VISÃO GERAL DA FUNÇÃO
Procuramos um Assistente Administrativo altamente organizado e atento aos detalhes para apoiar várias partes interessadas nas áreas de agendamento, operações de back-end, coordenação com clientes e funções administrativas. Trabalhando no âmbito do EOS (Entrepreneurial Operating System), esta função desempenha um papel fundamental na manutenção de operações diárias sem contratempos, garantindo comunicações atempadas com os clientes e apoiando processos empresariais essenciais. O candidato ideal é proativo, de confiança e sente-se à vontade para lidar com diversas responsabilidades administrativas num ambiente de ritmo acelerado.
DETALHES DO EMPREGO
Modalidade de trabalho: Trabalho a partir de casa
Horário: Segunda a sexta-feira | 00:30 às 09:30 (hora de Manila)
Feriados: Feriados dos EUA
RESPONSABILIDADES
Suporte para calendários
- Agende todas as reuniões de acompanhamento dos clientes de acordo com a periodicidade do período letivo
- Agendar reuniões adicionais com os clientes, conforme necessário, com base nas ações a realizar
- Mensalmente — agendar sessões sobre as melhores práticas tecnológicas
- Trimestralmente — agendar a reunião sobre a situação da empresa (incluindo as PME)
- Gerir e iniciar o agendamento do Calendly
Apoio administrativo
- Executar tarefas pontuais conforme atribuídas pelas partes interessadas
- Prestar apoio administrativo geral a todas as equipas
Apoio em matéria de documentação fiscal
- Solicitar documentos fiscais aos clientes
- Localizar documentos fiscais quando surgirem dúvidas
- Guarde os documentos fiscais na pasta fiscal adequada
- Atualizar a folha de cálculo fiscal
Gestão de e-mail e calendário
- Gerir as caixas de entrada de e-mail da equipa e responder ou reencaminhar mensagens conforme necessário
- Gerir as caixas de entrada de e-mail dos executivos
- Agendar reuniões
- Atualizar calendários
- Limpar e organizar e-mails
- Comunicar com os clientes
Apoio em Marketing e Design
- Ajudar em tarefas básicas de design gráfico
- Apoiar as atividades da plataforma de marketing digital, conforme necessário
Operações de back-end
- Iniciar todos os fluxos de trabalho relativos ao andamento das reuniões com os clientes
- Iniciar o processo de integração e saída de clientes
- Atualizar as pastas da Advyzon, da Asana e dos clientes no Box
- Lançar o processo de integração e saída de clientes (rastreamento de domínios)
- Atualizar folhas de cálculo e adicionar aos domínios
- Lançar projetos fiscais
- Atualização TIG
- Entrar em contacto com os clientes para solicitar ficheiros
- Entrar em contacto com os agentes para solicitar a apólice do cliente
- Atualizar TCC
- Atualizar os horários das reuniões
- Prepare os documentos iniciais necessários antes das reuniões com os clientes
- Crie uma alocação de ativos através do Advyzon e edite-a sempre que surgirem pontos pouco claros
Tarefas recorrentes
- Criar as pastas para o próximo ano e fazer uma limpeza
- Atualizar o património líquido no Advyzon
- Atualização do Quadro de Resultados 90
Qualificações
- Experiência comprovada como assistente administrativo ou virtual
- Excelentes competências organizacionais e de gestão do tempo
- Excelentes capacidades de comunicação escrita e verbal
- Grande atenção aos detalhes e capacidade de gerir várias prioridades
- Experiência na gestão de agendas e no tratamento de e-mails
- É preferível ter familiaridade com ferramentas como Advyzon, Asana, Box e Calendly
- Conhecimentos básicos de design gráfico e experiência com plataformas de marketing digital constituem uma vantagem
- Capacidade de trabalhar de forma autónoma num ambiente remoto
- Proativo, de confiança e capaz de lidar com pedidos pontuais de forma eficiente