Zusammenfassung der Position:
Der virtuelle Assistent spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des Tagesgeschäfts unseres Kunden. Diese Aufgabe erfordert ein ausgezeichnetes Urteilsvermögen, ausgeprägte technische Kenntnisse und die Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretionzu behandeln. Der richtige Kandidat hat Erfahrung in der Arbeit mit Führungskräften, vorzugsweise im Personalwesen oder in der Beratung, und bringt Unternehmergeist mit - jemand, der Bedürfnisse voraussieht, die Initiative ergreift und Probleme selbstständig löst, ohne tägliche Anweisungen zu benötigen.
Job Details:
- Arbeit von zu Hause aus
- Montag bis Freitag | 9 PM bis 6 AM oder 10 PM bis 7 AM (Manila Zeit)
- Folgende PH-Ferien
Verantwortlichkeiten:
Unterstützung von Führungskräften und Verwaltung
- Sie sind die rechte Hand des CEO und verwalten Kalender, Prioritäten und Posteingänge.
- Antizipieren von Bedürfnissen, proaktives Vorbereiten von Dokumenten oder Recherchen und Befolgen von Anweisungen mit einem Minimum an Aufsicht.
- Verfassen, Korrekturlesen und Formatieren von Korrespondenz und Präsentationen in ausgefeilter, kundengerechter Form.
- Koordinierung von Besprechungen, Terminen undLogistikfür mehrere Kunden und Berater.
Betrieb & Dokumentenmanagement
- Organisieren und pflegen Sie elektronische Ablagesysteme in SharePoint/OneDrive.
- Anwendung und Durchsetzung von PeopleWiseHR-Dateibenennungs- und Versionskontrollstandards.
- Formatieren und Vorbereiten von HR-Dokumenten, Richtlinien und Berichten zur Verteilung an Kunden.
- Verfolgung und Verwaltung interner Projektleistungen mit Microsoft Planner/Listen.
Forschung & Projektkoordination
- Durchführung von Recherchen zu HR-Compliance-Themen, Branchen-Benchmarks und bewährten Verfahren.
- Zusammenfassung der Ergebnisse in klaren, umsetzbaren Berichten für den CEO/CR Manager.
- Koordinierung mit Beratern und Anbietern, um rechtzeitige Aktualisierungen und den Dokumentenfluss zu gewährleisten.
Marketing & Content Support (nach Bedarf)
- Unterstützung bei der Erstellung von Markendecks, Schulungsmaterialien und Berater-Toolkits.
- Unterstützung bei der Planung sozialer Medien (Schwerpunkt LinkedIn) und leichte Gestaltung mit Canva/PowerPoint.
Qualifikationen:
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
- 3-5 Jahre Erfahrung als virtueller Assistent, Assistent der Geschäftsleitung oder HR-Verwaltungsassistent.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von C-Suite-Führungskräften in einem schnelllebigen Umfeld.
- Erfahrung im Bereich Personalwesen/Beratung oder direkte Erfahrung in diesem Bereich sind von Vorteil.
- Äußerst einfallsreich, unabhängig und in der Lage, Bedürfnisse vorauszusehen, anstatt auf Anweisungen zu warten.
- Unternehmerisches Denken: proaktiv, lösungsorientiert und Freude an der Arbeit in einem wachsenden Unternehmen.
- Beherrschung von Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Planer/Listen)
- Vertrautheit mit Canva, PowerPoint und Projektmanagement-Tools.
- Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen mit absoluter Diskretionzu behandeln.
- Erfahrung mit QuickBooks Online ist ein Plus.