Zusammenfassung der Position:
Der HR- und Beschaffungsbeauftragte unterstützt die Organisation durch die Verwaltung zentraler Personalfunktionen und die Überwachung der Beschaffungsaktivitäten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien. In dieser Doppelfunktion sorgt er für eine reibungslose Rekrutierung, Einarbeitung und Unterstützung der Mitarbeiter und kümmert sich in enger Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung um die ethische und konforme Beschaffung von Lieferanten, die Dokumentation und die Koordination von Verträgen.
Job-Details:
Arbeit von zu Hause aus
Montag bis Freitag | 5 PM - 2 AM | Nach Kundenferien
Zuständigkeiten:
A) Humanressourcen
Entwicklung, Verwaltung und Einhaltung von Richtlinien
- Entwicklung und Verwaltung allgemeiner HR-Strategien, -Systeme und -Verfahren in der gesamten Organisation; Gewährleistung der Abstimmung von HR-Initiativen mit der Vision, dem Auftrag und dem Geschäftsplan des Unternehmens
- Beaufsichtigung der Personalpolitik und Sicherstellung, dass die Mitarbeiter diese kennen, einhalten und verstehen.
Management des Lebenszyklus von Mitarbeitern
- Leitung von Einstellungsinitiativen, einschließlich: Stellenausschreibung, Überprüfung von Bewerbungen, Kommunikation mit den Bewerbern und Koordinierung des Bewerbungsprozesses.
- Vorbereitung von Vertragsvereinbarungen für neue Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer; Durchführung von Orientierungsveranstaltungen für neu eingestellte Mitarbeiter.
- Beaufsichtigung des jährlichen Leistungsbeurteilungssystems, um hohe Leistungen und das Wachstum des Teams zu fördern.
- Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und der Geschäftsleitung, um die ständige Verfügbarkeit von Weiterbildungsmöglichkeiten zu gewährleisten, die den Bedürfnissen des Teams entsprechen.
- Pflegen und aktualisieren Sie alle personalbezogenen Daten, Unterlagen und Personalakten mit Zoho HRMS. Sicherstellung der genauen Verfolgung von Urlaub, Verträgen, Leistungszyklen und anderen HR-Prozessen über das System.
Engagement und Mitarbeiterkultur
- Organisation von Teambuilding-Aktivitäten zur Förderung eines positiven Arbeitsumfelds; Suche nach neuen Wegen zur Schaffung von "weichen Räumen" für Teamfeiern und Anerkennung in einer international verteilten Teamstruktur.
- Leitung von Initiativen zur Verbreitung von Informationen innerhalb des Teams, z. B. vierteljährliche Mitarbeiter-Newsletter oder Webinare.
- Unverzügliches Eingehen auf die Bedürfnisse und Anfragen der Mitarbeiter, einschließlich der Vermittlung bei Konflikten; bei Bedarf Durchführung von Untersuchungen am Arbeitsplatz und von Disziplinarmaßnahmen.
Administrative Aufgaben:
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben, einschließlich Gehaltsabrechnung und Koordination des Teamkalenders.
- Führen Sie genaue Personalakten, einschließlich Bewerbungen, Lieferantenverträge, Personalunterlagen und Urlaubsakten.
- Erledigung der vom Vorgesetzten zugewiesenen notwendigen Verwaltungsaufgaben.
B) Beschaffung
- Beschaffung von Anbietern und Angeboten: Identifizierung und Beschaffung von Anbietern; Einholung von Angeboten gemäß den Beschaffungsrichtlinien.
- Dokumentation der Beschaffung: Führen Sie genaue Beschaffungsunterlagen, einschließlich Angebote, Lieferantenkommunikation und Vergleichstabellen.
- Vertragskoordination: Vorbereitung von beschaffungsbezogenen Verträgen auf der Grundlage des validierten Umfangs und der Details der Lieferanten unter Verwendung genehmigter Vorlagen. Sicherstellung der rechtzeitigen Erstellung von Verträgen, Einholung der Zustimmung des Exekutivdirektors und Weiterleitung der unterzeichneten Kopien an die Finanzabteilung zur Zahlungsabwicklung und Buchführung.
- Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung: Arbeiten Sie eng mit der Finanzabteilung zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften, die rechtzeitige Zahlungsabwicklung und die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien zu gewährleisten.
Qualifikationen:
- Bachelor-Abschluss in Personalwesen oder gleichwertiger Abschluss.
- Mindestens 4 Jahre Erfahrung im Personalwesen in einer gemeinnützigen Einrichtung, einem Start-up oder in der Privatwirtschaft. Nachgewiesene Fähigkeit zur Umsetzung einer soliden Personalpolitik, zur Förderung des Wohlbefindens des Teams und zur Unterstützung der Mitarbeiterentwicklung.
- Starke Präferenz für Erfahrungen in einem abgelegenen, internationalen, multikulturellen und mehrsprachigen Umfeld.
- Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, in einer sehr heterogenen Belegschaft effektiv zu arbeiten.
- Kenntnisse von HR-Systemen und Datenbanken.
- Ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten.
- Fließend in Englisch.
- Interesse an sozialer Gerechtigkeit und/oder reproduktiven Rechten ist von Vorteil. (schön zu haben)