Beschaffung Einkäufer

Zusammenfassung der Position:

Der Beschaffungseinkäufer ist für die Durchführung von End-to-End-Beschaffungsaktivitäten über verschiedene Beschaffungsmodi - Einkauf, ITQ (Ausschreibung), ITT (Ausschreibung), WOC (Verzicht auf Wettbewerb) - innerhalb des ePR-Systems verantwortlich. Die Rolle gewährleistet die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien, der Service-KPIs, die Kostenoptimierung und die rechtzeitige Einbindung der Lieferanten, die Vertragsausführung und die sechsmonatliche Überprüfung der Lieferanten, um Service und KPIs zu überprüfen.

Job-Details:
Arbeit von zu Hause aus
Montag bis Freitag | 8 AM bis 5 PM Sydney Zeit
*Nach AU Feiertagen

Zuständigkeiten:

Bearbeitung von Bestellanforderungen (PR)

• Überprüfung und Bearbeitung von PRs für alle Beschaffungsarten (Shopping, ITQ, ITT, WOC). Sicherstellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten strikt mit dem Handbuch für Beschaffungspolitik (PPM) übereinstimmen.

• Stellen Sie sicher, dass alle PRs durch Lieferantenangebote, Verträge oder Preislisten (SOR) unterstützt werden und dass die geschätzten Mengen gerechtfertigt sind.

• Validieren Sie Abrechnungseinheit, Kostenstelle, Angebotsdetails und GL-Code-Abgleich.

• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Einbindung von Lieferanten und der Einhaltung von Angeboten.

Strategische Beschaffung und Überprüfung der Ausgaben

• Analyse von Ausgabendaten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Lieferantenkonsolidierung zu ermitteln.

• Benchmarking der Leistung und Preise von Anbietern, um Wettbewerbsvorteile zu sichern.

• Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen zur Prognose des Beschaffungsbedarfs und zur Abstimmung der Beschaffungspläne.

• Durchführung von Marktforschung bei allen Anbietern, um die im Rahmen von Kundenverträgen adressierbaren Ausgaben zu ermitteln und die Ergebnisse zu nutzen, um Kostensenkungen auszuhandeln.

Beschaffung & Angebotserstellung

• Durchführung von Ausschreibungen für ITQ- und ITT-Beschaffungen.

• Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen, um klare Spezifikationen, Mengen, Lieferfristen und Servicelevel zu definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lieferanten den Umfang ohne Unklarheiten verstehen.

• Führen Sie eine Marktforschung durch, um geeignete Anbieter zu ermitteln. Vorqualifizierung auf der Grundlage von Eignung, Kapazität und bisherigen Leistungen. Führen eines Lieferantenverzeichnisses für künftige Ausschreibungen.

• Vorbereitung und Durchführung von förmlichen Ausschreibungen für Anbieter.

• Sicherstellen, dass die Ausschreibungsunterlagen gleichzeitig an alle Anbieter verteilt werden, mit klar definierten Fristen und Bewertungskriterien.

• Konsolidierung und Bewertung von Angeboten und Vorschlägen von Lieferanten.

• Überprüfen Sie, ob die Preise der Anbieter mit Marktpreisen und historischen Daten verglichen werden, um die Angemessenheit der Preise sicherzustellen.

• Unterstützung des Ausschreibungssystems mit zwei Umschlägen, um sicherzustellen, dass die technischen Bewertungen abgeschlossen sind, bevor auf die Preisdokumente zugegriffen wird.

• Dokumentieren und archivieren Sie alle Verhandlungsergebnisse und Preisanpassungen zu Prüfungs- und Steuerungszwecken.

• Wahrung der Vertraulichkeit von Lieferanteneinreichungen durch Verwendung kontrollierter Systeme oder bestimmter E-Mail-Domänen mit Prüfpfaden.

Anbieterqualifikation und Angemessenheit der Preise

• Bewertung und Qualifizierung von Anbietern für die Aufnahme in Panels/Anbieterlisten auf der Grundlage von Compliance, Leistung und strategischer Eignung.

• Sicherstellen, dass alle bevorzugten Anbieter die Standards der Beschaffungspolitik erfüllen und Compliance-, Risiko- und Versicherungsprüfungen bestehen.

• Bewertung der Angemessenheit von Preisen anhand von Marktvergleichen, historischen Daten und Verhandlungsergebnissen.

• Bewertung und Dokumentation der Angemessenheit der Preise für alle WOC-Einreichungen, insbesondere für strategische Partner und bevorzugte Lieferanten.

• Führen Sie eine Dokumentation der Lieferantenbewertungen und -genehmigungen für Audit- und Governance-Zwecke.

Vertragsmanagement

• Erstellen Sie Laufzeitverträge (On-Demand oder wiederkehrend) auf der Grundlage des Kaufwerts.

• Sicherstellen, dass bei Umfang, Preisgestaltung und Haftungsbedingungen keine Fehler auftreten.

• Laden Sie unterzeichnete Verträge hoch und verwalten Sie Vertrags-Dashboards.

Einhaltung von SLA und KPI

• Halten Sie die Bearbeitungszeiten ein (z. B. 3 Tage für WOC PR, 7 Tage für ITQ PR).

• Erfüllung der SLA-Ziele, einschließlich einer Erfüllungsquote von 85 % und einer Kosteneinsparung von ≥10 % gegenüber den ursprünglichen Kostenvoranschlägen

• Eskalation von Verzögerungen, die über die SLA-Zeitvorgaben hinausgehen, innerhalb von 24 Stunden an das Senior Leadership Team.

Dokumentation und Verwaltung

• Führen Sie Prüfpfade für Abweichungen, Genehmigungen und Lieferantenkommunikation.

• Sicherstellen, dass alle Beschaffungsentscheidungen und Verhandlungsnotizen innerhalb von 48 Stunden in Übereinstimmung mit dem PPM dokumentiert werden.

Engagement der Interessengruppen

• Zusammenarbeit mit Antragstellern, Lieferanten und internen Genehmigern, um einen reibungslosen Beschaffungsablauf zu gewährleisten.

• Bereitstellung wöchentlicher Fortschrittsberichte bis zum Abschluss der Beschaffung und der Auftragsvergabe.

• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung bei der Zuweisung von Vermögenswerten und mit dem SSC bei der Bearbeitung von Bestellungen.

Qualifikationen:

1. Erforderliche Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Beschaffungswesen oder in der Beschaffung, vorzugsweise im regulierten Umfeld oder in Unternehmen.

• Erfahrung mit ePR-Systemen und Procure-to-Pay-Workflows.

• Vertrautheit mit ITQ/ITT-Ausschreibungsverfahren und Lieferantenbewertung.

2. Technische Fähigkeiten

• Beherrschung der Beschaffungsplattformen

• Ausgeprägtes Verständnis von GL-Codes und Kostenstellen.

• Fähigkeit zur Auslegung und Anwendung von Beschaffungsrichtlinien und SLA-Metriken.

• Strategische Denkweise

3. Soft Skills

• Detailorientiert mit ausgeprägter Dokumentations- und Compliance-Disziplin.

• Ausgezeichnete Kommunikations- und Verhandlungsfähigkeiten.

• Fähigkeit, mehrere PR-Aufträge zu verwalten und knappe Fristen einzuhalten.