DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Buscamos un asistente administrativo altamente organizado y meticuloso para apoyar a múltiples partes interesadas en tareas de programación, operaciones de back-end, coordinación con clientes y funciones administrativas. Trabajando dentro del marco del EOS (Sistema Operativo Emprendedor), este puesto desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de unas operaciones diarias fluidas, garantizando una comunicación oportuna con los clientes y apoyando los procesos empresariales clave. El candidato ideal es proactivo, fiable y se siente cómodo gestionando diversas responsabilidades administrativas en un entorno dinámico.
DETALLES DEL PUESTO
Modalidad de trabajo: Teletrabajo
Horario: De lunes a viernes | De 00:30 a 09:30 (hora de Manila)
Días festivos: Festivos de EE. UU.
RESPONSABILIDADES
Asistencia para el calendario
- Programa todas las reuniones de seguimiento con los clientes según la periodicidad del trimestre
- Programa reuniones adicionales con los clientes según sea necesario, en función de las medidas a tomar
- Mensualmente: programar sesiones sobre buenas prácticas tecnológicas
- Trimestralmente: programar la reunión sobre la situación de la empresa (incluir a las pymes)
- Gestionar y poner en marcha la programación de Calendly
Apoyo administrativo
- Realizar tareas puntuales según lo indiquen las partes interesadas
- Prestar asistencia administrativa general a todos los equipos
Asistencia en materia de documentación fiscal
- Solicitar documentos fiscales a los clientes
- Busca los documentos fiscales cuando surjan dudas
- Guarda los documentos fiscales en la carpeta correspondiente
- Actualizar la hoja de cálculo de impuestos
Gestión del correo electrónico y del calendario
- Gestionar los buzones de correo electrónico del equipo y responder o reenviar los mensajes según sea necesario
- Gestionar los buzones de correo electrónico de los directivos
- Programar reuniones
- Actualizar calendarios
- Limpiar y organizar los correos electrónicos
- Comunicarse con los clientes
Apoyo en marketing y diseño
- Ayudar en tareas básicas de diseño gráfico
- Prestar apoyo a las actividades de la plataforma de marketing digital según sea necesario
Operaciones de back-end
- Poner en marcha todos los flujos de trabajo relacionados con el seguimiento de las reuniones con los clientes
- Poner en marcha los procesos de incorporación y salida de clientes
- Actualizar las carpetas de Advyzon, Asana y los clientes en Box
- Poner en marcha el proceso de incorporación y salida de clientes (seguimiento de dominios)
- Actualizar las hojas de cálculo y añadirlas a los dominios
- Poner en marcha proyectos fiscales
- Actualización de TIG
- Comunicarse con los clientes para solicitarles archivos
- Comunicarse con los agentes para solicitar la póliza del cliente
- Actualización de TCC
- Actualizar los horarios de las reuniones
- Prepara los documentos iniciales necesarios antes de las reuniones con los clientes
- Genera una asignación de activos a través de Advyzon y modifícala cuando surjan dudas
Tareas recurrentes
- Crear las carpetas del año que viene y realizar una limpieza
- Actualizar el patrimonio neto en Advyzon
- Actualización del cuadro de mando de Update Ninety
Cualificaciones
- Experiencia demostrada como asistente administrativo o virtual
- Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo
- Excelentes dotes de comunicación escrita y verbal
- Gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades
- Experiencia en la gestión de agendas y el manejo del correo electrónico
- Se valorará el conocimiento de herramientas como Advyzon, Asana, Box y Calendly
- Se valorarán los conocimientos básicos de diseño gráfico y la experiencia con plataformas de marketing digital
- Capacidad para trabajar de forma autónoma en un entorno de teletrabajo
- Proactivo, fiable y capaz de gestionar con eficacia las solicitudes puntuales