Functieoverzicht:
Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde en toegewijdeprojectadministrateur omons team te versterken. De projectadministrateur speelt een cruciale rol bij het bieden van administratieve ondersteuning aan onze projectteams en zorgt ervoor dat de dagelijkse taken en projectactiviteiten soepel verlopen. Deze functie vereist sterke communicatieve vaardigheden, een scherp oog voor detail en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te beheren. De succesvolle kandidaat is proactief, efficiënt en flexibel in een dynamische, snel veranderende omgeving. Deze functie is gevestigd in ons kantoor in Bridgetowne, QC.
Functie details:
- Werk op locatie - Bridgetowne, QC
- Maandag tot en met vrijdag, van 8.00 tot 17.00 uur (tijdzone van Manilla)
- *Volgens de Australische feestdagen
- *Een eindejaarsstop van doorgaans3 tot 4 weken begint een week voor Kerstmis. In deze periode wordt van je verwacht dat je je vakantiedagen opneemt ter compensatie van de werkdagen die niet onder de feestdagen vallen. Wij bieden vaste medewerkers tijdens deze stopperiode 5 extra vakantiedagen aan.
Verantwoordelijkheden:
- Telefoontjes beantwoorden en vragen van zowel interne als externe belanghebbenden op een professionele en tijdige manier beantwoorden.
- Opvolgen van afspraken met klanten en aannemers om te zorgen voor een soepele communicatie en coördinatie.
- Het opstellen van roosters voor projectteams, waaronder het plannen van vergaderingen, het bijwerken van agenda’s en ervoor zorgen dat alle teamleden op de hoogte zijn van hun verplichtingen.
- Het uitvoeren van administratieve taken met behulp van Microsoft Excel en Word, waaronder het invoeren van gegevens, het opstellen van documenten en het genereren van rapporten.
- Het invullen en indienen van projectgerelateerde onlineformulieren, waarbij wordt gezorgd voor de juistheid en volledigheid van de informatie.
- Andere werkgerelateerde taken uitvoeren zoals opgedragen, waarbij je blijk geeft van flexibiliteit en bereidheid om bij te dragen aan de doelstellingen van het team.
- Het projectmanagementteam ondersteunen bij de uitvoering van hun taken en zo bijdragen aan het algehele succes van het project.
Kwalificaties:
- Een bachelordiploma in bedrijfskunde, administratie, management of een verwant vakgebied, behaald aan een erkende instelling.
- Uitstekende beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk, om effectief te kunnen communiceren met interne en externe belanghebbenden.
- Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Word en Excel. Kennis van PDF-documenten is eveneens vereist.
- Ervaring in een administratieve ondersteunende functie, bij voorkeur binnen een projectmatige of vergelijkbare dynamische omgeving.
- Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren.
- Proactief, flexibel en in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
- Uitstekende probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om beslissingen te nemen in een dynamische omgeving.
- Uitstekende sociale vaardigheden en het vermogen om relaties met klanten en aannemers op te bouwen en te onderhouden.