Résumé du poste
Le collaborateur chargé des comptes clientsest chargé d'établir des factures clients précises, en veillant à la bonne facturation des salaires, des avantages sociaux, des frais de gestion et des autres frais applicables. Il assiste le responsable comptable dans le traitement des demandes de renseignements relatives à la facturation et contribue à l'établissement des rapports financiers, au respect des exigences réglementaires et à la coordination interfonctionnelle avec l'équipe de recrutement. Ce poste exige un grand souci du détail, une grande rigueur dans le travail chiffré et la capacité à gérer des tâches récurrentes liées à l'établissement des rapports mensuels.
Détails de l'emploi
- Type de contrat :Temps plein
- Horaires :de 9 h à 18 h, du lundi au vendredi (susceptibles de varier selon le cycle de facturation)
- Sous la responsabilité du :responsable comptable
- Lieu de travail : Sur placeà Bridgetowne, Exxa Tower, Quezon City
Fonctions et responsabilités essentielles
Préparation des factures clients
- Vérifier la liste complète des employés par compte, y compris le suivi des nouveaux arrivants.
- Calculer avec précision les charges salariales et les autres avantages sociaux en vue de la facturation.
- Veiller à l'exactitude et à l'exhaustivité des frais de gestion facturés à chaque client.
- Vérifiez et intégrez les frais ou crédits supplémentaires dans la facturation, tels que les avances de fonds, les heures supplémentaires, les primes et les absences.
Règlement des litiges relatifs aux factures
- Aider le responsable comptable à traiter les demandes de renseignements et les litiges des clients concernant les factures.
- Fournir aux clients des explications détaillées et les documents nécessaires afin de résoudre efficacement les divergences.
Calcul du tarif tout compris
- Collaborer avec l'équipe de recrutement pour l'enregistrement des devis destinés aux nouveaux clients dans le calculateur tout compris
- Assurez-vous que tous les éléments composant le montant total, y compris le salaire, les avantages sociaux et les autres charges, sont correctement pris en compte.
Rapports et conformité
- Établir un rapport mensuel complet sur la facturation pour chaque client, en veillant à ce que toutes les données soient exactes et complètes.
- Participer à la préparation des rapports financiers mensuels et de fin d'exercice, en fournissant les données et l'assistance nécessaires à l'établissement de comptes annuels fiables.
Collecte et enregistrement des factures et des paiements des clients
- Assurer le suivi des factures impayées et contacter les clients de manière proactive afin de garantir un paiement dans les délais. Mettre en œuvre des stratégies de recouvrement efficaces pour réduire au minimum les créances en souffrance.
- Enregistrez avec précision les paiements des clients dans QuickBooks, en veillant à ce que toutes les informations correspondent à la facture et au compte client correspondant.
- Effectuez régulièrement des rapprochements des comptes clients afin de vous assurer que tous les paiements sont bien comptabilisés et correctement enregistrés. Traitez sans délai tout écart constaté.
- Établir et analyser des rapports sur l'ancienneté des créances afin d'identifier les comptes en souffrance et de hiérarchiser les mesures de recouvrement.
- Assurer une communication régulière avec les clients concernant l'état de leur compte, les échéances de paiement et les soldes impayés. Envoyer des relevés et des rappels si nécessaire.
- Tenir des registres détaillés et bien organisés de toutes les activités de recouvrement, y compris les communications avec les clients, les promesses de paiement et les mesures de suivi.
Soutien interfonctionnel
- Aider l'équipe de recrutement à calculer les tarifs tout compris, selon les besoins.
- Assurer la coordination avec les parties prenantes internes afin de garantir l'exactitude des données financières et de facturation.
Qualifications :
- Un diplôme de licence en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe est apprécié.
- Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des comptes clients, de la facturation ou de la comptabilité générale constitue un atout.
- Bonnes aptitudes mathématiques, grand souci du détail et grande rigueur.
- Capacité à gérer simultanément des échéances récurrentes et plusieurs rapports.
- De bonnes compétences en communication pour la coordination interne et le traitement des demandes des clients.
Compétences clés :
- Soucieux du détail et très organisé
- Solides compétences en analyse et en calcul
- Gestion du temps et respect des délais
- Capacité à travailler en collaboration avec d'autres équipes
- Traitement professionnel des informations financières confidentielles