Zusammenfassung der Stelle:
Wir suchen einen gut organisierten undengagierten Projektadministrator fürunser Team. Der Projektadministrator spielt eine entscheidende Rolle bei der administrativen Unterstützung unserer Projektteams und sorgt für den reibungslosen Ablauf der täglichen Aufgaben und Projektaktivitäten. Diese Position erfordert ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, eine hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Der erfolgreiche Kandidat ist proaktiv, effizient und anpassungsfähig in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld. Der Dienstort für diese Stelle ist unser Büro in Bridgetowne, QC.
Job Details:
- Arbeit vor Ort - Bridgetowne, QC
- Montag bis Freitag, von 8:00 bis 17:00 Uhr (Ortszeit Manila)
- *An australischen Feiertagen
- *Eine Betriebsunterbrechung zum Jahresende, die in der Regel3–4 Wochen dauert, beginnt eine Woche vor Weihnachten. Während dieser Zeit wird von Ihnen erwartet, dass Sie Ihre Urlaubstage nutzen, um die nicht auf Feiertage fallenden Arbeitstage auszugleichen. Festangestellten Mitarbeitern gewähren wir während dieser Betriebsunterbrechung 5 zusätzliche Urlaubstage.
Zuständigkeiten:
- Telefonanrufe entgegennehmen und Anfragen von internen und externen Interessengruppen professionell und zeitnah beantworten.
- Nachbereitung von Terminen mit Kunden und Auftragnehmern, um eine reibungslose Kommunikation und Koordination zu gewährleisten.
- Die Terminplanung für Projektteams, einschließlich der Organisation von Besprechungen, der Aktualisierung von Kalendern und der Sicherstellung, dass alle Teammitglieder über ihre Verpflichtungen informiert sind.
- Erledigung administrativer Aufgaben mit Microsoft Excel und Word, einschließlich Dateneingabe, Erstellung von Dokumenten und Erstellung von Berichten.
- Ausfüllen und Absenden von projektbezogenen Online-Formularen sowie Sicherstellen der Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.
- Erledigung weiterer dienstlicher Aufgaben nach Anweisung, wobei Flexibilität und die Bereitschaft gezeigt werden, zur Erreichung der Teamziele beizutragen.
- Unterstützung des Projektmanagementteams bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Beitrag zum Gesamterfolg des Projekts.
Qualifikationen:
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Verwaltung, Management oder einem verwandten Fachgebiet von einer anerkannten Hochschule.
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift für eine effektive Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
- Sicherer Umgang mit der Microsoft Office-Suite, einschließlich Word und Excel. Kenntnisse im Umgang mit PDF-Dokumenten sind ebenfalls erforderlich.
- Erfahrung in einer kaufmännischen/administrativen Support-Funktion, idealerweise in einem projektorientierten oder ähnlich dynamischen Umfeld.
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Liebe zum Detail und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Proaktiv, anpassungsfähig und in der Lage, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
- Hervorragende Fähigkeiten zur Problemlösung und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld Entscheidungen zu treffen.
- Ausgeprägte soziale Kompetenz und die Fähigkeit, Beziehungen zu Kunden und Auftragnehmern aufzubauen und zu pflegen.