Acheteur en approvisionnement

Résumé du poste :

L'acheteur est responsable de l'exécution des activités d'approvisionnement de bout en bout à travers les différents modes d'achat - achats, ITQ (Invitation to Quote), ITT (Invitation to Tender), WOC (Waiver of Competition) - dans le cadre du système ePR. Le titulaire du poste veille au respect des politiques d'achat, des KPI de service, de l'optimisation des coûts, de l'engagement des fournisseurs en temps voulu, de l'exécution des contrats et des contrôles semestriels des fournisseurs afin d'examiner les services et les KPI.

Détails de l'emploi :
Travail à domicile
Du lundi au vendredi de 8h à 17h (heure de Sydney)
*Suivant les jours fériés de l'Union Africaine

Responsabilités :

Traitement des demandes d'achat (PR)

• Examiner et traiter les demandes de prix pour tous les modes d'achat (achats, ITQ, ITT, WOC). Veiller à ce que toutes les activités d'achat respectent strictement le manuel de politique d'achat (PPM).

• S'assurer que tous les PR sont étayés par des devis de fournisseurs, des contrats ou des barèmes de prix (SOR), et que les quantités estimées sont justifiées.

• Valider l'entité de facturation, le centre de coûts, les détails du devis et l'alignement du code GL.

• Veiller à l'intégration correcte des fournisseurs et à la conformité des offres.

Approvisionnement stratégique et examen des dépenses

• Analyser les données relatives aux dépenses afin d'identifier les possibilités de réduction des coûts et de consolidation des fournisseurs.

• Comparer les performances et les prix des fournisseurs pour s'assurer un avantage concurrentiel.

• Travailler en partenariat avec les unités opérationnelles pour prévoir les besoins en matière d'approvisionnement et aligner les plans d'approvisionnement.

• Mener des études de marché auprès de tous les fournisseurs afin d'identifier les dépenses réalisables dans le cadre des contrats avec les clients et tirer parti des résultats pour négocier des réductions de coûts.

Recherche de fournisseurs et appels d'offres

• Effectuer des appels d'offres concurrentiels pour les achats ITQ et ITT.

• Collaborer avec les parties prenantes internes pour définir clairement les spécifications, les quantités, les délais de livraison et les niveaux de service. Cela permet de s'assurer que les fournisseurs comprennent le champ d'application sans ambiguïté.

• Réaliser une étude de marché pour identifier les fournisseurs compétents. Les présélectionner en fonction de leur éligibilité, de leur capacité et de leurs performances passées. Tenir à jour une liste de fournisseurs pour les appels d'offres futurs.

• Préparer et lancer des appels d'offres formels aux vendeurs.

• Veiller à ce que les documents d'appel d'offres soient distribués simultanément à tous les fournisseurs, avec des dates de clôture et des critères d'évaluation clairement définis.

• Consolider et évaluer les devis et les propositions des fournisseurs.

• Valider que les prix des fournisseurs sont comparés aux taux du marché et aux données historiques afin de s'assurer que les prix sont raisonnables.

• Soutenir le système d'appel d'offres à deux enveloppes, en veillant à ce que les évaluations techniques soient achevées avant l'accès aux documents de tarification.

• Documenter et archiver tous les résultats des négociations et les ajustements de prix à des fins d'audit et de gouvernance.

• Maintenir la confidentialité des soumissions des fournisseurs en utilisant des systèmes contrôlés ou des domaines de courrier électronique désignés avec des pistes d'audit.

Qualification du fournisseur et caractère raisonnable du prix

• Évaluer et qualifier les fournisseurs en vue de leur inclusion dans le panel/les listes de fournisseurs sur la base de la conformité, de la performance et de l'adéquation stratégique.

• Veiller à ce que tous les fournisseurs privilégiés respectent les normes de la politique d'achat et passent avec succès les contrôles de conformité, de risque et d'assurance.

• Évaluer le caractère raisonnable du prix à l'aide d'analyses comparatives du marché, de données historiques et des résultats des négociations.

• Évaluer et documenter le caractère raisonnable des prix pour toutes les soumissions WOC, en particulier pour les partenaires stratégiques et les fournisseurs privilégiés.

• Conserver la documentation relative à l'évaluation et à l'approbation des fournisseurs à des fins d'audit et de gouvernance.

Gestion des contrats

• Établir des contrats à terme (à la demande ou récurrents) sur la base de la valeur d'achat.

• Veiller à ce qu'il n'y ait pas d'erreurs dans le champ d'application, la tarification et les conditions de responsabilité.

• Téléchargez les contrats signés et gérez les tableaux de bord des contrats.

Conformité aux accords de niveau de service (SLA) et aux indicateurs de performance clés (KPI)

• Respecter les délais d'exécution (par exemple, 3 jours ouvrables pour les PR WOC, 7 jours ouvrables pour les PR ITQ).

• Atteindre les objectifs de l'accord de niveau de service, y compris un taux de conformité de 85 % et des économies de ≥10 % par rapport aux devis initiaux.

• Signaler à l'équipe de direction, dans les 24 heures, les retards dépassant les délais prévus par les accords de niveau de service.

Documentation et gouvernance

• Maintenir des pistes d'audit pour les déviations, les approbations et les communications avec les fournisseurs.

• Veiller à ce que toutes les décisions relatives à la recherche de fournisseurs et les notes de négociation soient documentées dans les 48 heures, conformément à la procédure de gestion des marchés publics.

Engagement des parties prenantes

• Assurer la liaison avec les demandeurs, les fournisseurs et les approbateurs internes afin de garantir un flux d'approvisionnement harmonieux.

• Fournir des mises à jour hebdomadaires sur l'état d'avancement des travaux jusqu'à ce que la recherche de fournisseurs et la passation de marchés soient terminées.

• Collaborer avec les services financiers pour l'affectation des actifs et avec le CSC pour le traitement des commandes.

Qualifications :

1. Expérience requise

• Au moins 5 ans dans des fonctions d'approvisionnement ou de sourcing, de préférence dans des environnements réglementés ou d'entreprise.

• Expérience des systèmes ePR et des flux de travail "Procure-to-Pay".

• Familiarité avec les procédures d'appel d'offres ITQ/ITT et l'évaluation des fournisseurs.

2. Compétences techniques

• Maîtrise des plateformes de passation de marchés

• Forte compréhension des codes GL et des centres de coûts.

• Capacité à interpréter et à appliquer les politiques d'approvisionnement et les mesures de l'accord de niveau de service.

• L'état d'esprit stratégique

3. Compétences non techniques

• Soucieux du détail, vous avez une solide discipline en matière de documentation et de respect des règles.

• Excellentes compétences en matière de communication et de négociation.

• Capacité à gérer plusieurs relations publiques et à respecter des délais serrés.