【求人概要】
スケジュール管理、バックエンド業務、クライアントとの調整、および事務業務全般において、複数の関係者をサポートする、組織力と細部への配慮に優れた事務アシスタントを募集しています。EOS（Entrepreneurial Operating System）のフレームワークに基づき、本職務は日々の業務を円滑に維持し、クライアントとのタイムリーなコミュニケーションを確保し、主要なビジネスプロセスを支える上で重要な役割を担います。理想的な候補者は、自発的で信頼性が高く、ペースの速い環境下でも多様な事務業務を円滑にこなせる方です。
求人詳細
勤務形態：在宅勤務
勤務時間：月曜日～金曜日 | 午前0時30分～午前9時30分（マニラ時間）
休日：米国の祝日
職務内容
カレンダー機能のサポート
- 学期ごとのスケジュールに合わせて、すべてのクライアント進捗会議を設定する
- アクションアイテムに基づき、必要に応じて追加のクライアントミーティングを設定する
- 毎月 — 「Tech Best Practices」セッションを開催する
- 四半期ごとに — 「会社の現状」に関する会議をスケジュールする（SMEを含む）
- Calendlyのスケジュール管理と開始
事務サポート
- 関係者から指示された臨時の業務を行う
- 各チームを横断して、一般的な事務サポートを行う
税務書類のサポート
- クライアントに税務書類の提出を依頼する
- 懸念が生じた際に、税務書類を探し出す
- 税務書類は、適切な税務フォルダに保存してください
- 税務用スプレッドシートを更新する
メールとカレンダーの管理
- チームのメール受信箱を管理し、必要に応じてメールに返信または転送する
- 経営幹部のメール受信箱を管理する
- 会議の予定を立てる
- カレンダーを更新する
- メールを整理して片付ける
- クライアントと連絡を取る
マーケティングおよびデザイン支援
- 基本的なグラフィックデザインの業務をサポートする
- 必要に応じて、デジタルマーケティングプラットフォームの運用を支援する
バックエンド運用
- すべてのクライアントミーティングの進捗ワークフローを開始する
- クライアントのオンボーディングおよびオフボーディングを開始する
- Box内のAdvyzon、Asana、およびクライアントフォルダを更新する
- クライアントのオンボーディングおよびオフボーディングを開始する（ドメイン追跡）
- スプレッドシートを更新し、ドメインに追加する
- 税務プロジェクトを開始する
- TIGの更新
- クライアントと連絡を取り、ファイルの提供を依頼する
- 代理店と連絡を取り、顧客の保険契約を依頼する
- TCCの更新
- 会議スケジュールの更新
- クライアントとの打ち合わせに先立ち、必要な書類を事前に準備しておく
- Advyzonで資産配分を生成し、不明確な点が生じた場合は編集する
繰り返しタスク
- 来年度のフォルダを作成し、整理を行う
- Advyzonで純資産を更新する
- 「Update Ninety」スコアカード
参加資格
- 実務経験のある事務アシスタントまたはバーチャルアシスタント
- 優れた組織力と時間管理能力
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- 細部への徹底したこだわりと、複数の優先事項を同時に処理する能力
- カレンダー管理およびメール対応の経験
- Advyzon、Asana、Box、Calendlyなどのツールの使用経験がある方を歓迎します
- 基本的なグラフィックデザインのスキルや、デジタルマーケティングプラットフォームの知識があれば尚可
- リモート環境で自律的に業務を遂行できる能力
- 積極的で信頼でき、臨時の依頼にも効率的に対応できる