- Créer des opérations de traitement des commandes et des bons de réception dans NetSuite.
- Examiner et régulariser les anomalies liées à la facturation, aux réclamations pour marchandises endommagées et aux envois en double ; signaler ces anomalies au service des comptes fournisseurs si nécessaire.
- Créer des factures dans NetSuite.
- Demander les connaissements (BOL) pour les expéditions sous pavillon américain et vérifier la conformité des navires.
- Préparer les documents d'expédition (facture commerciale, bordereau d'expédition, etc.) pour les livraisons par fret aérien et maritime.
- Coordonner les expéditions groupées avec les opérations d'entrepôt.
- Tenir à jour la documentation relative au POD et apporter son aide lors des audits DLA Fast Pay.
- Traiter les demandes de modification de la date de livraison requise (RDD) n° 865 avec la DLA et mettre à jour NetSuite en conséquence.
- Aider à résoudre les écarts dans les comptes clients et procéder aux radiations conformément aux instructions.
- Mener des négociations sur les coûts après l'attribution du marché, si nécessaire.
- Effectuer d'autres tâches connexes qui lui sont confiées.
Exigences
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent, avec une expérience professionnelle pertinente.
- Une expérience dans le service à la clientèle est un atout, ainsi que de solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- Une expérience dans le domaine de la logistique publique est un atout.
- Une expérience dans le domaine militaire est un atout.
- Une expérience en logistique d'import-export de marchandises est un atout.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Google Docs.
- Une expérience avec NetSuite serait un atout.