INDUSTRIAS
Externalización de eventos
La planificación y gestión de eventos es un sector multimillonario que genera más de un millón de puestos de trabajo al año sólo en Estados Unidos. A pesar de la perturbación sin precedentes causada por la pandemia, se prevé que el valor de mercado del sector de los eventos se dispare hasta 538.600 millones de dólares en 2030, lo que representa una CAGR del 13%. En la previsión global de American Express para el sector en 2025, los planificadores encuestados afirmaron que esperan que los eventos en persona vuelvan a los niveles anteriores a la pandemia en los próximos dos años. También existe una creciente demanda de eventos experienciales únicos a medida que los millennials -el 70% de los cuales prioriza las experiencias sobre las posesiones materiales- ejercen su influencia en el mercado.
Dejar en manos de un tercero la responsabilidad de organizar un evento, una reunión o una conferencia es una decisión importante para cualquier empresa. La decisión de subcontratar o no la organización de un evento depende del tamaño y la complejidad del mismo y de la capacidad del equipo interno de la empresa para gestionarlo y llevarlo a cabo con éxito hasta su conclusión.
Otra consideración clave es la cantidad de dinero que puede ahorrarse si los eventos se gestionan internamente frente a externalizarlos a un tercero. Cuando las empresas deciden gestionarlo todo, deben entender que parte de su personal clave estará ocupado durante mucho tiempo buscando lugares de celebración, gestionando asistentes e inscripciones, creando materiales para el evento y realizando otras tareas que requieren mucho tiempo. Además de la inversión de tiempo, la falta de experiencia en este ámbito puede acabar costando a la empresa más que si se hace cargo un experto.
Las propias empresas de organización de eventos también pueden tratar de externalizar ciertas tareas especializadas y laboriosas, como el apoyo administrativo y la estimación, para poder optimizar la eficacia de sus servicios y ofrecer a sus clientes los costes más bajos y el servicio más sólido posible.
Tareas de eventos para externalizar
Los proveedores de servicios de eventos crean, planifican y gestionan actos corporativos, conferencias, eventos de networking, roadshows, programas de entretenimiento, exposiciones y seminarios. Entre sus clientes se incluyen desde empresas de nueva creación y pequeñas empresas familiares hasta grandes compañías de una amplia gama de sectores. La clave es que las empresas se asocien con un proveedor de servicios que tenga una amplia experiencia en la planificación de eventos específicos de empresas y sectores.
Los organizadores de eventos pueden ocuparse de puntos concretos de la agenda de un cliente o encargarse de todo de principio a fin. Entre las tareas que pueden subcontratarse figuran:
- Elaboración de presupuestos (generar un presupuesto con opciones realistas)
- Pensamiento creativo (ideas creativas factibles)
- Elaboración de planes de gestión de riesgos y copias de seguridad
- Preselección y selección del lugar de celebración
- Coordinación de proveedores (incluye catering, transporte, audiovisuales y entretenimiento, inscripción en línea, tareas de webmaster, patrocinio, etc.)
- Gestión y creación de la comunicación de eventos, tanto digitales como físicos
- Gestión de RSVP
- Pagos y gestión de tesorería
- Gestión in situ
- Gestión posterior al evento (facturación, cartas de agradecimiento)
Ventajas de la externalización de la gestión de eventos
Pocas empresas cuentan con personal que sea también experto en planificación y gestión de eventos. Al contratar a un tercero para que organice su evento, obtienen acceso instantáneo al conocimiento de los mejores lugares, flujos de trabajo logísticos probados para hacer frente a situaciones difíciles, aportaciones creativas para programas sociales y de creación de redes, experiencia en abastecimiento (desde catering a sistemas de sonido o material impreso), capacidad para negociar las mejores ofertas (precios de descuento por volumen, por ejemplo) y comprensión de los requisitos para gestionar una delegación multicultural.
Considere las siguientes ventajas de externalizar la gestión y planificación de eventos:
Acceso a recursos ocultos. Los proveedores de servicios de organización de eventos disponen de amplias redes que pueden abrir puertas que nadie más tiene a su alcance. Esto incluye el acceso a lugares, clubes y destinos privados de primera categoría.
Ahorro de tiempo. Contratar a una empresa de eventos puede ahorrar a las empresas tiempo de investigación, negociación y planificación creativa. El personal clave de la empresa puede entonces centrarse en ofrecer contenidos de alta calidad y otras actividades básicas para los asistentes al evento.
Conseguir descuentos por volumen de compra. Las empresas que son nuevas en la organización de eventos tienen menos probabilidades de obtener descuentos por volumen de compra cuando se abastecen, en comparación con los proveedores de servicios que llevan años dedicándose a esto. La compra por volumen les permite adquirir suministros a precios significativamente rebajados, lo que a su vez ayuda a sus clientes a ahorrar dinero y cumplir con las partidas presupuestarias.
Mayor objetividad. En cuanto a qué ideas creativas funcionan mejor, un experto externo puede separar mejor el grano de la paja. Un planificador de eventos externo puede ofrecer sugerencias de gran valor sobre el tema, la decoración, los materiales y los suministros que se ajusten al presupuesto.
Subcontratación de la organización y gestión de eventos a Filipinas
Externalizar la gestión de eventos y las funciones de apoyo a la gestión de eventos a un proveedor deslocalizado con experiencia como Sourcefit puede ayudar a empresas de todos los tamaños a ahorrar costes y garantizar resultados de calidad.
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