Resumo da posição:
O assistente virtual desempenhará um papel fundamental no apoio às operações quotidianas do nosso cliente. Esta função requer uma excelente capacidade de avaliação, uma forte proficiência técnica e a capacidade de tratar informações confidenciais comdiscrição. O candidato certo terá experiência de trabalho com executivos, de preferência em ambientes de RH ou de consultoria, e terá um espírito empreendedor - alguém que antecipa necessidades, toma a iniciativa e resolve problemas de forma independente, sem necessitar de direção diária.
Detalhes do trabalho:
- Trabalhar a partir de casa
- De segunda a sexta-feira, das 21h00 às 06h00 ou das 22h00 às 07h00 (hora de Manila)
- Seguir as férias de PH
Responsabilidades:
Apoio executivo e administrativo
- Ser o braço direito do Diretor Executivo, gerindo calendários, prioridades e caixas de entrada.
- Antecipar as necessidades, preparar documentos ou efetuar pesquisas de forma pró-ativa e dar seguimento às mesmas com um mínimo de supervisão.
- Redigir, rever e formatar correspondência e apresentações de uma forma polida e pronta para o cliente.
- Coordenar reuniões, compromissos elogísticaentre vários clientes e consultores.
Operações e gestão de documentos
- Organizar e manter sistemas de arquivo eletrónico no SharePoint/OneDrive.
- Aplicar e fazer cumprir as normas de nomeação de ficheiros e de controlo de versões do PeopleWiseHR.
- Formatar e preparar produtos, políticas e relatórios de RH para distribuição aos clientes.
- Acompanhar e gerir os resultados dos projectos internos utilizando o Microsoft Planner/Lists.
Investigação e coordenação de projectos
- Realizar pesquisas sobre tópicos de conformidade de RH, referências do sector e melhores práticas.
- Resumir as conclusões em resumos claros e acionáveis para o CEO/Gestor de RC.
- Coordenar com consultores e fornecedores para garantir actualizações atempadas e o fluxo de documentos.
Apoio de marketing e conteúdos (conforme necessário)
- Ajudar a criar apresentações de marca, materiais de formação e conjuntos de ferramentas para consultores.
- Apoiar o agendamento de redes sociais (com destaque para o LinkedIn) e um design ligeiro do Canva/PowerPoint.
Qualificações:
- Fortes capacidades de comunicação escrita e verbal em inglês.
- 3-5 anos de experiência como assistente virtual, assistente executivo ou assistente administrativo de RH.
- Experiência comprovada no apoio a executivos C-suite num ambiente de ritmo acelerado.
- É preferível a exposição ou experiência direta em ambientes de RH/consultadoria.
- Extremamente engenhoso, independente e capaz de antecipar as necessidades em vez de esperar por direcções.
- Espírito empresarial: proactivo, orientado para as soluções e confortável a trabalhar numa empresa em crescimento.
- Proficiência em Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner/Lists)
- Familiaridade com o Canva, PowerPoint e ferramentas de gestão de projectos.
- Capacidade de gerir informações sensíveis e confidenciais com absolutadiscrição.
- A experiência no QuickBooks Online é uma vantagem.