Resumo da posição
O Coordenador de Recrutamento e Operaçõesserá uma parte essencial da nossa equipa, apoiando o recrutamento de cuidadores, a gestão de colaboradores, a comunicação com os clientes e a organização de horários. Trabalhando em estreita colaboração com a nossa equipa interna, ajudará a otimizar as operações diárias, a manter a precisão dos dados e a prestar um serviço de alta qualidade tanto aos cuidadores como às famílias. Esta função requer grande atenção aos detalhes, excelentes capacidades organizacionais e a capacidade de trabalhar com segurança com várias ferramentas de software. O candidato ideal é proativo, comunica bem e sente-se à vontade para se adaptar a prioridades em constante mudança num ambiente dinâmico e centrado na família.
Detalhes do trabalho:
Horário de trabalho: Sábado a quarta-feira, das 00:00 às 09:00 (hora de Manila)
Horário de formação: Segunda a sexta-feira, das 22h00 às 7h00 (hora de Manila) – integração de duas semanas
Modalidade de trabalho:Remoto (Trabalho a partir de casa)
Feriadosa seguir: A definir durante o período de formação
Responsabilidades
Recrutamento e gestão do pipeline
- Apoiar todo o ciclo de recrutamento de cuidadores, incluindo:
- Manter um fluxo de recrutamento organizado e atualizado para garantir o avanço atempado dos candidatos
- Agendamento e coordenação de entrevistas
- Realização de verificações de referências
- Realização de entrevistas
- Identificar proativamente lacunas no processo de recrutamento e colaborar com a equipa para satisfazer as necessidades de contratação
Apoio à programação
- Apoiar os esforços de planeamento dos horários dos prestadores de cuidados, em colaboração com o coordenador de horários, incluindo:
- Ajudar no preenchimento dos turnos durante períodos de grande volume, chamadas de emergência ou lacunas na cobertura
- Envio de confirmações de turnos, lembretes e acompanhamentos aos prestadores de cuidados
- Acompanhar os turnos ainda não confirmados e ajudar na divulgação para garantir a cobertura
- Manter e atualizar a disponibilidade dos prestadores de cuidados nos sistemas de agendamento, garantindo a precisão nas decisões relativas à afetação de pessoal
- Identificar e escalar os desafios de agendamento
- Colaborar com as iniciativas de recrutamento para colmatar lacunas na programação, dando prioridade às necessidades de contratação com base na procura
Operações
- Comunicação com os cuidadores e as famílias: Manter uma comunicação oportuna e profissional com os cuidadores e as famílias, incluindo responder a perguntas, partilhar atualizações sobre os horários e fazer um acompanhamento após os turnos para recolher feedback e garantir a satisfação.
- Gestão de assiduidade e dados: Acompanhar a assiduidade dos prestadores de cuidados, identificar e comunicar tendências ou problemas e manter registos precisos e atualizados em todos os sistemas (por exemplo, Monday.com, Core Operating System)
- Apoio administrativo e de marketing: Auxiliar nas tarefas administrativas e de marketing, incluindo a criação e o envio de e-mails, o apoio às atividades nas redes sociais e a realização de tarefas operacionais adicionais, conforme necessário.
Qualificações
- É considerada uma vantagem ter pelo menos 2 anos de experiência em qualquer uma das seguintes áreas: coordenação de recrutamento, agendamento, atendimento ao cliente ou marketing
- Excelentes competências em inglês — leitura, escrita e expressão oral (é necessária uma comunicação clara e profissional)
- Excelentes capacidades organizacionais e grande atenção aos detalhes
- Tem conhecimentos tecnológicos; sente-se à vontade a utilizar várias plataformas de software, incluindo, entre outras: Monday.com, sistemas de gestão de candidaturas, Zoom e Microsoft Teams/Office, Constant Contact e Canva, Facebook Business Manager, Slack e SharePoint
- Capaz e disposto a trabalhar durante o horário da Costa Leste dos EUA (incluindo turnos noturnos e ao fim de semana, conforme necessário)
- Flexibilidade de horários, especialmente durante a formação ou à medida que as necessidades da empresa evoluem
- Atitude proativa e positiva, e vontade de aprender e adaptar-se
- Forte compromisso com uma cultura de equipa que coloca a família em primeiro lugar e está orientada para o serviço