STELLENÜBERSICHT
Wir suchen einen gut organisierten und detailorientierten Verwaltungsassistenten, der verschiedene Interessengruppen in den Bereichen Terminplanung, Backend-Abläufe, Kundenkoordination und administrative Aufgaben unterstützt. Im Rahmen des EOS-Konzepts (Entrepreneurial Operating System) spielt diese Position eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Tagesgeschäfts, der Sicherstellung einer zeitnahen Kundenkommunikation und der Unterstützung wichtiger Geschäftsprozesse. Der ideale Kandidat ist proaktiv, zuverlässig und fühlt sich wohl bei der Bewältigung vielfältiger administrativer Aufgaben in einem schnelllebigen Umfeld.
STELLENBESCHREIBUNG
Arbeitsort: Homeoffice
Arbeitszeiten: Montag bis Freitag | 00:30 Uhr bis 09:30 Uhr (Ortszeit Manila)
Feiertage: US-Feiertage
AUFGABEN
Unterstützung für Kalenderfunktionen
- Planen Sie alle Besprechungen zum Projektfortschritt entsprechend dem Zeitplan
- Vereinbaren Sie bei Bedarf weitere Kundentermine auf der Grundlage der zu erledigenden Aufgaben
- Monatlich – Veranstaltungen zu bewährten Verfahren im IT-Bereich planen
- Vierteljährlich – Planung der Unternehmenslagebesprechung (unter Einbeziehung der SME)
- Verwalten und Starten der Calendly-Terminplanung
Administrative Unterstützung
- Ad-hoc-Aufgaben nach Anweisung der Beteiligten ausführen
- Allgemeine administrative Unterstützung für alle Teams leisten
Unterstützung bei Steuerunterlagen
- Steuerunterlagen von Kunden anfordern
- Steuerunterlagen bei Unklarheiten ausfindig machen
- Speichern Sie Steuerunterlagen im entsprechenden Steuerordner
- Die Steuertabelle aktualisieren
E-Mail- und Kalenderverwaltung
- Die E-Mail-Posteingänge des Teams verwalten und Nachrichten nach Bedarf beantworten oder weiterleiten
- E-Mail-Postfächer von Führungskräften verwalten
- Termine vereinbaren
- Kalender aktualisieren
- E-Mails durchsehen und ordnen
- Mit Kunden kommunizieren
Unterstützung in den Bereichen Marketing und Design
- Unterstützung bei grundlegenden Aufgaben im Bereich Grafikdesign
- Unterstützung der Aktivitäten der digitalen Marketingplattform nach Bedarf
Backend-Betrieb
- Alle Workflows zum Fortschritt von Kundengesprächen starten
- Einführung des Kunden-Onboardings und -Offboardings
- Advyzon-, Asana- und Kundenordner in Box aktualisieren
- Einführung der Kunden-Onboarding- und Offboarding-Prozesse (Domain-Tracking)
- Tabellen aktualisieren und zu Domains hinzufügen
- Steuerprojekte starten
- TIG-Update
- Mit Kunden kommunizieren, um Dateien anzufordern
- Sprechen Sie mit den Vertretern, um die Police des Kunden anzufordern
- TCC aktualisieren
- Termine aktualisieren
- Bereiten Sie vor Kundengesprächen die erforderlichen Unterlagen vor
- Erstellen Sie eine Vermögensaufteilung über Advyzon und passen Sie diese an, wenn Unklarheiten auftreten
Wiederkehrende Aufgaben
- Ordner für das nächste Jahr anlegen und Aufräumarbeiten durchführen
- Vermögen in Advyzon aktualisieren
- Aktualisierung der Ninety-Scorecard
Qualifikationen
- Nachweisbare Erfahrung als Verwaltungsassistent/in oder virtueller Assistent/in
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagementkompetenzen
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Großer Sinn für Details und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
- Erfahrung im Terminmanagement und im Umgang mit E-Mails
- Kenntnisse im Umgang mit Tools wie Advyzon, Asana, Box und Calendly sind von Vorteil
- Grundkenntnisse im Grafikdesign und Erfahrung mit digitalen Marketingplattformen sind von Vorteil
- Fähigkeit, in einer Remote-Umgebung selbstständig zu arbeiten
- Proaktiv, zuverlässig und in der Lage, Ad-hoc-Anfragen effizient zu bearbeiten