Resumo da posição:
O comprador de aquisições é responsável pela execução de actividades de aquisição completas em vários modos de aquisição - compras, ITQ (convite à apresentação de propostas), ITT (convite à apresentação de propostas), WOC (dispensa de concorrência) - no âmbito do sistema ePR. A função assegura a conformidade com as políticas de aquisição, os KPI de serviço, a otimização de custos e a contratação atempada de fornecedores, a execução de contratos e 6 check-ins mensais de fornecedores para analisar o serviço e os KPI.
Detalhes do trabalho:
Trabalhar a partir de casa
De segunda a sexta-feira, das 8h às 17h, horário de Sydney
*Seguindo os feriados da UA
Responsabilidades:
Processamento da requisição de compra (RP)
- Analisar e processar os pedidos de informação em todos os modos de aquisição (compras, ITQ, ITT, WOC). Assegurar que todas as actividades de aquisição cumprem rigorosamente o Manual de Políticas de Aquisição (PPM).
- Assegurar que todos os BP são apoiados por cotações de fornecedores, contratos ou tabelas de preços (SOR) e que as quantidades estimadas são justificadas.
- Validar a entidade de faturação, o centro de custos, os detalhes da cotação e o alinhamento do código GL.
- Assegurar a integração correta dos fornecedores e a conformidade das cotações.
Aprovisionamento estratégico e análise das despesas
- Analisar os dados relativos às despesas para identificar oportunidades de redução de custos e consolidação de fornecedores.
- Avaliar o desempenho e os preços dos fornecedores para garantir uma vantagem competitiva.
- Estabelecer parcerias com as unidades empresariais para prever as necessidades de aquisição e alinhar os planos de aprovisionamento.
- Efetuar estudos de mercado junto de todos os fornecedores para identificar as despesas a tratar no âmbito dos contratos dos clientes e aproveitar as conclusões para negociar reduções de custos.
Aquisição e concurso
- Efetuar a aquisição concorrencial para aquisições ITQ e ITT.
- Colaborar com as partes interessadas internas para definir especificações, quantidades, prazos de entrega e níveis de serviço claros. Isto assegura que os fornecedores compreendem o âmbito sem ambiguidades.
- Efetuar uma pesquisa de mercado para identificar fornecedores capazes. Pré-qualificá-los com base na elegibilidade, capacidade e desempenho anterior. Manter uma lista de fornecedores para futuros concursos.
- Preparar e emitir convites formais para apresentação de propostas aos fornecedores.
- Assegurar que os documentos de solicitação são distribuídos simultaneamente a todos os fornecedores com datas de encerramento e critérios de avaliação claramente definidos.
- Consolidar e avaliar as cotações e propostas dos fornecedores.
- Validar que os preços dos fornecedores são comparados com as taxas de mercado e os dados históricos para garantir a razoabilidade dos preços.
- Apoiar o sistema de concurso de dois envelopes, assegurando que as avaliações técnicas são concluídas antes de se ter acesso aos documentos de preços.
- Documentar e arquivar todos os resultados das negociações e ajustamentos de preços para efeitos de auditoria e governação.
- Manter a confidencialidade das declarações dos fornecedores, utilizando sistemas controlados ou domínios de correio eletrónico designados com pistas de auditoria.
Qualificação do fornecedor e razoabilidade dos preços
- Avaliar e qualificar os fornecedores para inclusão no painel/listas de fornecedores com base na conformidade, desempenho e adequação estratégica.
- Assegurar que todos os fornecedores preferenciais cumprem as normas da política de aquisições e são aprovados nos controlos de conformidade, risco e seguro.
- Avaliar a razoabilidade dos preços através de análises comparativas do mercado, dados históricos e resultados de negociações.
- Avaliar e documentar a razoabilidade dos preços de todas as propostas de WOC, especialmente para parceiros estratégicos e fornecedores preferenciais.
- Manter a documentação das avaliações e aprovações dos fornecedores para efeitos de auditoria e governação.
Gestão de contratos
- Estabelecer contratos a prazo (a pedido ou recorrentes) com base no valor da compra.
- Garantir zero erros no âmbito, preços e termos de responsabilidade.
- Carregar contratos assinados e gerir painéis de controlo de contratos.
Conformidade com SLA e KPI
- Cumprir os prazos de entrega (por exemplo, 3WD para WOC PR, 7WD para ITQ PR).
- Cumprir os objectivos do SLA, incluindo uma taxa de conformidade de 85% e uma poupança de custos ≥10% em relação às cotações iniciais
- Comunicar à equipa de liderança sénior, no prazo de 24 horas, os atrasos que ultrapassem os prazos do SLA.
Documentação e governação
- Manter registos de auditoria para desvios, aprovações e comunicações com fornecedores.
- Assegurar que todas as decisões de sourcing e notas de negociação são documentadas no prazo de 48 horas, de acordo com o PPM.
Envolvimento das partes interessadas
- Estabelecer a ligação com os requisitantes, os vendedores e os aprovadores internos para assegurar um fluxo de aprovisionamento sem problemas.
- Fornecer actualizações semanais dos progressos realizados até à conclusão do aprovisionamento e da contratação.
- Colaborar com as Finanças para a afetação de activos e com a SSC para o processamento de PO.
Qualificações:
1. Experiência necessária
- Pelo menos 5 anos em funções de aquisição ou sourcing, de preferência em ambientes regulamentados ou empresariais.
- Experiência com sistemas ePR e fluxos de trabalho "Procure-to-Pay".
- Familiaridade com os processos de concurso ITQ/ITT e avaliação de fornecedores.
2. Competências técnicas
- Proficiência em plataformas de aquisição
- Conhecimento profundo dos códigos GL e dos centros de custos.
- Capacidade para interpretar e aplicar as políticas de aquisição e os indicadores SLA.
- Mentalidade estratégica
3. Competências transversais
- Orientado para os pormenores, com uma forte disciplina em matéria de documentação e conformidade.
- Excelentes capacidades de comunicação e negociação.
- Capacidade para gerir várias relações públicas e cumprir prazos apertados.