INDÚSTRIAS
Externalização de tarefas de eventos
O planeamento e a gestão de eventos é uma indústria multibilionária que gera mais de um milhão de empregos por ano só nos EUA. Apesar da perturbação sem precedentes causada pela pandemia, prevê-se que o valor de mercado do sector dos eventos aumente para 538,6 mil milhões de dólares em 2030, o que representa um CAGR de 13%. Na previsão global para 2025 da American Express para o sector, os planeadores inquiridos afirmaram esperar que os eventos presenciais regressem aos níveis pré-pandémicos nos próximos dois anos. Existe também uma procura crescente de eventos experienciais únicos, à medida que os millennials - 70% dos quais dão prioridade à experiência em detrimento dos bens materiais - exercem a sua influência no mercado.
Deixar que um terceiro assuma a responsabilidade de organizar um evento, uma reunião ou uma conferência é uma decisão importante para qualquer empresa. A decisão de subcontratar ou não o planeamento de um evento depende da dimensão e da complexidade do evento e da capacidade da equipa interna da empresa para gerir e executar o evento com êxito até à sua conclusão.
Outra consideração importante é a quantidade de dinheiro que pode ser poupada se os eventos forem geridos internamente em vez de os subcontratar a terceiros. Quando as empresas decidem gerir tudo, devem ter em conta que alguns dos seus funcionários-chave ficarão muito tempo à procura de locais, a gerir os participantes e as inscrições, a criar materiais para os eventos e a realizar outras tarefas que exigem muito tempo. Para além do investimento de tempo, a falta de experiência nesta área pode acabar por custar mais à empresa do que se for um especialista a assumir a responsabilidade.
As próprias empresas de gestão de eventos podem também procurar subcontratar certas tarefas especializadas e de mão de obra intensiva, como o apoio administrativo e a estimativa, para que possam otimizar a eficiência dos seus serviços e fornecer aos seus clientes os custos mais baixos e o serviço mais sólido possível.
Tarefas de eventos a externalizar
Os prestadores de serviços de eventos criam, planeiam e gerem eventos empresariais, conferências, eventos de networking, road shows, programas de entretenimento, exposições e seminários. Os clientes incluem tudo, desde empresas em fase de arranque e empresas familiares a empresas de primeira linha numa vasta gama de sectores. A chave é que as empresas se associem a um prestador de serviços que tenha uma vasta experiência no planeamento de eventos específicos da indústria e da empresa.
Os planeadores de eventos podem cobrir itens específicos da agenda de um cliente ou encarregar-se de tudo do início ao fim. As tarefas que podem ser subcontratadas incluem:
- Orçamentação (elaborar um orçamento com opções realistas)
- Pensamento criativo (ideias exequíveis e inovadoras)
- Desenvolvimento de planos de salvaguarda e de gestão de riscos
- Pré-seleção e seleção do local
- Coordenação de fornecedores (inclui catering, transporte, audiovisuais e entretenimento, registo em linha, tarefas de webmaster, patrocínios, etc.)
- Gestão e criação de comunicação de eventos, tanto digitais como físicos
- Gestão de RSVP
- Pagamentos e gestão do fluxo de caixa
- Gestão no local
- Gestão pós-evento (faturação, cartas de agradecimento)
Vantagens da gestão de eventos externalizada
Poucas empresas têm pessoal que seja também especialista em planeamento e gestão de eventos. Ao contratar um terceiro para organizar o seu evento, as empresas obtêm acesso imediato ao conhecimento dos melhores locais, a fluxos de trabalho logísticos comprovados para lidar com situações difíceis, a contributos criativos para programas sociais e de criação de redes, a conhecimentos especializados em matéria de aprovisionamento (desde o catering aos sistemas de som e ao material impresso), à capacidade de negociar as melhores ofertas (descontos por volume, por exemplo) e à compreensão dos requisitos para gerir uma delegação multicultural.
Considere os seguintes benefícios da gestão e planeamento de eventos externalizados:
Aceder a recursos ocultos. Os fornecedores de serviços de gestão de eventos dispõem de redes alargadas que podem abrir portas que não estão disponíveis a mais ninguém. Isso inclui acesso a locais privados, clubes e destinos de primeira linha.
Poupar tempo. A contratação de uma empresa de eventos pode poupar tempo às empresas em termos de investigação, negociação e planeamento criativo. O pessoal-chave da empresa pode então concentrar-se em fornecer conteúdos de alta qualidade e outras actividades essenciais para os participantes no evento.
Obter descontos por volume de compras. As empresas que são novas no sector do planeamento de eventos têm menos probabilidades de obter descontos por volume de compras quando se abastecem, em comparação com os prestadores de serviços que o fazem há anos. A compra por volume permite-lhes comprar materiais a preços com descontos significativos, o que, por sua vez, ajuda os seus clientes a poupar dinheiro e a cumprir as rubricas orçamentais.
Maior objetividade. Relativamente às ideias criativas que funcionam melhor, um perito externo pode separar melhor o trigo do joio. Um planeador de eventos externo pode oferecer sugestões de alto valor para o tema, decoração, materiais e fornecimentos que cumpram o orçamento.
Externalizar o planeamento e a gestão de eventos para as Filipinas
A subcontratação da gestão de eventos e das funções de apoio à gestão de eventos a um fornecedor offshore experiente, como a Sourcefit , pode ajudar as empresas de todas as dimensões a poupar nos custos e a garantir resultados de qualidade.
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