Spécialiste de la paie et des avantages sociaux

Résumé du poste :

Nous recherchons un spécialiste de la paie et des avantages sociaux très analytique et soucieux du détail pour soutenir nos opérations de paie et d'avantages sociaux aux États-Unis et au Canada. Ce poste est idéal pour une personne ayant une formation en comptabilité, qui s'épanouit dans des environnements structurés, qui aime réconcilier des données complexes et qui s'assure que tous les chiffres sont cohérents entre les systèmes. Travaillant en étroite collaboration avec nos équipes américaines chargées de la paie et des opérations humaines, vous serez responsable de l'exécution des tâches récurrentes liées à la paie et aux avantages sociaux, de la réalisation de rapprochements détaillés et de l'identification proactive des divergences. Vous jouerez un rôle essentiel dans le maintien de l'exactitude et de l'intégrité des données relatives à la rémunération et aux avantages sociaux des employés, tout en veillant à ce que nos processus opérationnels soient conformes, cohérents et prêts à être audités.

Détails de l'emploi

• Travail à domicile
• Du lundi au vendredi, de 13h00 à 22h00 CST pendant 3 mois (de 2h00 à 11h00, heure de Manille).
• Jours fériés aux États-Unis

Responsabilités :

• Soutien à la comptabilité des salaires
  • Rapprocher les données de la paie avec les systèmes de chronométrage, de rémunération et de SIRH.
  • Valider les fichiers d'entrée de la paie (nouvelles embauches, changements de taux, licenciements, paiements de primes) pour s'assurer qu'ils sont complets et exacts.
  • Préparer des documents détaillés de rattachement des salaires pour étayer les écritures de journal et les approbations.
  • Analyser les écarts de paie entre les cycles et signaler les divergences au responsable américain.
  • Aider à la préparation des rapports de paie pour les services financiers et soutenir la validation des écritures de journal.
  • Maintenir une documentation structurée de chaque cycle de paie afin d'être prêt pour l'audit.
  • Soutenir les ajustements hors cycle avec la documentation et les approbations appropriées.

• Soutien au rapprochement des prestations
  • Faire correspondre les inscriptions aux prestations avec les enregistrements des déductions dans la paie pour les plans médicaux, dentaires, d'optique et 401(k).
  • Rapprocher les factures mensuelles des fournisseurs et les rapports internes sur les retenues à la source.
  • Suivre et valider les données relatives au cycle de vie des prestations (par exemple, les QLE, les inscriptions des nouveaux employés, les cessations d'emploi).
  • Signaler les incohérences dans les données ou les inscriptions manquées en fonction des seuils fixés.
  • Aider au téléchargement des fichiers des organismes de prévoyance et à l'établissement des rapports correspondants.

• Gestion des données et contrôle des processus
  • Suivre avec précision les procédures opératoires normalisées (SOP) et les listes de contrôle pour le rapprochement des comptes.
  • Identifier les incohérences ou les anomalies dans les données à l'aide de VLOOKUP, de tableaux croisés dynamiques et de comparaisons entre systèmes
  • Maintenir les journaux, les fichiers de suivi et la documentation partagée avec le contrôle des versions et les normes de dénomination.
  • Collaborer avec l'équipe américaine par le biais de synchronisations hebdomadaires, en documentant les résultats et les résolutions.
  • Participer aux examens de la qualité et aux cycles d'amélioration continue des processus

Qualifications :

• 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de la paie ou du rapprochement comptable, idéalement pour des entreprises américaines ou nord-américaines.
• Expérience confirmée des opérations de paie et du rapprochement des données relatives aux avantages sociaux
• Maîtrise d'Excel ou de Google Sheets (par exemple, tableaux croisés dynamiques, formules, recherches)
• Solides compétences analytiques ; capacité à repérer rapidement les tendances, les anomalies ou les incohérences dans les données.
• Grand souci du détail et responsabilité en matière d'exactitude des données
• Familiarité avec les systèmes de paie et de ressources humaines (par exemple, ADP, Gusto, Workday, BambooHR).
• Capacité à travailler de manière indépendante et à respecter la rigueur des processus dans un environnement éloigné
• Excellente communication écrite et orale en anglais
• Possibilité de travailler en horaires décalés (au moins 4 à 6 heures de décalage par rapport à l'heure d'été)

Qualifications préférées :

• Diplôme en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe
• Solides compétences en matière de jugement professionnel et de reconnaissance des schémas
• Humilité, curiosité et capacité d'entraînement
• Expérience du soutien aux opérations de paie ou de prestations sociales aux États-Unis et au Canada dans le cadre d'un modèle de BPO/services partagés basé aux États-Unis, un plus
• A l'aise pour signaler un problème et collaborer pour le résoudre
• Expérience du rapprochement des factures relatives aux régimes 401(k), aux primes d'assurance et à d'autres avantages sociaux liés à la paie.