職位概覽
我們正在尋找一位組織能力強且注重細節的行政助理，負責支援多方利害關係人，工作範疇涵蓋行程安排、後台營運、客戶協調及行政事務。此職位將在 EOS（創業營運系統）框架下運作，在維持日常營運順暢、確保及時與客戶溝通，以及支援關鍵業務流程方面扮演關鍵角色。理想的候選人應具備主動積極、值得信賴的特質，並能在快節奏的環境中從容應對多元的行政職責。
職位詳情
工作模式：居家辦公
工作時間：週一至週五 | 上午 12:30 至 9:30（馬尼拉時間）
休假日：美國國定假日
職責
日曆支援
- 根據學期進度安排所有客戶進度會議
- 根據待辦事項，視需要安排額外的客戶會議
- 每月 — 安排「技術最佳實踐」研討會
- 每季 — 安排「公司現況」會議（包含 SME）
- 管理並啟動 Calendly 排程功能
行政支援
- 執行利害關係人指派的臨時任務
- 為各團隊提供一般行政支援
稅務文件支援
- 向客戶索取稅務文件
- 當出現疑慮時，請找出稅務文件
- 請將稅務文件存放在相應的稅務資料夾中
- 更新稅務試算表
電子郵件與行事曆管理
- 管理團隊的電子郵件收件匣，並視需要回覆或轉寄郵件
- 管理高階主管的電子郵件收件匣
- 安排會議
- 更新行事曆
- 清理並整理電子郵件
- 與客戶溝通
行銷與設計支援
- 協助處理基本的平面設計工作
- 視需要支援數位行銷平台的相關活動
後端營運
- 啟動所有客戶會議進度工作流程
- 啟動客戶入職與離職流程
- 在 Box 中更新 Advyzon、Asana 及客戶資料夾
- 啟動客戶入職與離職流程（網域追蹤）
- 更新試算表並新增至網域
- 啟動稅務專案
- 更新 TIG
- 與客戶聯繫以索取檔案
- 與代理人聯繫以索取客戶保單
- 更新 TCC
- 更新會議日程
- 在與客戶會面前，請先準備好必要的初步文件
- 透過 Advyzon 生成資產配置方案，並在出現灰色地帶時進行調整
重複任務
- 建立明年的資料夾並進行清理
- 在 Advyzon 中更新淨資產
- 第九十期成績單
資格
- 具備經證實的行政助理或虛擬助理工作經驗
- 出色的組織能力與時間管理能力
- 優秀的書面和口頭溝通技巧
- 高度注重細節，並具備處理多重優先事項的能力
- 具備行事曆管理及電子郵件處理的經驗
- 熟悉 Advyzon、Asana、Box 和 Calendly 等工具者優先
- 具備基礎平面設計技能及接觸過數位行銷平台者，將為加分項
- 具備在遠端環境中獨立工作的能力
- 積極主動、值得信賴，且能有效率地處理臨時性請求