Buchhalter

Zusammenfassung der Position:

Wir suchen eine/n gut organisierte/n, detailorientierte/n Buchhalter/in, der/die die Genauigkeit unserer Finanzunterlagen verwaltet und aufrechterhält, mit einem starken Fokus auf QuickBooks Online (QBO). Diese Rolle erfordert die Verantwortung für die täglichen Buchhaltungsaufgaben, Abstimmungen und Berichte, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle Finanzdaten korrekt und aktuell sind und mit den Anforderungen der Geschäftsführung übereinstimmen.

Der ideale Kandidat ist proaktiv, kommunikativ und prozessorientiert - jemand, der für Klarheit, Transparenz und Kontrolle über die Finanzoperationen des Unternehmens sorgt und gleichzeitig Systeme und Effizienz kontinuierlich verbessert.

Job-Details:
Arbeit von zu Hause aus
Montag bis Freitag | 11 PM bis 8AM (Manila Zeit)

Zuständigkeiten:
1. Verwaltung von QuickBooks Online (QBO)

• Überwachen Sie alle QBO-Funktionen, einschließlich Lieferantenrechnungen, Rechnungen, Einzahlungen, Bestellungen, Abstimmungen und Berichte.
• Aktualisieren Sie die Produktkosten auf Lieferantenrechnungen, Bestellungen und in der Liste Produkte und Dienstleistungen.
• Aufrechterhaltung der Genauigkeit der Bestands-, Ausgaben- und Einnahmenaufzeichnungen.

2. Transaktionen und Kategorisierung

• Erfassen und kategorisieren Sie alle Geschäftsausgaben (Lieferantenrechnungen, Versand, Verpackung, Abonnements, Reisen).
• Erfassen Sie alle Einkommensströme aus Einzel- und Großhandelskanälen.
• Verfeinerung und Beibehaltung der Kategoriekonsistenz für eine klare Berichterstattung.

3. Fakturierung und Zahlungen

• Verfolgung offener und überfälliger Rechnungen und Erstellung eines wöchentlichen Forderungsberichts.
• Anwendung von Zahlungen und Sicherstellung der Richtigkeit der Debitorenbuchhaltung.
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bei der Ausstellung von Rechnungen und der Nachverfolgung von Zahlungen.

4. Lieferantenrechnungen (geteilter Workflow)

• Geben Sie Rechnungen ein, fügen Sie Lieferantenrechnungen bei und aktualisieren Sie die Artikelkosten.
• Führen Sie eine wöchentliche Liste der fälligen Rechnungen und kennzeichnen Sie die Rechnungen nach der Bearbeitung als bezahlt.
• Koordinieren Sie mit der Leitung, wer die Artikel in QBO erhält, wenn die Waren eintreffen.

5. Bank- und Kreditabstimmungen

• Stimmen Sie alle Konten (Bank, Kreditkarte, PayPal, Shopify) monatlich ab.
• Erkennen und lösen Sie Unstimmigkeiten proaktiv.

6. Berichterstattung

• Vorbereitung und Bereitstellung eines wöchentlichen Finanzüberblicks:
• Offene Rechnungen und überfällige Salden
• Fällige Rechnungen
• Zusammenfassung der Ausgaben
• Status der Versöhnung
• Cashflow-Ausblick für 2-4 Wochen
• Durchführung von zweiwöchentlichen Finanzkontrollen mit den Führungskräften.
• Erstellung von monatlichen Finanzberichten, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz.

7. Unterstützung bei Compliance und Steuern

• Vorbereitung der vierteljährlichen Umsatzsteuerberichte.
• Unterstützung des Wirtschaftsprüfers bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses und der 1099.
• Vorbereitung der jährlichen Ausgaben für den Buchhalter.

8. Proaktive Eigentümerschaft

• Fordern Sie bei Bedarf fehlende Rechnungen, Belege oder Klarstellungen an.
• Kennzeichnen Sie wiederkehrende Probleme und schlagen Sie Prozessverbesserungen vor.
• Pflegen Sie eine konsequente und proaktive Kommunikation mit den Führungskräften.
• Sicherstellen, dass Großhandelskonten über Wiederverkaufszertifikate verfügen - Zusammenstellen einer Liste von Konten, die diese benötigen, und Weiterverfolgung mit der Leitung, bis diese auf dem neuesten Stand sind.

9. Aufholen und Aufräumen

• Überprüfung und Bereinigung historischer Daten (Rechnungen, Abgleiche, Bestandsabweichungen).
• Sicherstellen, dass alle Finanzunterlagen stets auf dem neuesten Stand sind und korrekt geführt werden.

10. Zentraler Datensatz-Hub

• Entwicklung und Pflege organisierter digitaler Ordner (Laufwerk/Dropbox) nach Jahr → Monat → Anbieter.
• Richten Sie alle Datensätze und Anhänge an der QBO-Dokumentation aus.

11. Kostenüberwachung & Einblicke

• Verfolgen Sie wiederkehrende Abonnements und Lieferantenzahlungen.
• Erkennen und kennzeichnen Sie ungewöhnliche Ausgabenaktivitäten oder Kostenspitzen.

12. Erstellung von SOPs/Spielbüchern

• Erstellen Sie prägnante 1-seitige Checklisten und SOPs für wichtige Arbeitsabläufe:
• Wöchentliche Vorbereitung des Dashboards
• Bearbeitung von Kreditorenrechnungen
• Abstimmungen
• Monatsabschluss
• Weiterverfolgung der Debitorenbuchhaltung
• Sorgen Sie für einfache Kontinuität und Abdeckung der Buchhaltungsaufgaben.

Qualifikationen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Buchhalter oder hauptverantwortlicher Buchhalter (2+ Jahre).
• Ausgeprägte QuickBooks Online-Kenntnisse - einschließlich Abgleich, Berichterstattung und Produktkostenmanagement.
• Verständnis für die Buchhaltung im Zusammenhang mit dem Warenbestand (Shopify oder ähnlich).
• Erfahrungen mit der Erstellung oder Verbesserung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Prozessunterlagen sind von Vorteil.
• Vertrautheit mit der Organisation von Cloud-Speichern (Google Drive, Dropbox).
• Fähigkeit zur Durchführung grundlegender Finanzanalysen und zur Ermittlung von Trends oder Anomalien bei den Ausgaben.
• Kompetenz bei Cashflow-Prognosen und Budgetierung.
• Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details und Organisationstalent.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Durchsetzungsvermögen.
• Erfahrung mit der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Unterstützung externer Buchhalter.
• Eigeninitiative und Selbstständigkeit bei minimaler Aufsicht.