PRÉSENTATION DU POSTE
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour assister plusieurs parties prenantes dans la gestion des plannings, les opérations en arrière-plan, la coordination avec les clients et les tâches administratives. Dans le cadre du système EOS (Entrepreneurial Operating System), ce poste joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations quotidiennes, en garantissant une communication rapide avec les clients et en soutenant les processus métier clés. Le candidat idéal est proactif, fiable et à l'aise pour gérer diverses responsabilités administratives dans un environnement dynamique.
DÉTAILS DU POSTE
Mode de travail : Télétravail
Horaires : Du lundi au vendredi | De 00 h 30 à 9 h 30 (heure de Manille)
Jours fériés : Jours fériés américains
RESPONSABILITÉS
Prise en charge des calendriers
- Planifier toutes les réunions de suivi avec les clients en fonction de la fréquence prévue pour le trimestre
- Organisez des réunions supplémentaires avec les clients si nécessaire, en fonction des mesures à prendre
- Chaque mois — organiser des sessions sur les meilleures pratiques technologiques
- Tous les trimestres — organiser la réunion sur la situation de l'entreprise (en y incluant les PME)
- Gérer et lancer la planification Calendly
Soutien administratif
- Effectuer les tâches ponctuelles confiées par les parties prenantes
- Fournir un soutien administratif général à l'ensemble des équipes
Assistance en matière de documents fiscaux
- Demander des documents fiscaux aux clients
- Retrouver les documents fiscaux en cas de problème
- Enregistrez les documents fiscaux dans le dossier fiscal correspondant
- Mettre à jour la feuille de calcul fiscale
Gestion des e-mails et du calendrier
- Gérer les boîtes de réception de l'équipe et répondre aux messages ou les transférer selon les besoins
- Gérer les boîtes de réception des cadres dirigeants
- Organiser des réunions
- Mettre à jour les calendriers
- Nettoyer et classer ses e-mails
- Communiquer avec les clients
Assistance en marketing et conception
- Aider à la réalisation de tâches simples de conception graphique
- Apporter son soutien aux activités liées à la plateforme de marketing numérique selon les besoins
Opérations back-end
- Lancer tous les workflows de suivi des réunions avec les clients
- Lancer les processus d'intégration et de départ des clients
- Mettre à jour les dossiers Advyzon, Asana et les dossiers clients dans Box
- Mise en place du processus d'intégration et de départ des clients (suivi des domaines)
- Mettre à jour les feuilles de calcul et les ajouter aux domaines
- Lancer des projets fiscaux
- Mise à jour TIG
- Communiquer avec les clients pour leur demander des fichiers
- Prendre contact avec les agents pour demander la police d'assurance du client
- Mise à jour TCC
- Mettre à jour les horaires des réunions
- Préparez les documents nécessaires avant les réunions avec les clients
- Générer une répartition d'actifs via Advyzon et la modifier en cas de zones d'ombre
Tâches récurrentes
- Créer les dossiers pour l'année prochaine et faire le ménage
- Mettre à jour la valeur nette dans Advyzon
- Mise à jour du tableau de bord « Update Ninety »
Qualifications
- Expérience avérée en tant qu'assistant administratif ou assistant virtuel
- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
- Un grand souci du détail et la capacité à gérer plusieurs priorités
- Expérience dans la gestion d'agenda et le traitement des e-mails
- La maîtrise d'outils tels qu'Advyzon, Asana, Box et Calendly est un atout
- Des compétences de base en conception graphique et une expérience des plateformes de marketing numérique constituent un atout
- Capacité à travailler de manière autonome à distance
- Proactif, fiable et capable de traiter efficacement les demandes ponctuelles