Job-Zusammenfassung
Wir suchen einenProjektbuchhalter (Spezialist für Betriebskapital), der als Finanzexperte dem Leiter der Projektbuchhaltung unterstellt ist und den Projektmanagern Informationen zur Rechnungsvorbereitung zur Prüfung bereitstellt. In dieser Funktion erstellen Sie Rechnungen für alle unsere Kunden und Auftragnehmer.
Job-Details
- Arbeitsort: Vor Ort (Bridgetowne, Quezon City / Cebu IT Park, Cebu City)
- Arbeitszeiten: 22:00 Uhr bis 07:00 Uhr (Ortszeit Manila)
- Ausgewählte PH-Urlaube
Aufgabenbereich
- Sie sind für die Projektabrechnung und die damit verbundenen buchhalterischen Aufgaben bei allen Projekten zuständig, denen Sie zugewiesen sind
- Erstellung von Abrechnungsunterlagen für den Kunden sowohl für die Standardabrechnung als auch für monatliche Projektabzüge gemäß AIA G702/703
- Bereiten Sie alle für die Abrechnung des eingelagerten Materials erforderlichen Unterlagen vor und stellen Sie diese zusammen, einschließlich Kaufvertrag, Versicherungsnachweis und Fotos des Materials
- Alle Zahlungsanträge, die noch auf die Genehmigung durch den Generalunternehmer warten, kontinuierlich nachverfolgen, erforderliche Änderungen vornehmen und die vorläufigen Rechnungen verbuchen
- Nutzung und Verwaltung der Projektabrechnung in verschiedenen Zahlungsmanagementsystemen wie Textura, GC Pay, Procore usw.
- Unterstützung gezielter Maßnahmen durch Überwachung und Rückmeldung mit dem Ziel, möglichst viele Abrechnungsbeträge zu erfassen, um etwaige in den Finanzberichten ausgewiesene Unterabrechnungen auszugleichen
- Beheben Sie Fehler bei der Abrechnung früherer Projekte, um für die Dauer des Projekts wieder einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten
- Gutschriften für fehlerhafte Rechnungen bearbeiten
- Nehmen Sie an den zweiwöchentlichen WIP-Teambesprechungen teil, um den Stand des Projekts im Hinblick auf die Projektabrechnung zu besprechen
- Als Ansprechpartner für Generalunternehmer und Kunden in Bezug auf die Abrechnung und Finanzierung von Projekten fungieren
- Erstellen Sie bei Bedarf Teil- und/oder endgültige Verzichtserklärungen auf Pfandrechte, einschließlich der proaktiven Einholung erforderlicher Verzichtserklärungen von Lieferanten als Belege
- Teilnahme an den monatlichen AR-Besprechungen mit dem Vizepräsidenten für Cash-Optimierung, um regelmäßig über den Stand der überfälligen Forderungen zu berichten, damit die Inkassomaßnahmen unterstützt und mögliche Verzögerungen bei der Mittelbeschaffung vermieden werden
- Als primäre Anlaufstelle für die Bearbeitung von Forderungen und die Klärung von Abrechnungsproblemen fungieren, wenn dem Team kein Forderungsspezialist zugewiesen ist, einschließlich:
- Wöchentliche Aufarbeitung nicht zugeordneter Barmittel, die nicht zugeordnet werden können
- Proaktive Kundenansprache per Telefon, E-Mail und durch planmäßige Nachfassaktionen, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen
- Überfällige Forderungen eskalieren und deren Begleichung durch strukturierte Inkassostrategien vorantreiben
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen und Fälligkeitsstatus in den internen Systemen
- Wöchentliche Berichterstattung über den Fälligkeitsverlauf der Forderungen, Streitfälle, Risiken und prognostizierte Zahlungseingänge
- Funktionsübergreifend zusammenarbeiten, um Abrechnungsprozesse zu verbessern und systemische Hindernisse abzubauen
- Alle noch offenen Buchhaltungsvorgänge analysieren und abschließen, um den Projektabschluss zu ermöglichen
- Die Fristen für die Monats- und Quartalsabschlüsse genau beachten und einhalten
- Mithilfe bei der Zusammenstellung der Belege für die Jahresabschlussprüfung
- An den wöchentlichen Teambesprechungen teilnehmen, die vom Leiter der Projektbuchhaltung abgehalten werden
- Bestehende Teammitglieder betreuen und neue Teammitglieder in allen Fachbereichen schulen
Qualifikationen
- Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen oder einem verwandten Fachgebiet
- 2–5 Jahre Berufserfahrung als Projektbuchhalter oder in einer ähnlichen Position
- Umfangreiche Erfahrung in der Projektabrechnung und Rechnungsstellung
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten für eine effektive Zusammenarbeit und Kundenbetreuung
Wünschenswerte Qualifikationen
- Erfahrung und fundierte Kenntnisse im Bereich Projektverträge und Änderungsaufträge sind sehr wünschenswert
- Kenntnisse im Bereich der Baukalkulation und/oder der Mengenermittlung.
- Erfahrung mit Textura, GC Pay und Procore
- Erfahrung mit AIA, G702/G703 oder Zwischenabrechnungen
- Fundierte Kenntnisse im Bereich Projektverträge und Änderungsaufträge