Resumen del puesto:
El Asistente Virtual desempeñará un papel clave en el apoyo a las operaciones diarias de nuestro cliente. Este puesto requiere un juicio excelente, una gran competencia técnica y la capacidad de manejar información confidencial condiscreción. El candidato adecuado tendrá experiencia trabajando con ejecutivos, preferiblemente en entornos de RRHH o consultoría, y aportará un espíritu emprendedor - alguien que se anticipa a las necesidades, toma la iniciativa y resuelve problemas de forma independiente sin requerir dirección diaria.
Detalles del trabajo:
- Trabajar desde casa
- De lunes a viernes | de 9 PM a 6 AM o de 10 PM a 7 AM (hora de Manila)
- Después de Fiestas PH
Responsabilidades:
Apoyo ejecutivo y administrativo
- Servir de mano derecha del Director General, gestionando calendarios, prioridades y bandejas de entrada.
- Anticiparse a las necesidades, preparar documentos o investigaciones de forma proactiva y realizar el seguimiento con una supervisión mínima.
- Redactar, corregir y dar formato a la correspondencia y las presentaciones de una manera pulida y preparada para el cliente.
- Coordinar reuniones, citas ylogísticaentre múltiples clientes y asesores.
Operaciones y gestión de documentos
- Organizar y mantener sistemas de archivo electrónico en SharePoint/OneDrive.
- Aplicar y hacer cumplir las normas de nomenclatura de archivos y control de versiones de PeopleWiseHR.
- Formatear y preparar entregables, políticas e informes de RRHH para su distribución a los clientes.
- Seguimiento y gestión de los entregables de los proyectos internos mediante Microsoft Planner/Lists.
Investigación y coordinación de proyectos
- Llevar a cabo investigaciones sobre temas de cumplimiento de RR.HH., puntos de referencia del sector y mejores prácticas.
- Resumir los resultados en informes claros y prácticos para el Director General o el Director de Relaciones con los Clientes.
- Coordinarse con consultores y proveedores para garantizar la puntualidad de las actualizaciones y el flujo de documentos.
Apoyo en marketing y contenidos (según sea necesario)
- Colaboración en la elaboración de presentaciones de marca, materiales de formación y conjuntos de herramientas para consultores.
- Apoyo en la programación de redes sociales (enfoque en LinkedIn) y diseño ligero en Canva/PowerPoint.
Cualificaciones:
- Gran capacidad de comunicación escrita y verbal en inglés.
- 3-5 años de experiencia como Asistente Virtual, Asistente Ejecutivo o Asistente Administrativo de RRHH.
- Experiencia demostrada en el apoyo a ejecutivos de alto nivel en un entorno de ritmo rápido.
- Se valorará positivamente la experiencia directa en entornos de RRHH/consultoría.
- Muy ingenioso, independiente y capaz de anticiparse a las necesidades en lugar de esperar instrucciones.
- Mentalidad emprendedora: proactiva, orientada a la búsqueda de soluciones y cómoda trabajando en una empresa en crecimiento.
- Dominio de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner/Lists).
- Familiaridad con Canva, PowerPoint y herramientas de gestión de proyectos.
- Capacidad para gestionar información sensible y confidencial con absolutadiscreción.
- Se valorará la experiencia en QuickBooks Online.