Koordinator für Personalbeschaffung und Betriebsabläufe

Zusammenfassung der Position

Der Koordinator für Personalbeschaffung und Betriebsabläufewird ein wichtiger Bestandteil unseres Teams sein und uns bei der Rekrutierung von Pflegekräften, der Personalverwaltung, der Kommunikation mit Kunden sowie der Terminplanung unterstützen. In enger Zusammenarbeit mit unserem internen Team tragen Sie dazu bei, die täglichen Abläufe zu optimieren, die Datengenauigkeit zu gewährleisten und sowohl Pflegekräften als auch Familien einen hochwertigen Service zu bieten. Diese Position erfordert eine ausgeprägte Liebe zum Detail, hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, sicher mit verschiedenen Softwaretools umzugehen. Der ideale Kandidat ist proaktiv, kommunikativ und kann sich in einem schnelllebigen, familienorientierten Umfeld problemlos an wechselnde Prioritäten anpassen.

Job Details:

Arbeitszeiten: Samstag bis Mittwoch, 00:00 Uhr – 09:00 Uhr (Ortszeit Manila)

Schulungsplan: Montag bis Freitag, 22:00 Uhr – 07:00 Uhr (Ortszeit Manila) – 2-wöchige Einarbeitungsphase

Arbeitsform:Remote (Homeoffice)

Anschließend folgendeFeiertage: Dies wird während der Schulungsphase besprochen

 

Zuständigkeiten

Personalbeschaffung und Kandidatenpipeline-Management

• Unterstützung während des gesamten Rekrutierungsprozesses für Pflegekräfte, einschließlich:

• Sorgen Sie für eine gut organisierte und aktuelle Bewerberpipeline, um einen reibungslosen Ablauf des Bewerberprozesses zu gewährleisten
• Terminierung und Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Referenzprüfungen durchführen
• Durchführung von Interviews

• Lücken in der Rekrutierungspipeline proaktiv erkennen und gemeinsam mit dem Team den Personalbedarf decken

Unterstützung bei der Terminplanung

• Unterstützung bei der Dienstplanung für Pflegekräfte in Zusammenarbeit mit dem Dienstplaner, einschließlich:
• Unterstützung bei der Besetzung von Schichten in Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen, bei kurzfristigen Einsätzen oder bei Personalengpässen
• Versenden von Schichtbestätigungen, Erinnerungen und Nachfass-E-Mails an Pflegekräfte
• Überwachung unbesetzter Schichten und Unterstützung bei der Personalbeschaffung zur Sicherstellung der Personalbesetzung

• Die Verfügbarkeit der Pflegekräfte in den Dienstplanungssystemen pflegen und aktualisieren, um die Genauigkeit bei Personalentscheidungen zu gewährleisten

• Planungsprobleme erkennen und eskalieren

• Arbeiten Sie mit der Personalbeschaffung zusammen, um Lücken im Dienstplan zu schließen, indem Sie den Einstellungsbedarf entsprechend der Nachfrage priorisieren

Betrieb

• Kommunikation mit Pflegekräften und Angehörigen: Sorgen Sie für eine zeitnahe und professionelle Kommunikation mit Pflegekräften und Angehörigen, einschließlich der Beantwortung von Anfragen, der Weitergabe von Terminänderungen und der Nachbereitung nach den Schichten, um Feedback einzuholen und die Zufriedenheit sicherzustellen.

• Anwesenheits- und Datenverwaltung: Erfassung der Anwesenheit der Pflegekräfte, Erkennung und Meldung von Trends oder Problemen sowie Führung genauer und aktueller Aufzeichnungen in allen Systemen (z. B. Monday.com, Core Operating System)

• Unterstützung im Marketing und in der Verwaltung: Unterstützung bei Marketing- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich der Erstellung und des Versands von E-Mails, der Betreuung der Social-Media-Aktivitäten sowie der Erledigung weiterer operativer Aufgaben nach Bedarf.

Qualifikationen

• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einem der folgenden Bereiche sind von Vorteil: Koordinierung der Personalbeschaffung, Terminplanung, Kundenservice oder Marketing

• Ausgezeichnete Englischkenntnisse – Lesen, Schreiben und Sprechen (klare, professionelle Kommunikation erforderlich)

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und sehr hohe Sorgfalt

• Technisch versiert; sicherer Umgang mit verschiedenen Softwareplattformen, darunter unter anderem: Monday.com, Bewerbermanagementsysteme, Zoom und Microsoft Teams/Office, Constant Contact und Canva, Facebook Business Manager, Slack, SharePoint

• Fähigkeit und Bereitschaft, zu den Arbeitszeiten der US-Ostküste zu arbeiten (einschließlich Abend- und Wochenendschichten, falls erforderlich)

• Flexibel in Bezug auf die Arbeitszeiten, insbesondere während der Einarbeitungsphase oder wenn sich die Anforderungen des Unternehmens ändern

• Proaktives Handeln, eine positive Einstellung sowie die Bereitschaft, dazuzulernen und sich anzupassen

• Eine starke Ausrichtung auf eine familienorientierte, dienstleistungsorientierte Teamkultur