Functieoverzicht:
De Virtuele Assistent speelt een sleutelrol in de ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van onze klant. Deze functie vereist een uitstekend beoordelingsvermogen, sterke technische vaardigheid en het vermogen omdiscreetom te gaan met vertrouwelijke informatie. De juiste kandidaat heeft ervaring met het werken met leidinggevenden, bij voorkeur in HR- of consultancyomgevingen, en beschikt over een ondernemersgeest - iemand die anticipeert op behoeften, initiatief neemt en zelfstandig problemen oplost zonder dat hij of zij dagelijks aanwijzingen nodig heeft.
Functie details:
- Thuiswerken
- Maandag tot vrijdag van 9 tot 6 uur of van 22 tot 7 uur (Manillatijd)
- Naar aanleiding van PH Feestdagen
Verantwoordelijkheden:
Uitvoerende en administratieve ondersteuning
- Als rechterhand van de CEO fungeren en agenda's, prioriteiten en inboxen beheren.
- Anticiperen op behoeften, proactief documenten of onderzoek voorbereiden en dit opvolgen met minimaal toezicht.
- Correspondentie en presentaties opstellen, proeflezen en opmaken op een gepolijste, klantklare manier.
- Vergaderingen, afspraken enlogistiekcoördineren voor meerdere klanten en consultants.
Operaties en documentbeheer
- Organiseren en onderhouden van elektronische archiveringssystemen in SharePoint/OneDrive.
- Toepassen en handhaven van PeopleWiseHR bestandsnamen en versiebeheerstandaarden.
- HR-documenten, beleidsregels en rapporten opmaken en voorbereiden voor distributie naar de klant.
- Traceer en beheer interne projectresultaten met behulp van Microsoft Planner/Lijsten.
Onderzoek en projectcoördinatie
- Onderzoek doen naar HR-compliance onderwerpen, industrie benchmarks en best practices.
- Bevindingen samenvatten in duidelijke, bruikbare briefings voor CEO/CR Manager.
- Coördineren met consultants en leveranciers om tijdige updates en documentstromen te garanderen.
Marketing- en inhoudsondersteuning (naar behoefte)
- Assisteren bij branded decks, trainingsmateriaal en toolkits voor consultants.
- Ondersteuning bij het plannen van sociale media (LinkedIn focus) en licht Canva/PowerPoint ontwerp.
Kwalificaties:
- Sterke schriftelijke en verbale Engelse communicatievaardigheden.
- 3-5 jaar ervaring als Virtuele Assistent, Executive Assistant of HR Administrative Assistant.
- Aantoonbare ervaring met het ondersteunen van C-suite executives in een snelle omgeving.
- Blootstelling aan of directe ervaring in HR/consulting-omgevingen heeft een sterke voorkeur.
- Zeer vindingrijk, onafhankelijk en in staat om te anticiperen op behoeften in plaats van te wachten op aanwijzingen.
- Ondernemersmentaliteit: proactief, oplossingsgericht en comfortabel in een groeiend bedrijf.
- Bedrevenheid in Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner/Lijsten)
- Bekendheid met Canva, PowerPoint en projectmanagementtools.
- In staat zijn om gevoelige en vertrouwelijke informatie met absolutediscretiete beheren.
- Ervaring met QuickBooks Online is een pluspunt.