Vue d'ensemble
Une entreprise internationale spécialisée dans l'agroalimentaire et la chaîne d'approvisionnement alimentaire, au service de détaillants et de partenaires commerciaux en Australie et sur les marchés mondiaux, avait besoin de capacités opérationnelles supplémentaires en raison de l'augmentation de l'activité dans les domaines de l'approvisionnement, des finances, des équipes commerciales et du support informatique. L'organisation avait besoin d'une équipe opérationnelle évolutive, capable de prendre en charge les flux de travail quotidiens et de maintenir la précision dans plusieurs fonctions commerciales.
Sourcefit a mis en place et gère désormais une équipe opérationnelle multidisciplinaire dédiée qui prend en charge les activités d'approvisionnement, de finance, de coordination administrative, de gestion des données et d'assistance informatique dans l'ensemble de l'organisation.
Le défi
- Augmentation du volume opérationnel dans les domaines des achats, des finances, de l'informatique et des flux de travail commerciaux
- Élargissement des catégories de produits nécessitant la mise à jour de la documentation et l'exactitude des données
- Bande passante interne limitée pour gérer les tâches administratives et de coordination quotidiennes
- Fluctuations saisonnières et liées à la demande nécessitant une capacité de personnel prévisible
- Nécessité de mettre en place des flux de travail structurés pour garantir la cohérence entre les différentes unités opérationnelles
Notre approche
Sourcefit et gère une équipe opérationnelle de plus de 20 membres qui soutient l'organisation dans les tâches d'approvisionnement, le soutien financier, la coordination administrative, les flux de travail commerciaux et les activités liées aux technologies de l'information. L'équipe suit des processus standardisés alignés sur les catégories de produits, les exigences des fournisseurs, les systèmes internes et les tâches opérationnelles.
Pendant la configuration, Sourcefit:
- Recrutement de spécialistes dans les domaines suivants : soutien aux achats, tâches financières, coordination administrative, saisie de données et soutien informatique.
- Maintien de cycles d'embauche de 2 à 4 semaines pour faire face aux variations saisonnières et opérationnelles du volume de travail.
- Workflows intégrés pour la communication avec les fournisseurs, les mises à jour des bons de commande, les rapprochements, les modifications de documentation et les changements d'informations sur les produits.
- Voies de communication interne et procédures administratives normalisées entre les services
- Ajout de contrôles qualité, de fréquences de reporting et de normes de documentation afin de renforcer la précision et les performances.
- Répartition prévue de la main-d'œuvre afin de maintenir une couverture stable pendant les périodes de pointe
Aujourd'hui, Sourcefit de diriger l'équipe opérationnelle grâce à une supervision structurée, une exécution cohérente des flux de travail et une formation continue. La coordination quotidienne garantit la fiabilité des résultats dans les domaines de l'approvisionnement, des finances, des opérations commerciales et des tâches administratives.
Résultats
- Plus de 20 spécialistes à temps plein chargés des achats, des finances, des opérations commerciales, du support informatique et des flux de travail administratifs.
- Amélioration de la cohérence opérationnelle entre plusieurs fonctions commerciales grâce à des processus standardisés
- Une plus grande précision des données et de la documentation grâce à une validation structurée et à des contrôles du flux de travail
- Cycles d'embauche stables de 2 à 4 semaines permettant une dotation en personnel prévisible pour les fluctuations saisonnières
- Réduction de la charge de travail interne grâce à la continuité à long terme de l'équipe qui soutient les opérations quotidiennes.
Principaux enseignements
Des équipes opérationnelles dédiées renforcent les flux de travail interdépartementaux : des processus structurés améliorent la coordination et réduisent les tensions internes.
Des flux de travail standardisés favorisent la précision : des règles claires et des directives de documentation renforcent la fiabilité opérationnelle dans les activités financières et liées aux produits.
Des cycles de recrutement prévisibles favorisent l'agilité : un recrutement stable soutient les changements saisonniers et liés à la demande dans les opérations agroalimentaires.
Apprentissages de l'industrie
Les entreprises agroalimentaires et celles de la chaîne d'approvisionnement alimentaire s'appuient sur une documentation précise, un soutien fiable en matière d'approvisionnement et des flux de travail administratifs réguliers pour maintenir leurs opérations quotidiennes. Les équipes opérationnelles offshore offrent la structure, l'échelle et la cohérence nécessaires pour soutenir plusieurs départements à mesure que les catégories de produits, les relations avec les fournisseurs et les exigences opérationnelles évoluent. Cet engagement montre comment une équipe de soutien multifonctionnelle dédiée renforce les opérations internes dans des environnements agroalimentaires complexes.
En savoir plus
Sourcefit met en place des équipes opérationnelles multi-départements qui soutiennent les achats, les finances, l'informatique, les flux de travail commerciaux et la coordination administrative.
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