Functieoverzicht:
De HR en Procurement Officer ondersteunt de organisatie bij het beheer van de belangrijkste HR-functies en houdt toezicht op de inkoopactiviteiten in overeenstemming met het bedrijfsbeleid. Deze tweeledige functie zorgt voor een soepele werving, indiensttreding en ondersteuning van werknemers, terwijl je ook ethische en conforme leveranciersinkoop, documentatie en contractcoördinatie beheert in nauwe samenwerking met de financiële afdeling.
Functie details:
Thuiswerken
Maandag tot vrijdag | 5 PM - 2 AM | Na feestdagen van de klant
Verantwoordelijkheden:
A) Personeelszaken
Beleidsontwikkeling, -beheer en -naleving
- Ontwikkelen en beheren van algemene HR-strategieën, -systemen en -procedures voor de hele organisatie; zorgen voor afstemming van HR-initiatieven op de visie, missie en het bedrijfsplan van het bedrijf
- Houdt toezicht op het personeelsbeleid en zorgt ervoor dat het personeel zich bewust is van het beleid, het naleeft en het duidelijk is.
Levenscyclusbeheer personeel
- Leiding geven aan aanwervingsinitiatieven, waaronder: adverteren voor vacatures, sollicitatiescreening, communicatie met kandidaten en coördinatie van sollicitatiegesprekken.
- Contractovereenkomsten voorbereiden voor nieuw personeel, leveranciers en aannemers; oriëntaties uitvoeren voor nieuw aangeworven personeel.
- Toezicht houden op het jaarlijkse prestatiebeoordelingssysteem om goede prestaties te stimuleren en de groei van het team te bevorderen.
- Samenwerken met personeel en management om ervoor te zorgen dat er voortdurend mogelijkheden voor professionele ontwikkeling beschikbaar zijn die aansluiten bij de behoeften van het team.
- Alle HR-gerelateerde gegevens, documentatie en personeelsdossiers onderhouden en bijwerken met Zoho HRMS. Zorg ervoor dat verlof, contracten, prestatiecycli en andere HR-processen nauwkeurig worden bijgehouden via het systeem.
Betrokkenheid en personeelscultuur
- Organiseer teambuildingactiviteiten om een positieve werkomgeving te bevorderen; vind nieuwe manieren om "soft spaces" te bouwen voor teamviering en erkenning binnen een internationaal afgelegen teamstructuur.
- Het voortouw nemen bij initiatieven om informatie breed te delen binnen het team, zoals driemaandelijkse personeelsnieuwsbrieven of webinars.
- Onmiddellijk reageren op behoeften en vragen van werknemers, inclusief conflictbemiddeling; waar nodig onderzoeken op de werkplek en disciplinaire maatregelen afhandelen.
Administratieve taken:
- Ondersteunen bij administratieve taken, waaronder salarisverwerking en coördinatie van teamagenda's.
- Nauwkeurige personeelsdossiers bijhouden, waaronder sollicitaties, leverancierscontracten, personeelsdocumentatie en verlofdossiers.
- De nodige administratieve taken uitvoeren die worden toegewezen door de supervisor.
B) Inkoop
- Verkopers zoeken en offertes maken: Leveranciers identificeren en zoeken; offertes verzamelen volgens het inkoopbeleid.
- Inkoopdocumentatie: Nauwkeurige inkoopdocumenten bijhouden, inclusief offertes, communicatie met leveranciers en vergelijkende grafieken.
- Contractcoördinatie: Voorbereiden van inkoopgerelateerde contracten op basis van gevalideerde reikwijdte en leveranciersdetails, met behulp van goedgekeurde sjablonen. Zorg ervoor dat contracten op tijd worden opgesteld, zorg ervoor dat de directeur zijn handtekening zet en deel ondertekende exemplaren met de financiële afdeling voor het verwerken van betalingen en het bijhouden van gegevens.
- Samenwerking met Financiën: Werk nauw samen met Finance om te zorgen voor nalevingscontroles, tijdige verwerking van betalingen en naleving van het inkoopbeleid.
Kwalificaties:
- Bachelordiploma in personeelszaken of gelijkwaardig.
- Minimaal 4 jaar ervaring op het gebied van personeelszaken in een non-profit, startende onderneming of in de particuliere sector. Bewezen vermogen om sterk HR-beleid te implementeren, teamwelzijn te bevorderen en de groei van medewerkers te ondersteunen.
- Sterke voorkeur voor ervaring in afgelegen, internationale, multiculturele en meertalige omgevingen.
- Sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden met het vermogen om effectief te werken onder een zeer divers personeelsbestand.
- Kennis van HR-systemen en databases.
- Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden.
- Vloeiend in Engels.
- Interesse in sociale rechtvaardigheid en/of reproductieve rechten is een pluspunt. (leuk om te hebben)