Resumo da posição:
Estamos à procura de um especialista em folha de pagamento e benefícios altamente analítico e obcecado por detalhes para apoiar as nossas operações de folha de pagamento e benefícios nos EUA e no Canadá. Esta função é ideal para alguém com formação em contabilidade, que se desenvolva em ambientes estruturados, que goste de reconciliar dados complexos e que garanta que todos os números são compatíveis com os sistemas. Trabalhando em estreita coordenação com as nossas equipas de Operações de Pessoal e Folhas de Pagamento sediadas nos EUA, será responsável pela execução de tarefas recorrentes de folhas de pagamento e benefícios, pela realização de reconciliações detalhadas e pela identificação proactiva de discrepâncias. Desempenhará um papel vital na manutenção da exatidão e integridade dos dados relativos aos salários e benefícios dos funcionários, assegurando ao mesmo tempo que os nossos processos operacionais estão em conformidade, são consistentes e estão prontos para auditoria.
Detalhes do trabalho
- Trabalhar a partir de casa
- De segunda a sexta-feira, das 13:00 às 22:00 CST durante 3 meses (das 14:00 às 23:00, hora de Manila).
- Feriados seguintes nos EUA
Responsabilidades:
- Apoio à contabilidade dos salários
- Reconciliar os dados relativos à folha de pagamentos com os sistemas de controlo de tempo, compensação e HRIS
- Validar os ficheiros de entrada do cálculo das folhas de pagamento (novas contratações, alterações de taxas, rescisões, pagamentos de bónus) quanto à sua exaustividade e exatidão
- Preparar documentação pormenorizada de desvinculação do cálculo das folhas de pagamento para apoiar os lançamentos contabilísticos e as aprovações
- Analisar as variações dos salários ao longo dos ciclos e assinalar as discrepâncias ao diretor dos EUA
- Ajudar a preparar relatórios sobre os salários para as finanças e apoiar a validação dos lançamentos contabilísticos
- Manter uma documentação estruturada de cada ciclo do processamento da folha de pagamento para preparar a auditoria
- Apoiar os ajustamentos off-cycle com documentação e aprovações adequadas
- Apoio à reconciliação de benefícios
- Comparar as inscrições em benefícios com os registos de dedução na folha de pagamentos para planos médicos, dentários, de visão e 401(k)
- Reconciliar as facturas mensais dos fornecedores com os relatórios internos de dedução na folha de pagamentos
- Acompanhar e validar os dados do ciclo de vida das prestações (por exemplo, QLEs, inscrições de novos contratados, rescisões)
- Escalar inconsistências de dados ou inscrições não efectuadas com base em limiares definidos
- Ajudar a carregar/descarregar os ficheiros das operadoras de prestações e a elaborar os respectivos relatórios
- Gestão de dados e controlo de processos
- Seguir com precisão os PONs estruturados e as listas de controlo de reconciliação
- Identificar incompatibilidades ou anomalias de dados utilizando VLOOKUPs, tabelas dinâmicas e comparações entre sistemas
- Manter registos, rastreadores e documentação partilhada com controlo de versões e normas de nomenclatura
- Colaborar com a equipa dos EUA através de sincronizações semanais, documentando conclusões e resoluções
- Participar em análises de qualidade e ciclos de melhoria contínua dos processos
Qualificações:
- 3 a 5 anos de experiência em reconciliação de salários ou de contas públicas/contabilidade, de preferência em empresas dos EUA ou da América do Norte
- Experiência comprovada em operações de processamento de salários e reconciliação de dados de benefícios
- Proficiência em Excel ou Google Sheets (por exemplo, tabelas dinâmicas, fórmulas, pesquisas)
- Fortes capacidades analíticas; capaz de detetar rapidamente tendências, anomalias ou desfasamentos entre dados
- Elevada atenção ao pormenor e responsabilidade pela exatidão dos dados
- Familiaridade com os sistemas de salários e de RH (por exemplo, ADP, Gusto, Workday, BambooHR)
- Capacidade para trabalhar de forma independente e seguir o rigor dos processos num ambiente remoto
- Forte comunicação escrita e verbal em inglês
- Conforto com o trabalho em horários parciais nos EUA (pelo menos 4-6 horas sobrepostas com CST)
Qualificações preferenciais:
- Licenciatura em Contabilidade, Finanças ou numa área relacionada
- Forte capacidade de avaliação profissional e de reconhecimento de padrões
- Mentalidade humilde, curiosa e treinável
- Experiência no apoio a operações de folha de pagamento ou benefícios nos EUA/Canadá num modelo de BPO/serviço partilhado baseado nos EUA
- Confortável em assinalar quando algo parece "estranho" e colaborar para o corrigir
- Experiência na conciliação de 401(k), prémios de seguro e outras facturas de benefícios relacionadas com os salários