Résumé du poste :
Le responsable des ressources humaines et des achats soutiendra l'organisation en gérant les principales fonctions liées aux ressources humaines et en supervisant les activités d'achat conformément aux politiques de l'entreprise. Ce poste à double rôle assure le recrutement, l'intégration et le soutien des employés, tout en gérant la recherche de fournisseurs éthiques et conformes, la documentation et la coordination des contrats, en étroite collaboration avec le département des finances.
Détails de l'emploi :
Travail à domicile
Du lundi au vendredi, de 17 h à 2 h du matin, suivant les jours fériés du client.
Responsabilités :
A) Ressources humaines
Élaboration, gestion et conformité de la politique
- Élaborer et gérer des stratégies, des systèmes et des procédures globales en matière de ressources humaines dans l'ensemble de l'organisation ; veiller à l'alignement des initiatives en matière de ressources humaines sur la vision, la mission et le plan d'affaires de l'entreprise.
- Superviser les politiques en matière de ressources humaines, en veillant à la sensibilisation, au respect et à la clarté du personnel.
Gestion du cycle de vie du personnel
- Diriger les initiatives de recrutement, notamment la publication des offres d'emploi, la sélection des candidatures, la communication avec les candidats et la coordination du processus d'entretien.
- Préparer des accords contractuels pour le nouveau personnel, les vendeurs et les contractants ; organiser des séances d'orientation pour le personnel nouvellement recruté.
- Superviser le système d'évaluation annuelle des performances afin d'obtenir de bons résultats et de favoriser la croissance de l'équipe.
- Collaborer avec le personnel et la direction afin de garantir la disponibilité permanente d'opportunités de développement professionnel correspondant aux besoins de l'équipe.
- Maintenir et mettre à jour l'ensemble des données, de la documentation et des dossiers du personnel relatifs aux ressources humaines à l'aide de Zoho HRMS. Assurer un suivi précis des congés, des contrats, des cycles de performance et d'autres processus RH à travers le système.
Engagement et culture du personnel
- Organiser des activités de renforcement de l'esprit d'équipe pour favoriser un environnement de travail positif ; trouver de nouveaux moyens de créer des "espaces doux" pour la célébration et la reconnaissance de l'équipe au sein d'une structure d'équipe distante à l'échelle internationale.
- Mener des initiatives visant à diffuser largement l'information au sein de l'équipe, y compris des bulletins d'information trimestriels pour le personnel ou des séminaires en ligne.
- Répondre rapidement aux besoins et aux demandes des employés, y compris par la médiation des conflits ; mener des enquêtes sur le lieu de travail et prendre des mesures disciplinaires, le cas échéant.
Tâches administratives :
- Soutenir les tâches administratives, y compris le traitement des salaires et la coordination du calendrier de l'équipe.
- Tenir à jour des dossiers précis en matière de ressources humaines, y compris les demandes d'emploi, les contrats avec les fournisseurs, la documentation du personnel et les dossiers de congé.
- Effectuer les tâches administratives nécessaires qui lui sont confiées par le superviseur.
B) Passation de marchés
- Recherche de fournisseurs et établissement de devis : Identifier et rechercher des fournisseurs ; recueillir des offres conformément à la politique d'achat.
- Documentation sur les achats : Maintenir des dossiers précis sur les achats, y compris les devis, les communications avec les fournisseurs et les tableaux comparatifs.
- Coordination des contrats : Préparer les contrats liés à la passation de marchés sur la base du champ d'application validé et des détails concernant les fournisseurs, en utilisant les modèles approuvés. Veiller à ce que les contrats soient rédigés en temps voulu, obtenir l'approbation du directeur exécutif et transmettre les copies signées au département des finances pour le traitement des paiements et l'archivage.
- Collaboration avec les services financiers : Travailler en étroite collaboration avec les services financiers afin de garantir les contrôles de conformité, le traitement des paiements en temps voulu et le respect des politiques d'approvisionnement.
Qualifications :
- Licence en ressources humaines ou équivalent.
- Au moins 4 ans d'expérience en ressources humaines dans un organisme à but non lucratif, une start-up ou dans le secteur privé. Capacité avérée à mettre en œuvre des politiques de ressources humaines solides, à favoriser le bien-être de l'équipe et à soutenir la croissance du personnel.
- Forte préférence pour l'expérience dans des environnements distants, internationaux, multiculturels et multilingues.
- Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, avec la capacité de travailler efficacement au sein d'une main-d'œuvre très diversifiée.
- Connaissance des systèmes et bases de données RH.
- Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
- Maîtrise de l'anglais.
- Un intérêt pour la justice sociale et/ou les droits génésiques est un plus. (bon à savoir)