Comptable

Résumé du poste :

Nous recherchons un(e) comptable très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour gérer et maintenir l'exactitude de nos dossiers financiers, en mettant l'accent sur QuickBooks Online (QBO). Ce poste nécessite la prise en charge des tâches comptables quotidiennes, des rapprochements et des rapports, tout en veillant à ce que toutes les données financières soient exactes, à jour et alignées sur les besoins de la direction.

Le candidat idéal est proactif, communicatif et axé sur les processus - quelqu'un qui assure la clarté, la transparence et le contrôle des opérations financières de l'entreprise tout en améliorant continuellement les systèmes et l'efficacité.

Détails de l'emploi :
Travail à domicile
Du lundi au vendredi, de 23 heures à 8 heures (heure de Manille)

Responsabilités:
1. Gestion de QuickBooks Online (QBO)

• Superviser toutes les fonctions du QBO, y compris les factures des fournisseurs, les dépôts, les bons de commande, les rapprochements et les rapports.
• Mettre à jour les coûts des produits sur les factures des fournisseurs, les bons de commande et dans la liste des produits et services.
• Maintenir l'exactitude des registres d'inventaire, de dépenses et de recettes.

2. Transactions et catégorisation

• Enregistrez et classez toutes les dépenses professionnelles (factures des fournisseurs, frais d'expédition, d'emballage, abonnements, voyages).
• Enregistrer tous les flux de revenus provenant des canaux de vente au détail et en gros.
• Affiner et maintenir la cohérence des catégories pour des rapports clairs.

3. Facturation et paiements

• Suivre les factures ouvertes et en souffrance et préparer un rapport hebdomadaire sur les créances.
• Appliquer les paiements et veiller à l'exactitude des comptes débiteurs.
• Collaborer avec la direction pour l'émission des factures et le suivi des paiements.

4. Factures des fournisseurs (flux de travail fractionné)

• Saisissez des factures, joignez des factures de fournisseurs et mettez à jour les coûts des articles.
• Tenir à jour une liste hebdomadaire des factures à payer et marquer les factures comme payées après traitement.
• Coordonner avec la direction, qui recevra les articles dans QBO lorsque les marchandises arriveront.

5. Rapprochements bancaires et de crédit

• Rapprocher tous les comptes (banque, carte de crédit, PayPal, Shopify) mensuellement.
• Identifier et résoudre les divergences de manière proactive.

6. Rapports

• Préparer et fournir un tableau de bord financier hebdomadaire résumant :
• Factures ouvertes et soldes en souffrance
• Factures à payer
• Résumé des dépenses
• État de rapprochement
• Perspectives de flux de trésorerie à 2-4 semaines
• Effectuer des contrôles financiers bihebdomadaires avec les dirigeants.
• Produire des rapports financiers mensuels, y compris le compte de résultat et le bilan.

7. Conformité et soutien fiscal

• Préparer les rapports trimestriels sur la taxe de vente.
• Soutenir l'expert-comptable lors de la clôture de l'exercice et de la préparation des 1099.
• Préparer les dépenses annuelles pour le comptable.

8. Propriété proactive

• Demander les factures manquantes, les reçus ou les clarifications nécessaires.
• Repérer les problèmes récurrents et suggérer des améliorations de processus.
• Maintenir une communication cohérente et proactive avec les dirigeants.
• S'assurer que les comptes de gros disposent de certificats de revente - dresser une liste des comptes qui en ont besoin et assurer le suivi avec les responsables jusqu'à ce que les certificats soient à jour.

9. Rattrapage et nettoyage

• Examiner et nettoyer les données historiques (factures, rapprochements, écarts d'inventaire).
• Veiller à ce que tous les documents financiers soient parfaitement à jour et exacts pour l'avenir.

10. Centre d'enregistrement centralisé

• Développer et maintenir des dossiers numériques organisés (Drive/Dropbox) par année → mois → fournisseur.
• Aligner tous les enregistrements et les pièces jointes sur la documentation QBO.

11. Suivi et analyse des dépenses

• Suivre les abonnements récurrents et les paiements des fournisseurs.
• Identifier et signaler les dépenses inhabituelles ou les hausses de coûts.

12. Création de SOPs / Playbook

• Élaborer des listes de contrôle concises d'une page et des procédures opérationnelles normalisées pour les principaux flux de travail :
• Préparation du tableau de bord hebdomadaire
• Traitement des factures des fournisseurs
• Rapprochements
• Clôture du mois
• Suivi des comptes débiteurs
• Assurer une continuité et une couverture aisées des tâches comptables.

Qualifications :

• Expérience confirmée en tant que comptable ou comptable à part entière (2 ans ou plus).
• Excellente maîtrise de QuickBooks Online, notamment en ce qui concerne le rapprochement, les rapports et la gestion des coûts des produits.
• Compréhension de la comptabilité des stocks (Shopify ou similaire).
• Une expérience de la création ou de l'amélioration des procédures opérationnelles normalisées (POS) et de la documentation des processus est un atout.
• Familiarité avec l'organisation du stockage en nuage (Google Drive, Dropbox).
• Capacité à effectuer des analyses financières de base et à identifier les tendances ou les anomalies dans les dépenses.
• Compétence en matière de prévisions de trésorerie et de budgétisation.
• Excellent souci du détail et sens de l'organisation.
• Solides habitudes de communication et de suivi.
• Expérience de la préparation des états financiers et de l'assistance aux comptables externes.
• Proactif et indépendant avec un minimum de supervision.