Positiesamenvatting
Decoördinator werving en bedrijfsvoeringvormt een essentieel onderdeel van ons team en ondersteunt de werving van zorgverleners, het personeelsbeheer, de communicatie met cliënten en de planning. In nauwe samenwerking met ons interne team help je de dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen, de nauwkeurigheid van gegevens te waarborgen en zowel zorgverleners als gezinnen een hoogwaardige dienstverlening te bieden. Deze functie vereist een scherp oog voor detail, uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om zelfverzekerd met diverse softwaretools te werken. De ideale kandidaat is proactief, communiceert goed en kan zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende prioriteiten in een dynamische, gezinsgerichte omgeving.
Functie details:
Werktijden: zaterdag tot en met woensdag, 00:00 – 09:00 uur (tijdzone van Manilla)
Trainingsschema: maandag tot en met vrijdag, 22.00 – 07.00 uur (tijdzone van Manilla) – introductieperiode van twee weken
Werkvorm:op afstand (thuiswerken)
Vervolgendefeestdagen: wordt tijdens de opleidingsperiode besproken
Verantwoordelijkheden
Werving en wervingsprocesbeheer
- Ondersteuning bieden bij het volledige wervingsproces voor zorgverleners, waaronder:
- Zorg voor een overzichtelijke en actuele wervingspijplijn om ervoor te zorgen dat kandidaten tijdig door het proces worden geleid
- Het plannen en coördineren van sollicitatiegesprekken
- Referenties controleren
- Het afnemen van interviews
- Proactief lacunes in de wervingspijplijn opsporen en samenwerken met het team om in de personeelsbehoeften te voorzien
Ondersteuning bij de planning
- Ondersteun de planning van zorgverleners in samenwerking met de planningscoördinator, waaronder:
- Assisteren bij het invullen van diensten tijdens drukke periodes, bij oproepen of bij personeelstekorten
- Het versturen van dienstbevestigingen, herinneringen en follow-ups naar zorgverleners
- Het bijhouden van nog niet bevestigde diensten en het helpen bij het benaderen van mensen om de bezetting te waarborgen
- De beschikbaarheid van zorgverleners in planningssystemen bijhouden en bijwerken, zodat de juistheid van personeelsbeslissingen gewaarborgd is
- Problemen met de planning signaleren en escaleren
- Werk samen met de wervingsafdeling om gaten in de roosters op te vullen door prioriteit te geven aan wervingsbehoeften op basis van de vraag
Werkzaamheden
- Communicatie met zorgverleners en familieleden: Zorg voor tijdige, professionele communicatie met zorgverleners en familieleden, waaronder het beantwoorden van vragen, het delen van wijzigingen in de dienstroosters en het opvolgen van diensten om feedback te verzamelen en te zorgen voor tevredenheid.
- Aanwezigheids- en gegevensbeheer: de aanwezigheid van zorgverleners bijhouden, trends of problemen signaleren en rapporteren, en zorgen voor nauwkeurige, actuele gegevens in alle systemen (bijv. Monday.com, Core Operating System)
- Marketing- en administratieve ondersteuning: assisteren bij marketing- en administratieve taken, waaronder het opstellen en versturen van e-mails, ondersteuning bij activiteiten op sociale media en het uitvoeren van aanvullende operationele taken waar nodig.
Kwalificaties
- Minimaal 2 jaar ervaring op een van de volgende gebieden is een pré: wervingscoördinatie, planning, klantenservice of marketing
- Uitstekende kennis van het Engels – lezen, schrijven en spreken (duidelijke, professionele communicatie is vereist)
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en een zeer groot oog voor detail
- Technisch onderlegd; vertrouwd met het gebruik van diverse softwareplatforms, waaronder, maar niet beperkt tot: Monday.com, sollicitantvolgsystemen, Zoom en Microsoft Teams/Office, Constant Contact en Canva, Facebook Business Manager, Slack, SharePoint
- In staat en bereid om te werken tijdens de werktijden van de Amerikaanse Eastern Time (inclusief avond- en weekenddiensten indien nodig)
- Flexibel wat betreft werktijden, vooral tijdens een opleiding of naarmate de behoeften van het bedrijf veranderen
- Proactief, een positieve instelling en de bereidheid om te leren en zich aan te passen
- Een sterke focus op een teamcultuur waarin het gezin voorop staat en dienstbaarheid centraal staat