Contable

Resumen del puesto:

Buscamos un contable muy organizado y detallista para gestionar y mantener la precisión de nuestros registros financieros, con especial atención a QuickBooks Online (QBO). Este papel requiere la propiedad de las tareas diarias de contabilidad, conciliaciones y presentación de informes al tiempo que garantiza que todos los datos financieros son precisos, actualizados y alineados con las necesidades de liderazgo.

El candidato ideal es proactivo, comunicativo y orientado a los procesos, alguien que garantice la claridad, la transparencia y el control de las operaciones financieras de la empresa al tiempo que mejora continuamente los sistemas y la eficiencia.

Detalles del trabajo:
Trabajo desde casa
Lunes a Viernes | 11 PM to 8AM (Manila Time)

Responsabilidades:
1. Gestión de QuickBooks Online (QBO)

• Supervisar todas las funciones de QBO, incluyendo facturas de proveedores, depósitos, órdenes de compra (PO), conciliaciones e informes.
• Actualice los costes de los productos en las facturas de proveedores, en los pedidos y en la lista de Productos y Servicios.
• Mantener la precisión en los registros de inventario, gastos e ingresos.

2. Transacciones y categorización

• Registre y clasifique todos los gastos empresariales (facturas de proveedores, envíos, embalajes, suscripciones, viajes).
• Registre todos los flujos de ingresos procedentes de los canales minorista y mayorista.
• Perfeccionar y mantener la coherencia de las categorías para elaborar informes claros.

3. Facturación y pagos

• Seguimiento de las facturas pendientes y vencidas y elaboración de un informe semanal de cuentas por cobrar.
• Aplicar los pagos y garantizar la exactitud de las cuentas por cobrar.
• Colaborar con la dirección en la emisión de facturas y el seguimiento de los pagos.

4. Facturas de proveedores (flujo de trabajo dividido)

• Introduzca facturas, adjunte facturas de proveedores y actualice los costes de los artículos.
• Mantener una lista semanal de facturas vencidas y marcar las facturas como pagadas una vez procesadas.
• Coordine con la dirección quién recibirá los artículos en QBO cuando lleguen las mercancías.

5. Conciliaciones bancarias y crediticias

• Conciliar todas las cuentas (banco, tarjeta de crédito, PayPal, Shopify) mensualmente.
• Identificar y resolver las discrepancias de forma proactiva.

6. Informes

• Preparar y entregar un Cuadro de Mando Financiero Semanal que resuma:
• Facturas pendientes y saldos vencidos
• Vencimiento de facturas
• Resumen de gastos
• Estado de la conciliación
• Perspectivas de tesorería a 2-4 semanas
• Llevar a cabo comprobaciones financieras quincenales con la dirección.
• Elaborar informes financieros mensuales, incluidos el balance de pérdidas y ganancias y el balance de situación.

7. Cumplimiento y apoyo fiscal

• Preparar informes trimestrales sobre el impuesto sobre las ventas.
• Apoyo al CPA en el cierre del ejercicio y la preparación del 1099.
• Preparar los gastos anuales para el contable.

8. Propiedad proactiva

• Solicitar facturas, recibos o aclaraciones que falten, según sea necesario.
• Señale los problemas recurrentes y sugiera mejoras de los procesos.
• Mantener una comunicación coherente y proactiva con la dirección.
• Asegúrese de que las cuentas mayoristas disponen de certificados de reventa: elabore una lista de las cuentas que lo necesitan y haga un seguimiento con los responsables hasta que estén al día.

9. Puesta al día y limpieza

• Revisión y depuración de datos históricos (facturas, conciliaciones, desajustes de inventario).
• Garantizar que todos los registros financieros estén totalmente actualizados y sean precisos en el futuro.

10. Hub de registro centralizado

• Desarrollar y mantener carpetas digitales organizadas (Drive/Dropbox) por año → mes → proveedor.
• Alinear todos los registros y anexos con la documentación de QBO.

11. Supervisión e información sobre gastos

• Seguimiento de suscripciones periódicas y pagos a proveedores.
• Identifique y señale actividades de gasto inusuales o picos de costes.

12. Creación de procedimientos normalizados de trabajo

• Elabore listas de comprobación y procedimientos normalizados de trabajo concisos de una página para los flujos de trabajo clave:
• Preparación del cuadro de mandos semanal
• Tramitación de facturas de proveedores
• Conciliaciones
• Cierre del mes
• Seguimiento de las cuentas por cobrar
• Garantice la continuidad y la cobertura de las tareas contables.

Cualificaciones:

• Experiencia demostrada como contable o contable a cargo completo (más de 2 años).
• Gran dominio de QuickBooks Online, incluida la conciliación, la elaboración de informes y la gestión de costes de productos.
• Comprensión de la contabilidad relacionada con el inventario (Shopify o similar).
• Se valorará la experiencia en la creación o mejora de procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y documentación de procesos.
• Familiaridad con la organización de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox).
• Capacidad para realizar análisis financieros básicos e identificar tendencias o anomalías en el gasto.
• Competencia en previsión de tesorería y elaboración de presupuestos.
• Excelente atención al detalle y capacidad de organización.
• Buenos hábitos de comunicación y seguimiento.
• Experiencia en preparación de estados financieros y apoyo a contables externos.
• Proactivo e independiente con supervisión mínima.