Résumé du poste :
L'assistant(e) virtuel(le) jouera un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de notre client. Ce poste requiert un excellent jugement, de solides compétences techniques et la capacité de traiter des informations confidentielles avecdiscrétion. Le candidat idéal aura une expérience de travail avec des cadres, de préférence dans le domaine des ressources humaines ou du conseil, et fera preuve d'un esprit d'entreprise - quelqu'un qui anticipe les besoins, prend des initiatives et résout les problèmes de manière indépendante sans avoir besoin de directives quotidiennes.
Détails de l'emploi :
- Travail à domicile
- Du lundi au vendredi - de 21 heures à 6 heures ou de 22 heures à 7 heures (heure de Manille)
- Après les vacances de PH
Responsabilités :
Soutien administratif et exécutif
- Servir de bras droit au directeur général, en gérant les calendriers, les priorités et les boîtes de réception.
- Anticiper les besoins, préparer des documents ou des recherches de manière proactive et assurer le suivi avec un minimum de supervision.
- Rédiger, relire et mettre en forme la correspondance et les présentations de manière à ce qu'elles soient impeccables et prêtes pour le client.
- Coordonner les réunions, les rendez-vous et lalogistiqueentre plusieurs clients et consultants.
Opérations et gestion des documents
- Organiser et maintenir des systèmes de classement électronique dans SharePoint/OneDrive.
- Appliquer et faire respecter les normes de désignation des fichiers et de contrôle des versions de PeopleWiseHR.
- Mettre en forme et préparer les documents, les politiques et les rapports relatifs aux ressources humaines en vue de leur distribution aux clients.
- Suivre et gérer les livrables des projets internes à l'aide de Microsoft Planner/Lists.
Recherche et coordination de projets
- Effectuer des recherches sur les sujets liés à la conformité des RH, les références du secteur et les meilleures pratiques.
- Résumer les résultats sous forme de notes claires et exploitables pour le directeur général/responsable des relations publiques.
- Assurer la coordination avec les consultants et les fournisseurs afin de garantir des mises à jour et un flux de documents en temps voulu.
Soutien au marketing et au contenu (selon les besoins)
- Contribuer à l'élaboration de dossiers de marque, de matériel de formation et de trousses à outils pour les consultants.
- Soutenir la programmation des médias sociaux (en particulier LinkedIn) et la conception légère de Canva/PowerPoint.
Qualifications:
- Solides compétences en matière de communication écrite et orale en anglais.
- 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant virtuel, assistant de direction ou assistant administratif RH.
- Expérience confirmée de l'assistance aux cadres de haut niveau dans un environnement en évolution rapide.
- Une exposition ou une expérience directe dans des environnements de RH/conseils est fortement souhaitée.
- Très débrouillard, indépendant et capable d'anticiper les besoins plutôt que d'attendre des directives.
- Esprit d'entreprise : proactif, orienté vers la recherche de solutions et à l'aise dans une entreprise en pleine croissance.
- Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner/Lists)
- Familiarité avec Canva, PowerPoint et les outils de gestion de projet.
- Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles avec unediscrétionabsolue.
- Une expérience de QuickBooks Online est un plus.