Contabilista

Resumo da posição:

Estamos à procura de um contabilista altamente organizado e orientado para os pormenores para gerir e manter a exatidão dos nossos registos financeiros, com uma forte incidência no QuickBooks Online (QBO). Esta função requer a responsabilidade pelas tarefas diárias de contabilidade, reconciliações e relatórios, garantindo que todos os dados financeiros sejam precisos, actualizados e alinhados com as necessidades da liderança.

O candidato ideal é proactivo, comunicativo e orientado para os processos - alguém que garante clareza, transparência e controlo sobre as operações financeiras da empresa, melhorando continuamente os sistemas e a eficiência.

Detalhes do trabalho:
Trabalhar a partir de casa
De segunda a sexta-feira, das 23h às 8h (horário de Manila)

Responsabilidades:
1. Gestão do QuickBooks Online (QBO)

• Supervisionar todas as funções do QBO, incluindo contas de fornecedores, facturas, depósitos, ordens de compra, reconciliações e relatórios.
• Atualizar os custos dos produtos nas facturas dos fornecedores, nos pedidos de compra e na lista de Produtos e Serviços.
• Manter a exatidão dos registos de inventário, despesas e receitas.

2. Transacções e categorização

• Registar e classificar todas as despesas comerciais (facturas de fornecedores, expedição, embalagem, assinaturas, viagens).
• Registar todos os fluxos de rendimento dos canais de venda a retalho e por grosso.
• Aperfeiçoar e manter a coerência das categorias para uma comunicação clara.

3. Faturação e pagamentos

• Acompanhar as facturas em aberto e em atraso e preparar um relatório semanal de contas a receber.
• Aplicar os pagamentos e assegurar a exatidão das contas a receber.
• Colaborar com a direção na emissão de facturas e no acompanhamento dos pagamentos.

4. Facturas de fornecedores (fluxo de trabalho dividido)

• Introduzir facturas, anexar facturas de fornecedores e atualizar custos de artigos.
• Manter uma lista semanal de facturas vencidas e marcar as facturas como pagas após o processamento.
• Coordenar com a direção, que receberá os artigos no QBO quando as mercadorias chegarem.

5. Reconciliações bancárias e de crédito

• Reconciliar todas as contas (banco, cartão de crédito, PayPal, Shopify) mensalmente.
• Identificar e resolver discrepâncias de forma proactiva.

6. Relatórios

• Preparar e apresentar um painel de controlo financeiro semanal que resuma:
• Facturas em aberto e saldos em atraso
• Contas a pagar
• Resumo das despesas
• Estado da reconciliação
• Perspectivas de fluxo de caixa para 2-4 semanas
• Realizar controlos financeiros bissemanais com a direção.
• Elaborar relatórios financeiros mensais, incluindo os resultados e o balanço.

7. Conformidade e apoio fiscal

• Preparar relatórios trimestrais sobre o imposto sobre as vendas.
• Apoiar o CPA no fecho do ano e na preparação do 1099.
• Preparar as despesas anuais para o contabilista.

8. Propriedade proactiva

• Solicitar facturas, recibos ou esclarecimentos em falta, se necessário.
• Identificar problemas recorrentes e sugerir melhorias no processo.
• Manter uma comunicação consistente e proactiva com a liderança.
• Assegurar que as contas grossistas têm certificados de revenda - compilar uma lista de contas que necessitam de certificados e acompanhar os líderes até que estes estejam actualizados.

9. Recuperação e limpeza

• Rever e limpar dados históricos (facturas, reconciliações, desfasamentos de inventário).
• Assegurar que todos os registos financeiros estão totalmente actualizados e são exactos para o futuro.

10. Centro de registos centralizado

• Desenvolver e manter pastas digitais organizadas (Drive/Dropbox) por ano → mês → fornecedor.
• Alinhar todos os registos e anexos com a documentação do QBO.

11. Monitorização das despesas e informações

• Acompanhe as subscrições recorrentes e os pagamentos de fornecedores.
• Identificar e assinalar actividades de despesas invulgares ou picos de custos.

12. Criação de SOPs / Playbook

• Crie listas de verificação e PONs concisos de uma página para os principais fluxos de trabalho:
• Preparação do painel de controlo semanal
• Processamento de facturas do fornecedor
• Reconciliações
• Encerramento do mês
• Acompanhamento das contas a receber
• Assegurar uma fácil continuidade e cobertura das tarefas contabilísticas.

Qualificações:

• Experiência comprovada como contabilista ou contabilista a tempo inteiro (mais de 2 anos).
• Forte proficiência em QuickBooks Online - incluindo reconciliação, relatórios e gestão de custos de produtos.
• Compreensão da contabilidade relacionada com o inventário (Shopify ou similar).
• A experiência em criar ou melhorar procedimentos operacionais normalizados (SOP) e documentação de processos é uma vantagem.
• Familiaridade com a organização do armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox).
• Capacidade para efetuar análises financeiras de base e identificar tendências ou anomalias nas despesas.
• Competência em matéria de previsão de fluxos de tesouraria e de elaboração de orçamentos.
• Excelente atenção aos pormenores e capacidade de organização.
• Hábitos sólidos de comunicação e de acompanhamento.
• Experiência na preparação de demonstrações financeiras e no apoio a contabilistas externos.
• Proactivo e independente com supervisão mínima.