Positiesamenvatting
Demedewerker debiteurenadministratieis verantwoordelijk voor het opstellen van nauwkeurige facturen voor klanten en zorgt ervoor dat salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, beheerskosten en andere toepasselijke kosten correct worden gefactureerd. Deze functie ondersteunt de Accounting Manager bij het afhandelen van vragen over facturering en draagt bij aan de financiële rapportage, het naleven van compliance-eisen en de afdelingsoverschrijdende samenwerking met het wervingsteam. De functie vereist een groot oog voor detail, cijfermatige nauwkeurigheid en het vermogen om terugkerende maandelijkse rapportagetaken uit te voeren.
Functiegegevens
- Dienstverband:Fulltime
- Openingstijden:9.00 – 18.00 uur, maandag t/m vrijdag (kan tijdens de factureringsperiode variëren)
- Rapporteert aan:Manager Boekhouding
- Werkplek: Ter plaatsein Bridgetowne, Exxa Tower, Quezon City
Essentiële taken en verantwoordelijkheden
Opstellen van facturen voor klanten
- Controleer de volledige lijst met medewerkers per account, inclusief het bijhouden van nieuwe medewerkers.
- Bereken de loonkosten en andere personeelskosten nauwkeurig voor de facturering.
- Zorg ervoor dat de tarieven die aan elke klant in rekening worden gebracht, correct en volledig zijn.
- Controleer of er extra kosten of tegoeden in de factuur moeten worden opgenomen, zoals voorschotten, overuren, toeslagen en afwezigheden.
Geschillenbeslechting inzake facturen
- De supervisor Boekhouding ondersteunen bij het afhandelen van vragen en geschillen van klanten met betrekking tot facturen.
- Geef klanten gedetailleerde uitleg en de benodigde documentatie om afwijkingen efficiënt op te lossen.
Berekening van het all-in-tarief
- Werk samen met het wervingsteam bij het invoeren van kostenvoorstellen voor nieuwe klanten in de alles-in-één-calculator
- Zorg ervoor dat alle onderdelen van het tarief, waaronder salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere kosten, correct zijn opgenomen.
Rapportage en naleving
- Stel voor elke klant een uitgebreid maandelijks factuuroverzicht op en zorg ervoor dat alle gegevens correct en volledig zijn.
- Meewerken aan de opstelling van maand- en jaarafsluitingen, door de benodigde gegevens aan te leveren en ondersteuning te bieden voor een correcte financiële verslaglegging.
Verzameling en registratie van facturen en betalingen van klanten
- Houd openstaande facturen in de gaten en neem proactief contact op met klanten om ervoor te zorgen dat ze tijdig betalen. Voer effectieve incassostrategieën in om het aantal achterstallige betalingen tot een minimum te beperken.
- Registreer betalingen van klanten nauwkeurig in QuickBooks en zorg ervoor dat alle gegevens overeenkomen met de factuur en het bijbehorende klantenrekeningnummer.
- Voer regelmatig afstemmingen van de debiteurenadministratie uit om ervoor te zorgen dat alle betalingen zijn verwerkt en correct zijn geboekt. Pak eventuele afwijkingen onmiddellijk aan.
- Stel rapporten op over de looptijd van debiteuren en analyseer deze om achterstallige vorderingen te identificeren en prioriteiten te stellen bij de incasso-inspanningen.
- Houd regelmatig contact met klanten over de stand van hun rekening, betalingstermijnen en eventuele openstaande bedragen. Verstuur waar nodig afschriften en aanmaningen.
- Zorg voor een gedetailleerde en overzichtelijke administratie van alle incassoactiviteiten, waaronder communicatie met klanten, betalingsbeloften en vervolgacties.
Functieoverschrijdende ondersteuning
- Het wervingsteam ondersteunen bij het berekenen van all-in tarieven, indien nodig.
- Overleg met interne belanghebbenden om te zorgen voor nauwkeurige financiële en factureringsgegevens.
Kwalificaties:
- Een bachelordiploma in boekhouding, financiën of een verwant vakgebied heeft de voorkeur.
- Eerdere ervaring op het gebied van debiteurenbeheer, facturering of algemene boekhoudkundige taken is een pré.
- Sterk cijfermatig inzicht, met veel oog voor detail en nauwkeurigheid.
- Het vermogen om terugkerende deadlines en meerdere rapporten tegelijkertijd te beheren.
- Goede communicatieve vaardigheden voor interne afstemming en vragen van klanten.
Kerncompetenties:
- Nauwkeurig en zeer georganiseerd
- Uitstekende analytische en rekenvaardigheden
- Tijdmanagement en het naleven van deadlines
- Het vermogen om teamoverschrijdend samen te werken
- Professionele omgang met vertrouwelijke financiële informatie