FUNCTIEOMSCHRIJVING
Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en detailgerichte administratief medewerker ter ondersteuning van diverse belanghebbenden op het gebied van planning, back-end-activiteiten, klantcoördinatie en administratieve taken. Binnen het EOS-raamwerk (Entrepreneurial Operating System) speelt deze functie een cruciale rol bij het waarborgen van een soepele dagelijkse bedrijfsvoering, het zorgen voor tijdige communicatie met klanten en het ondersteunen van belangrijke bedrijfsprocessen. De ideale kandidaat is proactief, betrouwbaar en voelt zich op zijn gemak bij het uitvoeren van diverse administratieve taken in een dynamische omgeving.
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Werkvorm: Thuiswerken
Werktijden: Maandag tot en met vrijdag | 00:30 tot 09:30 uur (tijdzone van Manilla)
Vrije dagen: Amerikaanse feestdagen
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Ondersteuning voor agenda's
- Plan alle voortgangsbesprekingen met klanten in op basis van de frequentie per semester
- Plan indien nodig extra afspraken met klanten op basis van de actiepunten
- Maandelijks — organiseer sessies over technische best practices
- Elk kwartaal — vergadering over de bedrijfsstand van zaken plannen (inclusief SME)
- Calendly-afspraken beheren en inplannen
Administratieve ondersteuning
- Ad-hocopdrachten uitvoeren zoals opgedragen door belanghebbenden
- Algemene administratieve ondersteuning bieden aan alle teams
Ondersteuning bij belastingdocumenten
- Vraag belastingdocumenten op bij klanten
- Zoek belastingdocumenten op wanneer er twijfels ontstaan
- Sla belastingdocumenten op in de juiste belastingmap
- Werk het belastingoverzicht bij
E-mail- en agendabeheer
- Beheer de e-mailinboxen van het team en beantwoord of stuur berichten door waar nodig
- E-mailboxen van leidinggevenden beheren
- Vergaderingen plannen
- Kalenders bijwerken
- E-mails doorzoeken en ordenen
- Communiceer met klanten
Ondersteuning op het gebied van marketing en ontwerp
- Helpen bij eenvoudige grafische ontwerptaken
- Ondersteun waar nodig de activiteiten van het digitale marketingplatform
Back-end-activiteiten
- Start alle workflows voor de voortgang van klantgesprekken
- Start het onboarding- en offboardingproces voor klanten
- Werk de mappen van Advyzon, Asana en klanten bij in Box
- Start het onboarding- en offboardingproces voor klanten (domeinregistratie)
- Spreadsheets bijwerken en toevoegen aan domeinen
- Belastingprojecten opstarten
- Update TIG
- Contact opnemen met klanten om bestanden aan te vragen
- Neem contact op met de agenten om de polis van de klant op te vragen
- Update TCC
- Vergaderschema’s bijwerken
- Zorg ervoor dat je de benodigde documenten bij de hand hebt voordat je met klanten gaat vergaderen
- Stel een assetallocatie op via Advyzon en pas deze aan wanneer er onduidelijkheden ontstaan
Terugkerende taken
- Maak de mappen voor volgend jaar aan en ruim alles op
- Het vermogen bijwerken in Advyzon
- Update scorekaart 90
Kwalificaties
- Aantoonbare ervaring als administratief medewerker of virtueel assistent
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en vaardigheden op het gebied van tijdmanagement
- Uitstekende schriftelijke en verbale communicatievaardigheden
- Veel oog voor detail en het vermogen om meerdere prioriteiten te combineren
- Ervaring met agendabeheer en e-mailverwerking
- Ervaring met tools zoals Advyzon, Asana, Box en Calendly is een pré
- Basiskennis van grafisch ontwerp en ervaring met digitale marketingplatforms zijn een pré
- Het vermogen om zelfstandig te werken in een omgeving op afstand
- Proactief, betrouwbaar en in staat om ad-hocverzoeken efficiënt af te handelen