Functieoverzicht:
We zijn op zoek naar een zeer analytische, detailgeobsedeerde Payroll and Benefits Specialist om onze Amerikaanse en Canadese payroll- en benefits-activiteiten te ondersteunen. Deze functie is ideaal voor iemand met een boekhoudkundige achtergrond die goed gedijt in een gestructureerde omgeving, die graag complexe gegevens op elkaar afstemt en die ervoor zorgt dat elk getal in alle systemen klopt. In nauwe samenwerking met onze Amerikaanse Payroll & People Operations-teams ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van terugkerende taken op het gebied van salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden, het uitvoeren van gedetailleerde aansluitingen en het proactief identificeren van afwijkingen. Je speelt een cruciale rol bij het handhaven van de nauwkeurigheid en integriteit van de salaris- en secundaire arbeidsvoorwaardengegevens van werknemers, terwijl je ervoor zorgt dat onze operationele processen compliant, consistent en auditklaar zijn.
Functiegegevens
- Thuiswerken
- Maandag tot vrijdag | 1 PM tot 10PM CST voor 3 maanden (2:00 AM tot 11:00 AM Manila Time) | klant om schema te bespreken in de toekomst
- Volgende Amerikaanse feestdagen
Verantwoordelijkheden:
- Ondersteuning salarisadministratie
- Salarisgegevens afstemmen met tijdregistratie-, compensatie- en HRIS-systemen
- Valideer salarisinvoerbestanden (nieuwe aanwervingen, tariefwijzigingen, beëindigingen, bonusbetalingen) op volledigheid en nauwkeurigheid
- Gedetailleerde salarisadministratie opstellen ter ondersteuning van journaalposten en goedkeuringen
- Analyseren van verschillen in salarisadministratie tussen cycli en afwijkingen signaleren aan de manager in de V.S.
- Helpen bij het opstellen van salarisrapporten voor financiën en ondersteunen van validatie van journaalposten
- Gestructureerde documentatie bijhouden van elke salariscyclus om klaar te zijn voor audits
- Ondersteuning van aanpassingen buiten de cyclus met de juiste documentatie en goedkeuringen
- Ondersteuning bij het afstemmen van uitkeringen
- Inschrijvingen voor uitkeringen vergelijken met gegevens over inhoudingen in de salarisadministratie voor medische, tandheelkundige, visuele en 401(k) regelingen
- Maandelijkse facturen van leveranciers vergelijken met interne salarisinhoudingrapporten
- Gegevens over de levenscyclus van uitkeringen bijhouden en valideren (bijv. QLE's, inschrijvingen van nieuwe medewerkers, beëindigingen)
- inconsistenties in gegevens of gemiste inschrijvingen escaleren op basis van ingestelde drempels
- Assisteren bij het uploaden/downloaden van bestanden van uitkeringsinstanties en bijbehorende rapportage
- Gegevensbeheer en procescontrole
- Nauwkeurig gestructureerde SOP's en afstemmingschecklists volgen
- Gegevensmatches of anomalieën identificeren met behulp van VLOOKUP's, draaitabellen en systeemoverschrijdende vergelijkingen
- Logboeken, trackers en gedeelde documentatie onderhouden met versiebeheer en naamgevingsstandaarden
- Werk samen met het Amerikaanse team via wekelijkse synchronisaties en documenteer bevindingen en oplossingen.
- Deelnemen aan kwaliteitsbeoordelingen en continue procesverbeteringscycli
Kwalificaties:
- 3-5 jaar ervaring met salarisadministratie of GL/accounting reconciliation, idealiter voor Amerikaanse of Noord-Amerikaanse bedrijven
- Aantoonbare ervaring met salarisadministratie en reconciliatie van benefits-gegevens
- Bedrevenheid met Excel of Google Sheets (bijv. draaitabellen, formules, lookups)
- Sterke analytische vaardigheden; in staat om snel trends, afwijkingen of discrepanties tussen gegevens te ontdekken
- Veel aandacht voor detail en verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid van gegevens
- Bekendheid met salaris- en HR-systemen (bijv. ADP, Gusto, Workday, BambooHR)
- In staat om zelfstandig te werken en een strikt proces te volgen in een externe omgeving
- Sterke schriftelijke en verbale communicatie in het Engels
- Comfort met het werken op gedeeltelijke Amerikaanse uren (ten minste 4-6 uur overlap met CST)
Vereiste kwalificaties:
- Diploma in boekhouding, financiën of een verwant vakgebied
- Sterk professioneel beoordelingsvermogen en patroonherkenningsvaardigheden
- Nederig, nieuwsgierig en coachend ingesteld
- Ervaring met het ondersteunen van salaris- of arbeidsvoorwaardenactiviteiten in de VS/Canada binnen een in de VS gevestigd BPO/shared servicemodel is een pluspunt
- Je voelt je op je gemak als iets er "niet goed" uitziet en je werkt samen om het op te lossen
- Ervaring met het afstemmen van 401(k), verzekeringspremies en andere salarisgerelateerde uitkeringsfacturen