De Expeditor is verantwoordelijk voor het beheer van inkooporders bij leveranciers, van het plaatsen ervan tot en met de facturering, en zorgt ervoor dat leveringen op tijd plaatsvinden en eventuele problemen worden opgelost, waarbij hij of zij een hoog niveau van klantenservice biedt. Deze functie ondersteunt inkopers bij het ontwikkelen van concurrerende en betrouwbare leveranciers voor een breed scala aan producten ter ondersteuning van federale contracten.
Functie details:
Werkplek:op locatie (EXXA)
Werktijden:maandag t/m vrijdag | 8.00 – 17.00 uur (tijdzone van Manilla)
Feestdagen:officiële feestdagen
Verantwoordelijkheden
- Versnel de verwerking van inkooporders bij leveranciers om ervoor te zorgen dat de door de klant gewenste leverdata worden gehaald en om de contractuele doelstelling van 98% tijdige levering te ondersteunen.
- Communiceer met leveranciers om de verwachte leverdata (EDD), verwachte verzenddata (ESD), trackinggegevens van zendingen en de algehele voortgang van bestellingen bij te houden; werk ERP-systemen bij met nauwkeurige memo’s, notities en EDD’s.
- Zorg ervoor dat dringende zaken versneld worden afgehandeld en houd de status van inkooporders up-to-date.
- Breng de afdeling Ontvangst en de betrokken partijen op de hoogte van inkooporders die een speciale of spoedeisende afhandeling vereisen.
- Het tekort aan onderdelen versneld aanpakken en samenwerken met inkopers om corrigerende maatregelen te nemen om het tekort op te lossen.
- Onderzoeken en coördineren of aan speciale voorwaarden wordt voldaan, waaronder verzoeken om vervanging van materialen.
- Zorg ervoor dat de acceptatiedocumenten, waaronder ontvangstrapporten en het afleverbewijs (POD), tijdig worden ontvangen.
- Maak afhandelingen en ontvangstbewijzen aan in NetSuite.
- Onderzoek en verwerk afwijkingen met betrekking tot facturering, schadeclaims en dubbele zendingen; breng de afdeling Crediteuren hiervan indien nodig op de hoogte.
- Maak facturen aan in NetSuite.
- Vraag vrachtbrieven (BOL) aan voor zendingen onder Amerikaanse vlag en controleer of het schip aan de voorschriften voldoet.
- Stel de verzenddocumenten (handelsfactuur, paklijst, enz.) op voor lucht- en zeevrachtzendingen.
- Geconsolideerde zendingen afstemmen met de magazijnactiviteiten.
- De POD-documentatie bijhouden en assisteren bij DLA Fast Pay-audits.
- Verwerk 865 verzoeken tot wijziging van de vereiste leverdatum (RDD) bij DLA en pas NetSuite dienovereenkomstig aan.
- Help bij het oplossen van afwijkingen in de debiteurenadministratie en verwerk afschrijvingen volgens de instructies.
- Voer indien nodig onderhandelingen over de kosten na gunning.
- Andere gerelateerde taken uitvoeren zoals toegewezen.
Vereisten
- Een diploma middelbaar onderwijs of een gelijkwaardig diploma, in combinatie met relevante werkervaring.
- Ervaring in de klantenservice is een pré, evenals uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om je tijd goed in te delen.
- Ervaring op het gebied van overheidslogistiek is een pré.
- Militaire ervaring is een pré.
- Ervaring met import- en exportlogistiek is een pré.
- Goede kennis van Microsoft Office en Google Docs.
- Ervaring met NetSuite is een pré.