Zusammenfassung der Position
Der Mitarbeiter im Debitorenbuchhaltungsteamist für die Erstellung korrekter Kundenrechnungen verantwortlich und stellt sicher, dass Gehälter, Sozialleistungen, Verwaltungsgebühren und sonstige anfallende Kosten korrekt in Rechnung gestellt werden. In dieser Funktion unterstützt er den Leiter der Buchhaltung bei der Klärung von Rechnungsanfragen und wirkt an der Finanzberichterstattung, der Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie der abteilungsübergreifenden Koordination mit dem Rekrutierungsteam mit. Die Position erfordert ein hohes Maß an Detailgenauigkeit, Zahlenverständnis und die Fähigkeit, wiederkehrende monatliche Berichterstattungsaufgaben zu bewältigen.
Job-Details
- Beschäftigungsart:Vollzeit
- Öffnungszeiten:9:00 – 18:00 Uhr, Montag bis Freitag (kann je nach Abrechnungszeitraum variieren)
- Unterstellt:Leiter der Buchhaltung
- Arbeitsort: Vor Ortin Bridgetowne, Exxa Tower, Quezon City
Wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten
Erstellung von Kundenrechnungen
- Überprüfen Sie die vollständige Liste der Mitarbeiter pro Konto, einschließlich der Erfassung neu eingestellter Mitarbeiter.
- Berechnen Sie die Kosten für Gehälter und sonstige Sozialleistungen für die Rechnungsstellung genau.
- Stellen Sie sicher, dass die jedem Kunden in Rechnung gestellten Verwaltungsgebühren korrekt und vollständig sind.
- Überprüfen Sie die Abrechnung und berücksichtigen Sie darin zusätzliche Kosten oder Gutschriften, wie z. B. Barvorschüsse, Überstunden, Zuschläge und Fehlzeiten.
Beilegung von Rechnungsstreitigkeiten
- Unterstützung des Leiters der Buchhaltung bei der Klärung von Kundenanfragen und Streitfällen im Zusammenhang mit Rechnungen.
- Liefern Sie den Kunden ausführliche Erläuterungen und die erforderlichen Unterlagen, um Unstimmigkeiten effizient zu klären.
Berechnung des Pauschalpreises
- Arbeiten Sie mit dem Rekrutierungsteam zusammen, um Kostenvoranschläge für neue Kunden im All-inclusive-Rechner zu erfassen
- Stellen Sie sicher, dass alle Bestandteile des Tarifs, einschließlich Gehalt, Sozialleistungen und sonstige Abgaben, korrekt berücksichtigt werden.
Berichterstattung und Compliance
- Erstellen Sie für jeden Kunden einen umfassenden monatlichen Rechnungsbericht und stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind.
- An der Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse mitwirken und die erforderlichen Daten sowie Unterstützung für korrekte Finanzberichte bereitstellen.
Erfassung und Buchung von Rechnungen und Kundenzahlungen
- Überwachen Sie offene Rechnungen und nehmen Sie proaktiv Kontakt zu Kunden auf, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen. Setzen Sie wirksame Inkassostrategien um, um Zahlungsrückstände zu minimieren.
- Erfassen Sie Kundenzahlungen korrekt in QuickBooks und stellen Sie sicher, dass alle Angaben mit der Rechnung und dem entsprechenden Kundenkonto übereinstimmen.
- Führen Sie regelmäßig Abstimmungen der Forderungen durch, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen erfasst und ordnungsgemäß verbucht wurden. Beheben Sie etwaige Unstimmigkeiten umgehend.
- Erstellen und analysieren Sie Berichte zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen, um überfällige Forderungen zu identifizieren und Prioritäten bei den Inkassomaßnahmen zu setzen.
- Halten Sie regelmäßig Kontakt zu den Kunden, um sie über ihren Kontostand, Zahlungsfristen und etwaige ausstehende Beträge zu informieren. Versenden Sie bei Bedarf Kontoauszüge und Mahnungen.
- Führen Sie detaillierte und übersichtliche Aufzeichnungen über alle Inkassotätigkeiten, einschließlich der Kommunikation mit Kunden, Zahlungszusagen und Folgemaßnahmen.
Funktionsübergreifende Unterstützung
- Unterstützen Sie das Rekrutierungsteam bei Bedarf bei der Berechnung von Pauschalpreisen.
- Sich mit internen Stakeholdern abstimmen, um die Richtigkeit der Finanz- und Abrechnungsdaten sicherzustellen.
Qualifikationen:
- Ein Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzwesen oder einem verwandten Fachgebiet wird bevorzugt.
- Erfahrung in den Bereichen Debitorenbuchhaltung, Rechnungsstellung oder allgemeine Buchhaltung ist von Vorteil.
- Ausgeprägte mathematische Begabung sowie hohe Sorgfalt und Genauigkeit.
- Die Fähigkeit, wiederkehrende Termine und mehrere Berichte gleichzeitig zu verwalten.
- Gute Kommunikationsfähigkeiten für die interne Koordination und die Bearbeitung von Kundenanfragen.
Kernkompetenzen:
- Detailorientiert und sehr gut organisiert
- Ausgeprägte analytische und rechnerische Fähigkeiten
- Zeitmanagement und Termintreue
- Fähigkeit zur teamübergreifenden Zusammenarbeit
- Professioneller Umgang mit vertraulichen Finanzdaten