Boekhouder

Functieoverzicht:

We zijn op zoek naar een zeer goed georganiseerde, detailgerichte boekhouder die onze financiële administratie beheert en accuraat houdt, met een sterke focus op QuickBooks Online (QBO). Deze functie vereist verantwoordelijkheid voor dagelijkse boekhoudkundige taken, aansluitingen en rapportage, terwijl je ervoor zorgt dat alle financiële gegevens accuraat en up-to-date zijn en in lijn met de behoeften van het management.

De ideale kandidaat is proactief, communicatief en procesgedreven - iemand die zorgt voor duidelijkheid, transparantie en controle over de financiële activiteiten van het bedrijf en tegelijkertijd voortdurend systemen en efficiëntie verbetert.

Functie details:
Thuiswerken
Maandag tot vrijdag van 11 uur 's avonds tot 8 uur 's ochtends (Manilla-tijd)

Verantwoordelijkheden:
1. Beheer van QuickBooks Online (QBO)

• Toezicht houden op alle QBO-functies, waaronder leveranciersfacturen, facturen, stortingen, inkooporders (PO's), aansluitingen en rapportage.
• Werk de productkosten bij op leveranciersfacturen, PO's en in de lijst Producten & Diensten.
• Zorg voor nauwkeurige inventarisatie-, uitgaven- en inkomstenbestanden.

2. Transacties en categorisatie

• Noteer en categoriseer alle zakelijke uitgaven (facturen van leveranciers, verzending, verpakking, abonnementen, reizen).
• Registreer alle inkomstenstromen uit de detailhandel en groothandel.
• Categorieconsistentie verfijnen en onderhouden voor duidelijke rapportage.

3. Facturatie en betalingen

• Openstaande en achterstallige facturen bijhouden en een wekelijks debiteurenrapport opstellen.
• Betalingen uitvoeren en ervoor zorgen dat debiteuren correct worden betaald.
• Samenwerken met de leidinggevenden bij de uitgifte van facturen en de follow-up van betalingen.

4. Facturen van leveranciers (gesplitste workflow)

• Facturen invoeren, facturen van leveranciers bijvoegen en itemkosten bijwerken.
• Een wekelijkse lijst bijhouden van te betalen facturen en deze na verwerking als betaald markeren.
• Coördineer met de leiding wie de artikelen in QBO ontvangt wanneer de goederen arriveren.

5. Bank- en kredietafstemmingen

• Maandelijks alle rekeningen controleren (bank, creditcard, PayPal, Shopify).
• Proactief afwijkingen identificeren en oplossen.

6. Rapportage

• Wekelijks een financieel dashboard voorbereiden en leveren met een samenvatting:
• Openstaande facturen en achterstallige saldi
• Verschuldigde rekeningen
• Overzicht kosten
• Afstemmingsstatus
• Kasstroomvooruitzichten 2-4 weken
• Tweewekelijkse financiële controle met het leiderschap.
• Maandelijkse financiële rapporten maken, inclusief winst- en verliesrekening en balans.

7. Naleving en belastingondersteuning

• Driemaandelijkse omzetbelastingrapporten opstellen.
• CPA ondersteunen bij het afsluiten van het boekjaar en het voorbereiden van 1099.
• Jaarlijkse uitgaven voorbereiden voor de accountant.

8. Proactief eigenaarschap

• Zo nodig ontbrekende facturen, ontvangstbewijzen of verduidelijkingen opvragen.
• Signaleer terugkerende problemen en stel procesverbeteringen voor.
• Zorg voor consistente en proactieve communicatie met het leiderschap.
• Zorg ervoor dat groothandelsaccounts doorverkoopcertificaten hebben - stel een lijst samen van accounts die dit nodig hebben en volg de leiding op totdat deze certificaten up-to-date zijn.

9. Inhalen en opruimen

• Historische gegevens controleren en opschonen (facturen, aansluitingen, inventarisfouten).
• Ervoor zorgen dat alle financiële gegevens volledig up-to-date en accuraat zijn.

10. Centrale Record Hub

• Ontwikkel en onderhoud georganiseerde digitale mappen (Drive/Dropbox) per jaar → maand → leverancier.
• Stem alle records en bijlagen af op de documentatie van QBO.

11. Kostenbewaking en inzichten

• Track terugkerende abonnementen en leveranciersbetalingen.
• Ongebruikelijke uitgaven of kostenpieken identificeren en signaleren.

12. SOP's / Draaiboek maken

• Maak beknopte checklists en SOP's van 1 pagina voor belangrijke workflows:
• Wekelijks dashboard voorbereiden
• Verwerking van leveranciersfacturen
• Afstemmingen
• Maandafsluiting
• Follow-ups van debiteuren
• Zorg voor eenvoudige continuïteit en dekking voor boekhoudtaken.

Kwalificaties:

• Aantoonbare ervaring als boekhouder of integraal boekhouder (2+ jaar).
• Goede kennis van QuickBooks Online, inclusief reconciliatie, rapportage en productkostenbeheer.
• Inzicht in voorraadadministratie (Shopify of vergelijkbaar).
• Ervaring met het maken of verbeteren van standaard operationele procedures (SOP's) en procesdocumentatie is een voordeel.
• Bekendheid met het organiseren van cloudopslag (Google Drive, Dropbox).
• In staat zijn om elementaire financiële analyses uit te voeren en trends of afwijkingen in uitgaven te identificeren.
• Kennis van cashflowprognoses en budgettering.
• Uitstekende aandacht voor detail en organisatorische vaardigheden.
• Sterke communicatie- en opvolggewoonten.
• Ervaring met het opstellen van jaarrekeningen en het ondersteunen van externe accountants.
• Proactief en zelfstandig met minimale supervisie.