Functieoverzicht:
De Procurement Buyer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van end-to-end inkoopactiviteiten in verschillende inkoopmodi - Shopping, ITQ (Invitation to Quote), ITT (Invitation to Tender), WOC (Waiver of Competition) - binnen het ePR-systeem. De functie zorgt voor naleving van het inkoopbeleid, service KPI's, kostenoptimalisatie en het tijdig betrekken van leveranciers, het uitvoeren van contracten en 6 maandelijkse controlebezoeken met leveranciers om de service en KPI's te beoordelen.
Functie details:
Thuiswerken
Maandag tot vrijdag 8 AM tot 5 PM Sydney Tijd
*Volgens AU Feestdagen
Verantwoordelijkheden:
Verwerking Purchase Requisition (PR)
- PR's beoordelen en verwerken voor alle inkoopmodi (Shopping, ITQ, ITT, WOC). Ervoor zorgen dat alle inkoopactiviteiten strikt in overeenstemming zijn met de Procurement Policy Manual (PPM).
- Zorg ervoor dat alle PR's worden ondersteund door offertes van leveranciers, contracten of tariefschema's (SOR) en dat geschatte hoeveelheden gerechtvaardigd zijn.
- Valideer de afstemming tussen factureringsentiteit, kostenplaats, offertegegevens en GL-code.
- Zorgen voor een goede onboarding van leveranciers en naleving van offertes.
Strategische inkoop en uitgavenoverzicht
- Analyseer uitgavengegevens om mogelijkheden voor kostenbesparing en consolidatie van leveranciers te identificeren.
- Prestaties en prijzen van leveranciers benchmarken om concurrentievoordeel te garanderen.
- Samenwerken met bedrijfsonderdelen om de inkoopbehoeften te voorspellen en de inkoopplannen op elkaar af te stemmen.
- Voer marktonderzoek uit bij alle leveranciers om de uitgaven binnen klantcontracten te identificeren en gebruik de bevindingen om te onderhandelen over kostenverlagingen.
Sourcing & Bieden
- Concurrerend inkopen voor ITQ- en ITT-aankopen.
- Samenwerken met interne belanghebbenden om duidelijke specificaties, hoeveelheden, levertijden en serviceniveaus te definiëren. Dit zorgt ervoor dat verkopers het toepassingsgebied zonder dubbelzinnigheid begrijpen.
- Voer marktonderzoek uit om bekwame leveranciers te identificeren. Prekwalificeer ze op basis van geschiktheid, capaciteit en eerdere prestaties. Een leverancierslijst bijhouden voor toekomstige aanbestedingen.
- Formele uitnodigingen tot inschrijving voorbereiden en versturen naar leveranciers.
- Ervoor zorgen dat solicitatiedocumenten gelijktijdig worden verspreid onder alle leveranciers met duidelijk gedefinieerde sluitingsdatums en evaluatiecriteria.
- Consolideren en evalueren van offertes en voorstellen van leveranciers.
- Valideer dat de prijzen van leveranciers worden vergeleken met markttarieven en historische gegevens om ervoor te zorgen dat de prijzen redelijk zijn.
- Ondersteunen van het aanbestedingssysteem met twee enveloppen, zorgen dat de technische evaluaties zijn voltooid voordat de prijsdocumenten toegankelijk zijn.
- Documenteer en archiveer alle onderhandelingsresultaten en prijsaanpassingen voor audit- en bestuursdoeleinden.
- Handhaaf de vertrouwelijkheid van leveringen door gebruik te maken van gecontroleerde systemen of aangewezen e-maildomeinen met controletrajecten.
Kwalificatie van de verkoper en redelijkheid van de prijs
- Evalueren en kwalificeren van leveranciers voor opname in panel-/leverancierslijsten op basis van naleving, prestaties en strategische fit.
- Ervoor zorgen dat alle voorkeursleveranciers voldoen aan de normen van het inkoopbeleid en controles op naleving, risico's en verzekeringen doorstaan.
- Beoordeel de redelijkheid van de prijs aan de hand van marktbenchmarking, historische gegevens en onderhandelingsresultaten.
- Beoordeel en documenteer de redelijkheid van de prijs voor alle WOC-aanvragen, vooral voor strategische partners en voorkeursleveranciers.
- Documentatie bijhouden van leveranciersevaluaties en goedkeuringen voor audit- en bestuursdoeleinden.
Contractbeheer
- Stel termijncontracten op (On-Demand of Terugkerend) op basis van inkoopwaarde.
- Ervoor zorgen dat er geen fouten optreden in omvang, prijs en aansprakelijkheidsvoorwaarden.
- Ondertekende contracten uploaden en contractdashboards beheren.
SLA & KPI-naleving
- Houd u aan de doorlooptijden (bijv. 3WD voor WOC PR, 7WD voor ITQ PR).
- SLA-doelstellingen halen, waaronder 85% naleving en ≥10% kostenbesparing ten opzichte van de oorspronkelijke offertes
- Vertragingen die de SLA-tijdlijnen overschrijden binnen 24 uur escaleren naar het senior leadershipteam.
Documentatie en beheer
- Audit trails bijhouden voor afwijkingen, goedkeuringen en communicatie met leveranciers.
- Zorg ervoor dat alle sourcingbeslissingen en onderhandelingsnotities binnen 48 uur worden gedocumenteerd in overeenstemming met PPM.
Betrokkenheid van belanghebbenden
- Contact onderhouden met aanvragers, verkopers en interne goedkeurders om een soepele inkoopstroom te garanderen.
- Zorg voor wekelijkse voortgangsupdates totdat de sourcing en contractering zijn voltooid.
- Samenwerken met Financiën voor het toewijzen van activa en SSC voor het verwerken van PO's.
Kwalificaties:
1. Vereiste ervaring
- Minstens 5 jaar in een inkoop- of sourcingfunctie, bij voorkeur in een gereguleerde of zakelijke omgeving.
- Ervaring met ePR-systemen en Procure-to-Pay-workflows.
- Bekendheid met ITQ/ITT aanbestedingsprocessen en leveranciersevaluatie.
2. Technische vaardigheden
- Bekwaamheid in inkoopplatformen
- Sterke kennis van GL-codes en kostenplaatsen.
- Het vermogen om inkoopbeleid en SLA-metriek te interpreteren en toe te passen.
- Strategische mentaliteit
3. Zachte vaardigheden
- Detailgericht met een sterke documentatie- en nalevingsdiscipline.
- Uitstekende communicatie- en onderhandelingsvaardigheden.
- Je kunt meerdere PR's beheren en strakke deadlines halen.