Spezialist für Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen

Zusammenfassung der Position:

Wir suchen einen hochgradig analytischen, detailversessenen Payroll and Benefits Specialist (m/w) zur Unterstützung unserer Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA und Kanada. Diese Position ist ideal für jemanden mit einem Hintergrund in der Buchhaltung, der sich in strukturierten Umgebungen wohlfühlt, gerne komplexe Daten abgleicht und sicherstellt, dass jede Zahl in allen Systemen übereinstimmt. Sie arbeiten in enger Abstimmung mit unseren Teams für Gehaltsabrechnung und Personalwesen in den USA und sind für die Ausführung wiederkehrender Aufgaben im Bereich Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, die Durchführung detaillierter Abstimmungen und die proaktive Ermittlung von Diskrepanzen verantwortlich. Sie spielen eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Genauigkeit und Integrität der Gehalts- und Sozialleistungsdaten unserer Mitarbeiter und stellen gleichzeitig sicher, dass unsere betrieblichen Prozesse konform, konsistent und prüfungsfähig sind.

Job-Details

• Arbeit von zu Hause aus
• Montag bis Freitag | 1 PM bis 10PM CST für 3 Monate (2:00 AM bis 11:00 AM Manila Time) | Kunde bespricht den weiteren Zeitplan
• Folgende US-Feiertage

Zuständigkeiten:

• Unterstützung in der Lohnbuchhaltung
  • Abgleich von Lohndaten mit Zeiterfassungs-, Vergütungs- und HRIS-Systemen
  • Validierung von Gehaltsabrechnungsdateien (Neueinstellungen, Tarifänderungen, Kündigungen, Bonuszahlungen) auf Vollständigkeit und Genauigkeit
  • Vorbereitung detaillierter Lohnabrechnungsunterlagen zur Unterstützung von Journalbuchungen und Genehmigungen
  • Analyse von Abweichungen in der Gehaltsabrechnung über alle Zyklen hinweg und Meldung von Diskrepanzen an den Manager in den USA
  • Unterstützung bei der Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten für die Finanzabteilung und bei der Validierung von Journalbuchungen
  • eine strukturierte Dokumentation jedes Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus zu führen, um für Prüfungen gerüstet zu sein
  • Unterstützung von Off-Cycle-Anpassungen durch ordnungsgemäße Dokumentation und Genehmigungen

• Unterstützung bei der Leistungsabstimmung
  • Abgleich der Leistungsanmeldungen mit den Abzugsdaten in der Gehaltsabrechnung für medizinische, zahnmedizinische, visuelle und 401(k)-Pläne
  • Abgleich der monatlichen Lieferantenrechnungen mit den internen Berichten über die Gehaltsabzüge
  • Verfolgung und Validierung von Daten über den Lebenszyklus von Leistungen (z. B. QLEs, Anmeldungen neuer Mitarbeiter, Kündigungen)
  • Eskalation von Dateninkonsistenzen oder verpassten Anmeldungen auf der Grundlage von festgelegten Schwellenwerten
  • Unterstützung beim Hochladen/Herunterladen von Leistungserbringerdateien und der damit verbundenen Berichterstattung

• Datenmanagement und Prozesskontrolle
  • präzise Befolgung strukturierter SOPs und Abstimmungs-Checklisten
  • Identifizierung von Dateninkongruenzen oder -anomalien mithilfe von VLOOKUPs, Pivot-Tabellen und systemübergreifenden Vergleichen
  • Pflege von Protokollen, Trackern und gemeinsamer Dokumentation mit Versionskontrolle und Benennungsstandards
  • Zusammenarbeit mit dem US-Team über wöchentliche Synchronisationen, Dokumentation der Ergebnisse und Lösungen
  • Teilnahme an Qualitätsprüfungen und kontinuierlichen Prozessverbesserungszyklen

Qualifikationen:

• 3 bis 5 Jahre Erfahrung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder in der Abstimmung der Hauptbuchhaltung/Buchführung, idealerweise für US-amerikanische oder nordamerikanische Unternehmen
• Nachgewiesene Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung und dem Abgleich von Leistungsdaten
• Kenntnisse im Umgang mit Excel oder Google Sheets (z. B. Pivot-Tabellen, Formeln, Lookups)
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten; Fähigkeit, Trends, Anomalien oder Dateninkongruenzen schnell zu erkennen
• Hohe Detailgenauigkeit und Verantwortlichkeit für die Richtigkeit der Daten
• Vertrautheit mit Gehaltsabrechnungs- und HR-Systemen (z. B. ADP, Gusto, Workday, BambooHR)
• Fähigkeit, selbständig zu arbeiten und strenge Prozesse in einem entfernten Umfeld zu befolgen
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in Englisch
• Sie sind mit einer Teilzeitbeschäftigung in den USA einverstanden (mindestens 4-6 Stunden Überschneidung mit CST)

Bevorzugte Qualifikationen:

• Hochschulabschluss in Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Bereich
• Ausgeprägtes berufliches Urteilsvermögen und Fähigkeiten zur Mustererkennung
• Bescheidene, neugierige und gelehrige Denkweise
• Erfahrung in der Unterstützung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Sozialleistungen in einem in den USA ansässigen BPO/Shared-Service-Modell von Vorteil
• Sie können problemlos darauf hinweisen, wenn etwas nicht in Ordnung zu sein scheint, und gemeinsam daran arbeiten, es zu beheben.
• Erfahrung mit der Abstimmung von 401(k), Versicherungsprämien und anderen Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung