Coordinateur du recrutement et des opérations

Résumé du poste

Le coordinateur du recrutement et des opérationsjouera un rôle essentiel au sein de notre équipe, en apportant son soutien au recrutement des aidants, à la gestion du personnel, à la communication avec les clients et à la planification des horaires. En étroite collaboration avec notre équipe interne, vous contribuerez à rationaliser les opérations quotidiennes, à garantir l'exactitude des données et à offrir un service de haute qualité tant aux aidants qu'aux familles. Ce poste exige un grand souci du détail, d'excellentes compétences organisationnelles et la capacité à utiliser avec aisance divers outils logiciels. Le candidat idéal est proactif, communique efficacement et s'adapte aisément à l'évolution des priorités dans un environnement dynamique et axé sur la famille.

Détails de l'emploi :

Horaires de travail: du samedi au mercredi, de minuit à 9 h (heure de Manille)

Horaires de formation: du lundi au vendredi, de 22 h à 7 h (heure de Manille) – formation initiale de deux semaines

Modalités de travail :Télétravail (travail à domicile)

Jours fériésà venir: à déterminer pendant la période de formation

 

Responsabilités

Recrutement et gestion du vivier de candidats

• Accompagner l'ensemble du processus de recrutement des soignants, notamment :

• Gérer un vivier de candidats bien organisé et à jour afin de garantir un suivi efficace des candidatures
• Planification et coordination des entretiens
• Vérification des références
• Mener des entretiens

• Identifier de manière proactive les lacunes dans le vivier de candidats et collaborer avec l'équipe pour répondre aux besoins en matière de recrutement

Assistance à la planification

• Soutenir les efforts de planification des horaires des soignants en collaboration avec le coordinateur des horaires, notamment :
• Aider à assurer la couverture des équipes pendant les périodes de forte affluence, en cas d'absences imprévues ou de lacunes dans la couverture
• Envoi de confirmations de prise de service, de rappels et de relances aux soignants
• Suivre les remplacements non confirmés et contribuer à la recherche de remplaçants pour assurer la couverture

• Tenir à jour les disponibilités des soignants dans les systèmes de planification, en veillant à l'exactitude des informations pour les décisions en matière de dotation en personnel

• Identifier et signaler les problèmes liés à la planification

• Collaborer avec les équipes de recrutement afin de combler les lacunes dans les plannings en hiérarchisant les besoins en matière d'embauche en fonction de la demande

Opérations

• Communication avec le personnel soignant et les familles : assurer une communication rapide et professionnelle avec le personnel soignant et les familles, notamment en répondant aux demandes de renseignements, en communiquant les mises à jour des horaires et en effectuant un suivi après chaque service afin de recueillir des commentaires et de s'assurer de leur satisfaction.

• Gestion des présences et des données : suivre les présences du personnel soignant, identifier et signaler les tendances ou les problèmes, et tenir à jour des registres précis et actualisés dans tous les systèmes (par exemple, Monday.com, Core Operating System)

• Soutien marketing et administratif : apporter son aide pour les tâches marketing et administratives, notamment la rédaction et l'envoi d'e-mails, la gestion des réseaux sociaux et l'exécution de tâches opérationnelles supplémentaires selon les besoins.

Qualifications

• Une expérience d'au moins deux ans dans l'un des domaines suivants est un atout : coordination du recrutement, gestion des plannings, service client ou marketing

• Excellente maîtrise de l'anglais (lecture, écriture et expression orale) (une communication claire et professionnelle est requise)

• Un sens aigu de l'organisation et un grand souci du détail

• Maîtrise des outils technologiques ; à l'aise avec l'utilisation de diverses plateformes logicielles, notamment : Monday.com, les systèmes de gestion des candidatures, Zoom et Microsoft Teams/Office, Constant Contact et Canva, Facebook Business Manager, Slack, SharePoint

• Capable et disposé à travailler selon les horaires de la côte Est des États-Unis (y compris le soir et le week-end si nécessaire)

• Flexible en matière d'horaires, notamment pendant la formation ou à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent

• Esprit d'initiative, attitude positive et volonté d'apprendre et de s'adapter

• Une forte adhésion à une culture d'équipe axée sur la famille et le service